How To Save Outlook Emails On Your Hard Drive

The cloud is all well and good, but sometimes it’s best to have the security of locally stored emails. Whether you’re running a business, or just want to keep a complete record of your electronic correspondence for other reasons, storing your emails on a hard drive is a good idea – and is relatively simple to do. If you’re using Microsoft Outlook on a Mac or PC, here’s how to save your emails on your hard drive.

How To Save Outlook Emails On Your Hard Drive

Outlook makes it easy to save your emails, contacts, and much more – and gives you two options of doing it. The first is the easiest, as Outlook bundles everything in an easily generated Personal Storage (.pst) if you’re on Windows, or Outlook for Mac file (.olm) if you’re on an Apple computer. Microsoft Outlook is pretty much the same whether you’re using a Mac or a PC: the only difference is in the type of file exported. Despite that, this tutorial will cover both methods.

How to backup your Outlook emails on a Mac

Backing up your emails from Outlook to your Mac is really simple. All you need to do is follow these steps:

Open the Outlook app on your Mac. At the top, you’ll see a list of options. Click ‘File.’

How To Save Outlook Emails On Your Hard Drive

Now, click ‘Export’ from the drop-down list.

How To Save Outlook Emails On Your Hard Drive

A new window will appear asking you which files you’d like to Export, then click ‘Continue.’

How To Save Outlook Emails On Your Hard Drive

On this page, you’ll get to choose where you want to export the emails to. You can select your Documents, the iCloud, and even your Desktop. Choose the one that best fits your needs.

How To Save Outlook Emails On Your Hard Drive

When you’ve made your selection click ‘Continue’ and your emails will be saved exactly where you’d like them to be.

How to backup your Outlook emails on a Windows machine

After booting up Microsoft Outlook, make sure your inbox is completely up to date. That way, your eventual backup will contain as many of your emails as possible.

After clicking on File and then Account information, you’ll then see a window with all your account information.

How To Save Outlook Emails On Your Hard Drive

Go to the second tab marked “Open and Export”, and then click on the option for Export. You’ll be given a choice of two files. Make sure you select .pst.

How To Save Outlook Emails On Your Hard Drive

Make sure the file is saved to a location you can easily access and if your emails are extra sensitive, you can also add a password to your .pst file. After that, you’re free to save the file wherever you like, although we’d suggest saving it to your hard drive and, if possible, an external hard drive too.

How To Save Outlook Emails On Your Hard Drive

And you’re done! You now have a safe record of your emails. However, it’s important to back-up regularly, that way you’ll lose even less if your Outlook account does go down.

Frequently Asked Questions

Can I save an email from the Outlook Web Client to my Desktop?

Unfortunately no. The option to save an email simply doesn’t exist in the web version of Outlook. There are still things you can do to save precious emails though.

For example, you can forward the email to another client. This will work if you’re trying to save emails before closing your Outlook account. Unfortunately, it will take some time because you’ll have to send the emails one at a time.

If you have one or two emails to save, consider taking screenshots. You can save the emails as images on your computer’s hard drive.

Can I recover emails in Outlook?

If you’ve already lost some emails, you may wonder how you can get them back. The first place to check is the Deleted folder within Outlook. When you accidentally delete an email it will go here first. The deleted email should appear assuming you haven’t emptied it.

Next, check the Archive folder within Outlook. Located in the left-hand panel in the Outlook app, click on ‘Archive’ and search for your email.

Lastly, the Outlook app gives users the option to recover deleted items that are no longer in the Deleted Items folder. Click on the folder and look for the option at the top to recover deleted items. If you still haven’t recovered your deleted emails, there likely isn’t a way to get it back.

Sign up and earn $1000 a day ⋙

Leave a Comment

Oto jak usunąć partycję odzyskiwania i partycję odzyskiwania o rozmiarze 450 MB w systemie Windows 10

Oto jak usunąć partycję odzyskiwania i partycję odzyskiwania o rozmiarze 450 MB w systemie Windows 10

Partycja odzyskiwania to osobna partycja na dysku twardym lub SSD komputera, która służy do przywracania lub ponownej instalacji systemu operacyjnego w przypadku awarii systemu.

Jak efektywnie korzystać z wielu ekranów komputerowych jednocześnie

Jak efektywnie korzystać z wielu ekranów komputerowych jednocześnie

Konfiguracje z dwoma monitorami stają się coraz bardziej powszechne. Wykonywanie wielu zadań na jednym ekranie jest zbyt ograniczające.

Metody i dostosowania opisane w tym artykule pomogą Ci błyskawicznie przyspieszyć działanie systemu Windows 10.

Metody i dostosowania opisane w tym artykule pomogą Ci błyskawicznie przyspieszyć działanie systemu Windows 10.

Chcesz przyspieszyć system Windows 10, poprawić jego wydajność lub przyspieszyć uruchamianie systemu Windows 10? Wszystkie sposoby na przyspieszenie systemu Windows 10 znajdziesz w tym artykule. Przeczytaj i zastosuj, aby Twój komputer z systemem Windows 10 działał szybciej!

