5 typowych błędów podczas tworzenia kopii zapasowej poczty e-mail

Zaczyna się tworzyć kopie zapasowe wiadomości e-mail po ich przypadkowym usunięciu. Niestety, w tym procesie ludzie często popełniają wiele błędów. Jeśli nie robisz kopii zapasowych swoich wiadomości e-mail, robiąc to pobieżnie lub wcale, błędy te mogą kosztować Cię życie.

Spis treści

• 5. Zbyt długie oczekiwanie między kopiami zapasowymi
• 4. Twórz kopie zapasowe tylko wybranych folderów
• 3. Niesprawdzenie, czy kopię zapasową można przywrócić
• 2. Polegaj na jednej lokalizacji kopii zapasowej
• 1. Nie szyfruj kopii zapasowych

5. Zbyt długie oczekiwanie między kopiami zapasowymi

Łatwo jest założyć, że Twoje wiadomości e-mail są bezpieczne w skrzynce odbiorczej i odkładać tworzenie ich kopii zapasowych dłużej, niż jest to konieczne. Ale w międzyczasie sytuacja może się pogorszyć. Na przykład możesz stracić dostęp do swojego konta Google lub przypadkowo usunąć jedną lub więcej wiadomości e-mail i załączników. W rzeczywistości wiele osób uważa, że ​​może wykonywać kopie zapasowe co miesiąc, dopóki nie straci całego ważnego wątku wiadomości e-mail.

Na szczęście możesz łatwo wyrobić sobie nawyk codziennego, a nawet cotygodniowego tworzenia kopii zapasowej swojej poczty e-mail. Czynności wymagane do wykonania kopii zapasowej będą się różnić w zależności od dostawcy poczty e-mail. Jednak w przypadku Gmaila , jednego z najpopularniejszych dostawców poczty e-mail, do eksportu danych można użyć aplikacji Google Takeout . Następnie możesz zapisać dane na zewnętrznym dysku twardym, w usłudze w chmurze lub w innej podobnej lokalizacji, do której będziesz mieć łatwy dostęp.

4. Twórz kopie zapasowe tylko wybranych folderów

Może się wydawać, że tworzenie kopii zapasowych tylko wybranych wiadomości e-mail lub tych znajdujących się w konkretnym folderze to dobry pomysł, ale czasami może się to okazać nieskuteczne. Ważne szczegóły mogą zostać utracone w wiadomościach e-mail w miejscach, których nie warto tworzyć kopii zapasowej, np. w folderze Promocje lub Wysłane.

Oczywiście tylko Ty możesz zdecydować, co warto zachować jako kopię zapasową. Jest jednak jedna zasada, której należy przestrzegać: ważne dane należy tworzyć kopie zapasowe dwa razy (raz w chmurze i raz lokalnie), natomiast dane mniej ważne należy kopiować tylko raz. Możesz również zdecydować się na dwukrotne utworzenie kopii zapasowej wszystkich większych plików, ponieważ często najtrudniej je odzyskać w razie utraty. Zwłaszcza załączniki, takie jak umowy i dokumenty wielostronicowe, powinny być traktowane priorytetowo, aby można było zawsze mieć do nich dostęp.

3. Niesprawdzenie, czy kopię zapasową można przywrócić

Gdy zaczniesz tworzyć kopie zapasowe swoich danych, nie zauważysz, że pliki są nieprawidłowo eksportowane. Zakładamy, że pobrałeś pliki i są one gotowe do utworzenia kopii zapasowej w lokalizacji przechowywania. Zorientujesz się, że coś jest nie tak, dopiero gdy spróbujesz odzyskać niektóre z zawartych w nim wiadomości e-mail.

Jeśli masz szczęście, możesz wykryć ten błąd dość wcześnie i nie utracić ważnych danych. Jeśli więc dopiero zaczynasz tworzyć kopie zapasowe poczty e-mail, sprawdź, czy będziesz w stanie przywrócić dane po pewnym czasie. Otwórz zawartość plików kopii zapasowej i sprawdź, czy wszystko ładuje się prawidłowo i czy masz dostęp do wszystkich swoich danych.

2. Polegaj na jednej lokalizacji kopii zapasowej

Poleganie na jednej metodzie tworzenia kopii zapasowych może mieć katastrofalne skutki. Pomyśl o tym: co byś zrobił, gdyby wszystkie kopie zapasowe były zapisane na twoim laptopie, który nagle uległby awarii lub zostałby zgubiony? To jest ten rodzaj sytuacji, w której nie chcesz się znaleźć, zwłaszcza gdy musisz odzyskać starą wiadomość e-mail.

Nawet najbezpieczniejsze miejsca przechowywania danych mogą zawieść. Na przykład dyski twarde mogą ulec awarii, a usługi w chmurze mogą paść ofiarą hakerów. Dlatego najlepiej jest mieć kopie zapasowe w co najmniej kilku różnych miejscach. Najlepiej, żeby jedna była lokalizacją fizyczną, a druga usługą w chmurze. Można również zastosować regułę 3-2-1, która w zasadzie oznacza:

• Okresowo należy wykonywać 3 kopie wszystkich ważnych wiadomości e-mail i załączników.
• Możesz wybrać 2 typy lokalizacji przechowywania danych, aby zminimalizować ryzyko utraty danych z powodu awarii sprzętu lub problemów z kontem/połączeniem.
• Na koniec kopię danych należy przesłać do fizycznej lokalizacji poza siedzibą firmy.

1. Nie szyfruj kopii zapasowych

Wszelkie dane, których kopię zapasową tworzysz, powinny być szyfrowane w celu ochrony przed nieautoryzowanym dostępem. Wiele osób lubi prostotę, dlatego przez długi czas nie szyfrowali kopii zapasowych swoich wiadomości e-mail. Jeśli jednak masz do czynienia z poufnymi informacjami, nie powinieneś tego odkładać. Może się to wydawać zbędnym krokiem, jednak może on znacznie pomóc w ochronie Twoich danych, jeśli ktoś spróbuje uzyskać dostęp do Twoich plików.

Jeżeli zdecydujesz się na zaszyfrowanie danych, przechowuj klucz szyfrujący w bezpiecznym miejscu, oddzielnie od kopii zapasowych, aby go nie zgubić. Pamiętaj, że bez klucza Twoje dane mogą być utracone.

Wiele osób uważało, że nigdy nie musi tworzyć kopii zapasowych swoich wiadomości e-mail, ponieważ były one bezpieczne w skrzynce odbiorczej i nie chcieli sobie komplikować życia. Dopiero gdy zaczniesz robić kopie zapasowe swojej poczty e-mail, zdasz sobie sprawę, że nie jest to takie trudne. Spokój ducha wynikający ze świadomości, że w każdej chwili możesz uzyskać dostęp do dowolnej wiadomości e-mail lub załącznika, jest wart zachodu. Jeśli odkładasz tworzenie kopii zapasowej poczty e-mail lub innych danych, zapoznaj się z tymi prostymi wskazówkami dotyczącymi tworzenia kopii zapasowych, które pomogą Ci nad tym zapanować.