Instrukcje scalania i wysyłania poczty zbiorczej na komputerze Mac

Scalanie wiadomości e-mail to funkcja masowej wysyłki i tworzenia wiadomości, która umożliwia tworzenie serii wiadomości o tej samej treści, ale o różnych informacjach. Następnie wyślij do grupy klientów. Jeśli prowadzisz kampanię i chcesz wysłać zaproszenia do szeregu partnerów i klientów; lub wysyłaj certyfikaty jakości i certyfikaty do wielu osób, funkcja Email Merge jest niezwykle przydatna, pomagając użytkownikom zaoszczędzić sporo czasu.

Na przykład, musisz wysłać list do kilku partnerów klienta, zapraszając ich do udziału w imprezie firmowej, główna treść listu jest taka sama. Jednak niektóre informacje, takie jak temat wiadomości, imię i nazwisko odbiorcy, adres odbiorcy, numer telefonu... muszą zostać zmienione, aby pasowały do ​​każdej osoby. Następnie funkcja scalania wiadomości e-mail pomoże Ci jednocześnie redagować i wysyłać masowe wiadomości, które są podobne w treści, ale różniące się szczegółami dostosowywania.

Jak scalać i wysyłać masową pocztę w Microsoft Office (Excel, Word, Outlook) na Macu?

Z tego artykułu dowiesz się, jak wykonać scalanie poczty e-mail za pomocą pakietu Microsoft Office na komputerze Mac. Jako przykładu używam Gmaila. Ale jeśli możesz scalić pocztę z dowolnym typem konta e-mail, o ile można go uwzględnić w programie Outlook (Exchange, POP, IMAP itp.).

Na przykład w Gmailu przejdź do Ustawień Gmaila.

W sekcji Przekazywanie i POP/IMAP upewnij się, że zaznaczona jest opcja Włącz IMAP .

Z jakiegoś powodu Google uważa, że ​​Outlook nie jest bezpieczny. Aby uzyskać dostęp do Google z Outlooka, musisz wejść na google.com/settings/security/lesssecureapps i wybrać Włącz .

Włącz Outlooka i wybierz Outlook > Preferencje .

Kliknij Konta .

Dodaj dowolne konta, których chcesz używać do wysyłania e-maili. Ponieważ chciałem użyć mojego konta Gmail jako przykładu, wybrałem inny adres e-mail .

Wprowadź odpowiednie informacje, a następnie kliknij Dodaj konto .

Następnie kliknij Outlook i wybierz Pracuj w trybie offline . Ten krok nie jest konieczny, ale jest zalecany, ponieważ pozwala sprawdzić scalone wiadomości e-mail przed ich wysłaniem.

Teraz uruchom /Applications/Mail.app i przejdź do Mail > wybierz Preferencje .

Apple nie zezwala na wybranie tej opcji, jeśli nie masz konta, więc musisz skonfigurować konto e-mail w programie Mail, nawet jeśli go nie używasz.

W domyślnym czytniku poczty e-mail wybierz Microsoft Outlook.app .

Jeśli widzisz, że poczta nadal przywraca domyślnego klienta poczty e-mail do poczty zamiast programu Outlook, możesz uruchomić polecenie:

/System/Library/Frameworks/CoreServices.framework/Versions/A/Frameworks/LaunchServices.framework/Versions/A/Support/lsregister -kill -r -all local,system,user

Upewnij się, że arkusz kalkulacyjny Excel zawiera co najmniej jedną kolumnę e-mail i drugą (np. Imię i nazwisko). Zapisz plik Excel, gdzie możesz go łatwo znaleźć.

Przejdź do programu Word, w obszarze Korespondencja wybierz typ jako Letters .

Następnie wybierz opcję Użyj istniejącej listy i znajdź wcześniej zapisany plik Excel.

Jeśli masz już utworzony arkusz Excela, nie ma problemu. Naciśnij OK .

Kliknij ponownie OK , chyba że używasz innego arkusza kalkulacyjnego, wybierz właściwy.

Możesz wstawić wartości z innych kolumn w arkuszu elementu niestandardowego wiadomości e-mail (np. Szanowny ' Imię ', aby imię i nazwisko osoby były wypełniane automatycznie).

Gdy wiadomość jest zadowalająca, wybierz opcję Scal do poczty e-mail .

Jeśli opcja Scal do wiadomości e-mail jest wyszarzona, oznacza to, że program Word nie widzi programu Outlook jako domyślnego klienta poczty e-mail. Możliwe, że Mail uparcie akceptuje jako domyślny klient poczty e-mail lub nie masz zainstalowanej odpowiedniej wersji programu Outlook. Innymi słowy, możesz mieszać i dopasowywać za pomocą programu Word 2011 z programem Outlook 2016, o ile jest zainstalowany program Outlook 2011.

Wybierz nagłówek adresu e-mail w sekcji Do , ustaw temat wiadomości e-mail, który ma być widoczny dla odbiorców w sekcji Temat , a następnie wybierz typ formatu wiadomości (prawdopodobnie Wiadomość HTML, jeśli masz pogrubienie, kursywę lub kolor). ).

Następnie kliknij opcję Korespondencja seryjna do skrzynki nadawczej.

 

W tym miejscu w grę wchodzi opcja Pracuj w trybie offline w Outlooku. Zobaczysz skrzynkę nadawczą ze scalonymi wiadomościami e-mail, które nie zostały wysłane natychmiast.

Oznacza to, że możesz przejść do niektórych oczekujących wiadomości e-mail i dwukrotnie sprawdzić, czy są w porządku, czy nie.

Jeśli jesteś zadowolony, wybierz Outlook > Pracuj w trybie offline, aby przywrócić go do trybu online. Twoja wiadomość zostanie wysłana.

Jak korzystać z korespondencji seryjnej Mac w programie Microsoft Word 2016

Utwórz listę odbiorców

Otwórz program Microsoft Word, a następnie wybierz kartę Korespondencja  > Wybierz odbiorców > Utwórz nową listę .

Na ekranie pojawi się okno źródła danych. Jak widać, pola listy zawierają nazwy, których możesz użyć. Aby uniknąć nieporozumień, możesz je usunąć, zaznaczając i klikając znak minus obok nich. Następnie wprowadź żądaną nazwę w odpowiednim polu. Możesz posortować pozycję każdej nazwy pola za pomocą strzałek w górę iw dół. Po zakończeniu kliknij Utwórz .

Nazwij źródło danych, a następnie kliknij Zapisz . Wpisz w polach imię i nazwisko oraz adres odbiorcy. Na koniec kliknij OK .

Wstawiaj pola i wypełniaj dokumenty za pomocą funkcji Mail Merge Macbook

Teraz najłatwiej wstawiaj pola scalania. Wybierz kartę Korespondencja > kliknij Wstaw pole korespondencji seryjnej , wybierz pole korespondencji seryjnej . Powtórz te kroki, aby wypełnić dokument odpowiednimi polami scalania. Zapisz, a następnie wybierz Poczta > kliknij Zakończ i scal > kliknij Edytuj poszczególne dokumenty .

Wreszcie możesz przeglądać dokumenty lub je drukować.