Te bezpieczne alternatywy dla publicznej sieci Wi-Fi pomagają chronić Twoje dane

Te bezpieczne alternatywy dla publicznej sieci Wi-Fi pomagają chronić Twoje dane

Niezależnie od tego, czy pracujesz w kawiarni, czy sprawdzasz pocztę na lotnisku, te bezpieczniejsze alternatywy zapewnią bezpieczeństwo Twoich danych bez ograniczania szybkości połączenia.

Instrukcje dotyczące zmiany rozmiaru ikon na pasku zadań systemu Windows 11

Instrukcje dotyczące zmiany rozmiaru ikon na pasku zadań systemu Windows 11

Użytkownicy mogą dostosowywać i zmieniać rozmiar ikon na pasku zadań, zmniejszając je lub powiększając, w zależności od potrzeb.

Jak naprawić błąd wyszukiwania w systemie Windows 10: nie można wyszukiwać, nie działa

Jak naprawić błąd wyszukiwania w systemie Windows 10: nie można wyszukiwać, nie działa

Gdy narzędzie wyszukiwania w systemie Windows 10 przestanie działać, użytkownicy nie będą mogli wyszukiwać programów ani żadnych potrzebnych im danych.

Jak zmienić hasło Wi-Fi, zmień hasło Wi-Fi VNPT, FPT, Tenda, TP-Link, Viettel na komputerze, telefonie

Jak zmienić hasło Wi-Fi, zmień hasło Wi-Fi VNPT, FPT, Tenda, TP-Link, Viettel na komputerze, telefonie

Zmiana hasła do sieci Wi-Fi na specjalne, złożone znaki to jeden ze sposobów ochrony domowej sieci Wi-Fi przed nielegalnym wykorzystaniem, które mogłoby wpłynąć na prędkość sieci Wi-Fi w rodzinie.

Jak otworzyć Panel sterowania w systemie Windows 11

Jak otworzyć Panel sterowania w systemie Windows 11

Panel sterowania nadal odgrywa kluczową rolę w wielu zadaniach konfiguracyjnych, których potrzebujesz w nowym systemie operacyjnym. Oto kilka sposobów dostępu do Panelu sterowania w systemie Windows 11.

Naprawiono błąd uniemożliwiający instalację .NET Framework 3.5 w systemie Windows

Naprawiono błąd uniemożliwiający instalację .NET Framework 3.5 w systemie Windows

Platforma programistyczna .NET Framework firmy Microsoft to platforma programistyczna zawierająca biblioteki programistyczne, które można zainstalować lub które są już zawarte w systemach operacyjnych Windows. W niektórych przypadkach komputer nie może zainstalować tego oprogramowania. Skorzystaj z rozwiązania opisanego w poniższym artykule.

3 narzędzia potrzebne do usunięcia śledzenia w systemie Windows 11

3 narzędzia potrzebne do usunięcia śledzenia w systemie Windows 11

Nie należy całkowicie ufać domyślnym ustawieniom prywatności. System Windows 11 nie jest tu wyjątkiem i często przekracza swoje uprawnienia w zakresie gromadzenia danych.

Jak pobrać system Windows 10, pobierz plik ISO systemu Windows 10 z witryny Microsoft

Jak pobrać system Windows 10, pobierz plik ISO systemu Windows 10 z witryny Microsoft

Pobierając system Windows 10 od firmy Microsoft, pobierzesz go w postaci pliku ISO. Z tego pliku ISO systemu Windows 10 możesz utworzyć bootowalny dysk USB, instalacyjny dysk USB systemu Windows lub ducha komputera. Zobaczmy, jak pobrać system Windows 10!

Jak zresetować połączenie Ethernet w systemie Windows 11

Jak zresetować połączenie Ethernet w systemie Windows 11

Szybkim sposobem na rozwiązanie najczęstszych problemów z siecią przewodową jest zresetowanie połączenia Ethernet. Oto kroki resetowania połączenia Ethernet w systemie Windows 11.

Jak dodać wyjątki w programie Windows Defender w systemie Windows 10

Jak dodać wyjątki w programie Windows Defender w systemie Windows 10

Program Windows Defender jest wbudowany w system Windows 10 i służy do wykrywania złośliwego oprogramowania. Aby poprawić wydajność zadań takich jak kompilowanie kodu czy uruchamianie maszyn wirtualnych, możesz dodać wyjątki, dzięki czemu program Windows Defender nigdy nie będzie skanował tych plików.

Instrukcja aktywacji maszyn wirtualnych w systemie Windows 11

Instrukcja aktywacji maszyn wirtualnych w systemie Windows 11

Maszyna wirtualna w systemie Windows 11 umożliwi użytkownikom uruchamianie na komputerze systemu operacyjnego innego niż Windows.

Wbudowane narzędzia zabezpieczające systemu Windows 11 nie chronią przed tymi zagrożeniami

Wbudowane narzędzia zabezpieczające systemu Windows 11 nie chronią przed tymi zagrożeniami

System Windows dziś znacznie lepiej chroni Twoje bezpieczeństwo niż kiedyś, ale Zabezpieczenia systemu Windows i powiązane z nimi narzędzia wciąż nie są idealne. Musisz być czujny na zagrożenia, na które zabezpieczenia komputera nie mają rozwiązania.