Dowiedz się więcej o narzędziu do zarządzania zadaniami OmniFocus

Metoda Getting Things Done to sprawdzony system produktywności, który pozwala zachować organizację i koncentrację. Jednak połączenie go z odpowiednim narzędziem do zarządzania zadaniami sprawi, że system stanie się bardziej wydajny. Po wypróbowaniu wielu różnych narzędzi do zarządzania zadaniami, OmniFocus okazał się najlepszy do wykonania zadania.

Spis treści

• 1. Rejestruj zadania i pomysły w Skrzynce odbiorczej 
• 2. Przetwarzanie skrzynki odbiorczej
• 3. Organizuj pracę w projekty
• 4. Weź udział w liście zadań do wykonania
  • Tagi
  • Flagi
  • Perspektywy
• 5. Przegląd w celu utrzymania postępu
• Często zadawane pytania
  • Czym jest OmniFocus?
  • Czy OmniFocus jest dostępny na Androidzie i Windowsie?
  • Czy OmniFocus jest darmowy?

1. Rejestruj zadania i pomysły w Skrzynce odbiorczej

Pierwszym krokiem do efektywnego zarządzania zadaniami przy użyciu metody GTD jest ich rejestrowanie w jednym miejscu. Polega ona na gromadzeniu wszystkich ważnych zadań, pomysłów, przychodzących wiadomości e-mail i wydarzeń w kalendarzu w zaufanym systemie znajdującym się poza Twoim umysłem.

Jest to ważne, ponieważ trzymanie tych zobowiązań w głowie może zaśmiecać Twoją przestrzeń mentalną i prowadzić do stresu i odkładania spraw na później. OmniFocus to jedna z najlepszych aplikacji, która pomoże Ci zmienić odkładanie spraw na później w produktywność. Skrzynka odbiorcza aplikacji stanowi centrum, do którego możesz szybko wprowadzać wszystkie zadania, gdy tylko przyjdą Ci do głowy lub pochodzą z innych źródeł, nie martwiąc się o to, że musisz je od razu uporządkować.

Istnieje kilka sposobów dodawania zadań do skrzynki odbiorczej OmniFocus, w tym skróty Szybkiego wprowadzania. Domyślnie jest to ustawienie Control + Option + Spacja , ale możesz je dostosować, wybierając OmniFocus > Ustawienia > Skrót szybkiego wprowadzania . To najszybszy sposób rejestrowania zadań na komputerze Mac z dowolnej aplikacji lub okna przeglądarki bez przerywania pracy.

Możesz też otworzyć OmniFocus i kliknąć kartę Skrzynka odbiorcza . Następnie kliknij przycisk Nowa akcja na pasku narzędzi, aby wprowadzić zadanie.

Wskazówka : Oprócz wprowadzania danych ręcznie, informacje można udostępniać również za pośrednictwem zgodnych aplikacji, takich jak Mail i Safari. Na przykład w aplikacji Poczta kliknij prawym przyciskiem myszy ( Control - kliknięcie) temat wiadomości e-mail, wybierz Udostępnij i z dostępnych opcji wybierz OmniFocus , aby dodać wiadomość do skrzynki odbiorczej.

2. Przetwarzanie skrzynki odbiorczej

Po zarejestrowaniu wszystkich zadań w skrzynce odbiorczej OmniFocus kolejnym ważnym krokiem metody GTD jest przetworzenie tych elementów. Ta faza polega na ocenie każdej pozycji w Skrzynce odbiorczej, aby przekształcić chaotyczne zadania w jasne działania. Ważne jest, aby każdego dnia wygospodarować czas na przeglądanie skrzynki odbiorczej.

W OmniFocus zacznij od przetworzenia każdej wiadomości w skrzynce odbiorczej, aby ocenić, czy nadaje się ona do podjęcia działania. Jeśli tak, czy możesz to zrobić w mniej niż 2 minuty? Jeśli tak, zrób to natychmiast, np. odpowiadając na wiadomość e-mail. W przeciwnym wypadku autoryzuj, odrocz lub usuń wpis.

Zadania możesz przypisywać konkretnej osobie i śledzić je za pomocą znacznika Oczekujące . Kliknij odpowiednie zadanie w Skrzynce odbiorczej i wybierz etykietę Oczekujące .

Możesz też utworzyć osobny tag dla każdej osoby, której delegujesz zadania, na karcie Tagi . Następnie możesz ustawić przypomnienie i datę, kiedy zadanie ma zostać ukończone. Pozostałe zadania, których nie można wykonać natychmiast lub przekazać innym osobom, zostaną odłożone.

Jeśli jest to zadanie jednoetapowe, możesz przypisać je do konkretnego projektu lub tagu i dodać termin wykonania. Jeśli jest to zadanie składające się z wielu kroków, możesz utworzyć nowy projekt, wpisując nazwę w polu Projekt i naciskając Command + Return , aby utworzyć projekt. Jeśli chcesz dodać to zadanie do istniejącego projektu, przeciągnij i upuść zadanie do wybranego projektu na pasku bocznym.

3. Organizuj pracę w projekty

Gdy już przetworzysz wszystkie elementy w skrzynce odbiorczej OmniFocus, czas uporządkować je w projekty. Ten krok pomaga zorganizować obciążenie pracą w łatwe do opanowania jednostki, które można systematycznie śledzić i wykonywać. Na szczęście OmniFocus oferuje szereg funkcji, które pomagają organizować pracę zgodnie z jej charakterem i oczekiwanymi rezultatami.

Po pierwsze, rozważ użycie folderów w OmniFocus, aby pogrupować powiązane zadania w szersze kategorie. Na przykład możesz mieć folder Osobiste na wszystkie swoje prace osobiste, folder Praca na prace związane z pracą i folder Szkoła na prace naukowe.

