3 ulubione sposoby korzystania z Copilota w programie Outlook

Microsoft Copilot to zaawansowane narzędzie zwiększające produktywność w produktach pakietu Microsoft 365, w tym w programie Outlook. Copilot w programie Outlook oferuje szereg możliwości zarządzania pocztą i promowania efektywnej komunikacji. Oto trzy przydatne sposoby, dzięki którym będziesz mieć pełną kontrolę nad skrzynką odbiorczą.

Uwaga : Copilot w programie Outlook (i innych aplikacjach pakietu Microsoft 365) wymaga licencji Copilot — może to być licencja Microsoft 365 Copilot wydana przez Twoją organizację lub subskrypcja Copilot Pro dostępna za pośrednictwem osobistego konta Microsoft (kosztująca 20 USD miesięcznie).

1. Podsumuj długie wątki e-mailowe

Długie wątki wiadomości e-mail mogą szybko stać się chaotyczne, co utrudni śledzenie najważniejszych szczegółów. Funkcja Copilot w programie Outlook umożliwia szybkie i bezproblemowe wyodrębnianie ważnych szczegółów i punktów działań z długich wątków wiadomości e-mail (zwanych również konwersacjami). Narzędzie to pozwala łatwo wyodrębnić kluczowe punkty z wielu wiadomości i podsumować długą rozmowę, aby zobaczyć na przykład, jakie decyzje zostały podjęte w odniesieniu do omawianego elementu projektu.

Aby to zrobić, zaznacz konwersację e-mail w programie Outlook i wybierz opcję Podsumowanie przez Copilota u góry wątku wiadomości e-mail. Copilot przeskanuje wątek i wygeneruje podsumowanie na górze wiadomości e-mail.

Na poniższym zrzucie ekranu Copilot utworzył podsumowanie wątku wiadomości e-mail z kierownikiem wsparcia, podkreślając kluczowe punkty dyskusji po zgłoszeniu żądania serwisowego, a także kolejne kroki.

2. Twórz e-maile jak profesjonalista

Copilot może pomóc Ci napisać nowego e-maila lub odpowiedzieć na istniejącą konwersację — wystarczy, że podasz krótką wskazówkę, aby wyjaśnić swoje potrzeby, a sztuczna inteligencja pomoże Ci znaleźć odpowiednie słowa. Gdy już będziesz mieć wersję roboczą, możesz dostosować jej długość i ton do swojego stylu.

Oto jak napisać wiadomość e-mail w programie Outlook za pomocą aplikacji Copilot:

• Podczas pisania nowego e-maila wybierz ikonę Copilot na pasku narzędzi.
• Z menu rozwijanego wybierz opcję Wersja robocza z drugim pilotem .
• W polu Copilot wprowadź swój monit i za pomocą ikony Opcje generacji określ żądaną długość i ton.
• Po zakończeniu kliknij Generuj , a Copilot utworzy dla Ciebie wersję roboczą treści.
• Jeśli nie jest to zgodne z oczekiwaniami, wybierz opcję Regeneruj wersję roboczą .
• Gdy będziesz zadowolony z wyniku, wybierz opcję Zachowaj .

Pamiętaj, że Copilot może tworzyć wiele wersji roboczych tej samej wiadomości e-mail, każdą o innym tonie i długości. Możesz na przykład poprosić aplikację Copilot w programie Outlook o nadanie wiadomościom e-mail bardziej formalnego lub swobodnego charakteru, długości lub skrócenia. Do poruszania się po poszczególnych wersjach roboczych możesz używać strzałek.

Po zakończeniu możesz edytować wersję roboczą według potrzeb, uzupełniając lub poprawiając odpowiednie informacje, a następnie wysłać wiadomość e-mail.

3. Zachowaj przejrzystość i spójny ton w swoich wiadomościach e-mail

Jeśli kiedykolwiek zastanawiałeś się, czy wysyłane przez Ciebie wiadomości e-mail są trafne, funkcja coachingowa Copilot w zakresie wiadomości e-mail okaże się dla Ciebie wybawieniem. Oprócz wsparcia w zakresie edycji wiadomości e-mail, Copilot w programie Outlook pomaga w bardziej efektywnym tworzeniu wiadomości e-mail, korzystając z poradnictwa e-mail. Analizuje szkice Twoich wiadomości e-mail i przedstawia sugestie mające na celu ulepszenie tonu, nastroju i przejrzystości, dzięki czemu możesz przekazać swoją wiadomość w jak najlepszy możliwy sposób.

Z ikony Copilot na pasku narzędzi wybierz opcję Coaching by Copilot z menu rozwijanego. Copilot wygeneruje krótki raport zawierający ustalenia i zalecenia dotyczące skuteczniejszej komunikacji. Będzie informować, czy projekt wiadomości e-mail ma ciepły, szczery, entuzjastyczny, przepraszający ton itp. oraz sugerować, czy projekt mógłby być bardziej pozytywny, bardziej bezpośredni lub coś w tym stylu. Copilot sprawdza również czytelność wiadomości e-mail i zgłasza sugestie dotyczące usprawnień. Jeśli któraś z sugestii przypadnie Ci do gustu, możesz dodać swoją opinię do projektu przed jego wysłaniem.

Uwaga : Funkcja Copilot jest dostępna wyłącznie w „nowej” aplikacji Outlook dla sieci Web, Outlook Online i Outlook dla systemu Windows. Poza kontami służbowymi i szkolnymi funkcja Copilot w programie Outlook obsługuje wyłącznie konta Microsoft z adresami e-mail outlook.com, hotmail.com, live.com i msn.com, a nie adresami e-mail innych firm, np. Gmail.

Funkcja Copilot w programie Outlook nie tylko ułatwia pokonanie bariery mentalnej związanej z rozpoczęciem lub kontynuowaniem konwersacji e-mailowej, ale także pomaga usprawnić komunikację e-mailową. Copilot w programie Outlook oferuje również kilka innych funkcji, takich jak możliwość szybkiego utworzenia zaproszenia na spotkanie na podstawie dyskusji e-mailowej. Funkcje te są jednak dostępne tylko wtedy, gdy posiadasz licencję Microsoft 365 Copilot (Work).