Każdy folder zawiera określoną liczbę projektów powiązanych z konkretnym obszarem Twojego życia, każdy z własnym zestawem działań lub zadań. Aby utworzyć folder w OmniFocus, przejdź do karty Projekty , kliknij przycisk + u dołu paska bocznego i wybierz Dodaj folder .

Następnie w każdym folderze utwórz konkretne i wykonalne projekty. Projekt w OmniFocus to grupa powiązanych ze sobą zadań mających określony wynik lub cel. OmniFocus oferuje trzy główne typy projektów , w tym:

• Projekt sekwencyjny składa się z zadań, które należy wykonać w określonej kolejności. Przykładowo, projekt napisania artykułu do czasopisma zazwyczaj obejmuje zadania związane z badaniami, pisaniem, redagowaniem i publikacją, które muszą zostać wykonane w określonej kolejności.
• Projekty równoległe obejmują zadania, które możesz wykonywać w dowolnej kolejności lub jednocześnie, np. urządzenie domowego biura.
• Listy pojedynczych działań są przeznaczone dla zadań i projektów, które nie są Ci szczególnie bliskie. Możesz jednak chcieć wykorzystać to w przyszłości — na przykład pisząc książkę lub ucząc się nowego języka — lub w codziennych, bieżących zadaniach, na przykład robiąc zakupy spożywcze.

4. Weź udział w liście zadań do wykonania

Zaangażowanie się w swoje zadania to kolejny i prawdopodobnie najważniejszy krok metody GTD. Na tym etapie wybierasz zadania, nad którymi będziesz pracować, biorąc pod uwagę kontekst, priorytet, dostępny czas i poziom energii. Dzięki temu możesz podejmować mądre decyzje, dostosowane do Twoich możliwości i celów.

Na szczęście OmniFocus oferuje szereg funkcji filtrowania, które pomogą Ci efektywnie wykonywać swoje zadania.

Tagi

Tagi, znane wcześniej jako konteksty, umożliwiają kategoryzowanie zadań według lokalizacji, dostępnego czasu, poziomu energii, priorytetu i innych kryteriów. Możesz tworzyć niestandardowe tagi i przypisywać je do zadań w oparciu o kryteria, które są dla Ciebie ważne. Przejdź do zakładki Tagi i kliknij przycisk + (Plus) u dołu, aby utworzyć niestandardowy tag.

Flagi

Flagowanie pozwala wyróżnić zadania o wysokim priorytecie, które wymagają natychmiastowej uwagi. Wyświetlanie oflagowanych elementów na karcie Oflagowane może być pomocne, gdy masz dużo do zrobienia i chcesz najpierw skupić się na najważniejszych zadaniach.

Perspektywy

Perspektywy zapewniają większą kontrolę nad sposobem filtrowania i wyświetlania zadań. W tym miejscu możesz filtrować zadania, definiując wiele parametrów na raz, takich jak tagi, daty wykonania, czas trwania, flagi itp., aby utworzyć niestandardowy widok zadań. Przejdź do menu Perspektywa i wybierz Dodaj perspektywę , aby utworzyć własny widok.

5. Przegląd w celu utrzymania postępu

Etap przeglądu jest bardzo istotny w metodzie Getting Things Done. Ten krok zapewnia, że ​​regularnie dokonujesz ponownej oceny swoich zadań i celów, aby odzwierciedlić wszelkie zmiany priorytetów lub okoliczności. Dzięki temu ważne zadania nie zostaną pominięte, a Ty będziesz mógł skupić się na realizacji długoterminowych celów.

Możesz łatwo przejrzeć swoje zadania w OmniFocus, przechodząc do zakładki Przegląd , na której wyświetlane są projekty wymagające przeglądu. Domyślnie projekty w OmniFocus są ustawione tak, aby były przeglądane co tydzień, ale możesz dostosować częstotliwość przeglądania, przechodząc do OmniFocus > Ustawienia > Daty i godziny .

Podczas przeglądu możesz ocenić, czy projekt wymaga dodatkowych zadań, jest nadal aktualny, czy też powinien zostać całkowicie wyeliminowany. Po dokonaniu wyboru kliknij prawym przyciskiem myszy projekt i wybierz opcję Oznacz jako sprawdzony .

Jeśli szukasz menedżera zadań, który pomoże Ci zorganizować zadania przy użyciu metody GTD, powinieneś wypróbować OmniFocus. Funkcje i możliwości OmniFocus sprawiają, że jest to skuteczne narzędzie, które pomoże Ci zachować kontrolę nad priorytetami i ostatecznie osiągnąć założone cele.

Często zadawane pytania

Czym jest OmniFocus?

OmniFocus to bogate w funkcje narzędzie do zarządzania zadaniami, zaprojektowane, aby pomóc użytkownikom rejestrować, organizować i efektywnie wykonywać zadania. Narzędzie to kładzie duży nacisk na metodę Getting Things Done i oferuje szereg funkcji zgodnych z tym systemem produktywności. Dzięki temu jest idealnym wyborem dla osób stosujących metodę GTD w życiu codziennym.

Czy OmniFocus jest dostępny na Androidzie i Windowsie?

Aplikacja OmniFocus została stworzona specjalnie dla urządzeń Apple, w tym komputerów Mac, iPhone'ów, iPadów i Apple Vision Pro, ale można z niej korzystać również w Internecie. Dzięki płynnej integracji z wieloma urządzeniami Apple możesz śledzić swoje zadania i zobowiązania, gdziekolwiek jesteś.

Czy OmniFocus jest darmowy?

OmniFocus oferuje kilka planów subskrypcji premium, jednorazowe zakupy i 14-dniowy bezpłatny okres próbny pozwalający przetestować funkcje.