The cloud is all well and good, but sometimes it’s best to have the security of locally stored emails. Whether you’re running a business, or just want to keep a complete record of your electronic correspondence for other reasons, storing your emails on a hard drive is a good idea – and is relatively simple to do. If you’re using Microsoft Outlook on a Mac or PC, here’s how to save your emails on your hard drive.
Outlook makes it easy to save your emails, contacts, and much more – and gives you two options of doing it. The first is the easiest, as Outlook bundles everything in an easily generated Personal Storage (.pst) if you’re on Windows, or Outlook for Mac file (.olm) if you’re on an Apple computer. Microsoft Outlook is pretty much the same whether you’re using a Mac or a PC: the only difference is in the type of file exported. Despite that, this tutorial will cover both methods.
How to backup your Outlook emails on a Mac
Backing up your emails from Outlook to your Mac is really simple. All you need to do is follow these steps:
Open the Outlook app on your Mac. At the top, you’ll see a list of options. Click ‘File.’
Now, click ‘Export’ from the drop-down list.
A new window will appear asking you which files you’d like to Export, then click ‘Continue.’
On this page, you’ll get to choose where you want to export the emails to. You can select your Documents, the iCloud, and even your Desktop. Choose the one that best fits your needs.
When you’ve made your selection click ‘Continue’ and your emails will be saved exactly where you’d like them to be.
How to backup your Outlook emails on a Windows machine
After booting up Microsoft Outlook, make sure your inbox is completely up to date. That way, your eventual backup will contain as many of your emails as possible.
After clicking on File and then Account information, you’ll then see a window with all your account information.
Go to the second tab marked “Open and Export”, and then click on the option for Export. You’ll be given a choice of two files. Make sure you select .pst.
Make sure the file is saved to a location you can easily access and if your emails are extra sensitive, you can also add a password to your .pst file. After that, you’re free to save the file wherever you like, although we’d suggest saving it to your hard drive and, if possible, an external hard drive too.
And you’re done! You now have a safe record of your emails. However, it’s important to back-up regularly, that way you’ll lose even less if your Outlook account does go down.
Frequently Asked Questions
Can I save an email from the Outlook Web Client to my Desktop?
Unfortunately no. The option to save an email simply doesn’t exist in the web version of Outlook. There are still things you can do to save precious emails though.
For example, you can forward the email to another client. This will work if you’re trying to save emails before closing your Outlook account. Unfortunately, it will take some time because you’ll have to send the emails one at a time.
If you have one or two emails to save, consider taking screenshots. You can save the emails as images on your computer’s hard drive.
Can I recover emails in Outlook?
If you’ve already lost some emails, you may wonder how you can get them back. The first place to check is the Deleted folder within Outlook. When you accidentally delete an email it will go here first. The deleted email should appear assuming you haven’t emptied it.
Next, check the Archive folder within Outlook. Located in the left-hand panel in the Outlook app, click on ‘Archive’ and search for your email.
Lastly, the Outlook app gives users the option to recover deleted items that are no longer in the Deleted Items folder. Click on the folder and look for the option at the top to recover deleted items. If you still haven’t recovered your deleted emails, there likely isn’t a way to get it back.
Jak naprawić błąd polegający na braku możliwości zainstalowania oprogramowania w systemie Windows. Dlaczego nie można zainstalować aplikacji lub oprogramowania w systemie Windows 10/11? Oto wszystko, co musisz wiedzieć, jak to naprawić
Instrukcja usuwania lub zmiany kodu PIN w systemie Windows 11, W systemie Windows 11 kod PIN jest bardzo przydatnym i wygodnym narzędziem bezpieczeństwa dla użytkowników. Jednak niektórzy ludzie
Jak naprawić błąd Obecnie nie ma dostępnych opcji zasilania w systemie Windows 10. Nie można wybrać trybu zasilania w systemie Windows 10. Co powinienem zrobić? Oto jak naprawić błąd
Najprostszy sposób naprawienia błędów aplikacji Zdjęcia w systemie Windows 10. Co powinienem zrobić, jeśli Zdjęcia Microsoft nie działają? Nie martw się o sposoby naprawienia błędów aplikacji Zdjęcia w systemie Windows
Instrukcje instalowania skrótów do przełączania języków wprowadzania w systemie Windows 11. Podczas korzystania z systemu Windows użytkownicy często będą musieli przełączać się między metodami.
Sposób sprawdzania stanu zasilania jest obsługiwany w systemie Windows 11. System Windows 11 może obsługiwać wiele różnych stanów zasilania. Oto jak sprawdzić stan zasilania
Jak przełączyć się z 2,4 GHz na 5 GHz w systemie Windows 10 Jeśli chcesz znaleźć szybki i prosty sposób na przyspieszenie Internetu, pomocna może być zmiana pasma Wi-Fi z 2,4 GHz na 5 GHz.
Jak naprawić błąd Za mało pamięci do uruchomienia programu Microsoft Excel w systemie Windows. Czy pojawia się błąd dotyczący braku wystarczającej ilości pamięci do uruchomienia programu Microsoft Excel? Jak więc naprawić błąd Za mało pamięci
Sposoby wyszukiwania wszystkich plików wideo w systemie Windows. Nie można znaleźć nagranych i zapisanych filmów na komputerze. Poniżej znajdują się sposoby, które pomogą Ci znaleźć wszystkie klipy w systemie Windows.
Jak naprawić błąd 0xa00f4288 w aplikacji Aparat w systemie Windows 10 i 11. Domyślna aplikacja Aparat w systemie Windows to główne narzędzie do robienia zdjęć. Tak jest w przypadku kamer Win 10 i 11
Jak otworzyć wiele programów za pomocą jednego skrótu w systemie Windows 10, w rzeczywistości możesz otwierać wiele programów jednocześnie za pomocą jednego klawisza. Oto jak z niego korzystać
Jak usunąć stare opcje menu rozruchu w systemie Windows, podwójny rozruch systemu Windows 10 jest przydatny, ale może pozostawić w menu zbędne opcje rozruchu. Oto jak usunąć menu
Instrukcje naprawiania błędów narzędzia Snipping Tool w systemie Windows 11. Windows 11 został oficjalnie wydany już jakiś czas temu, ale podczas użytkowania nadal występuje wiele błędów
Instrukcje dotyczące głosowego wprowadzania tekstu w systemie Windows 11. Głosowe wprowadzanie tekstu w systemie Windows 11 pomaga znacznie poprawić wydajność pracy. Oto jak
Jak włączyć/wyłączyć Sticky Key w systemie Windows 11, Sticky Key ułatwia korzystanie z klawiatury komputera. Oto jak włączyć i wyłączyć Sticky Key w systemie Windows 11.
Co to jest Instalator modułów systemu Windows? Instalator modułów systemu Windows czasami zajmuje dużo zasobów systemowych. Czy Instalator modułów systemu Windows jest ważny, czy nie?
Jak zwiększyć głośność w Windows 10, Jak zwiększyć głośność komputera do maksymalnego poziomu? Nauczmy się z WebTech360, jak zwiększyć głośność komputera z systemem Windows 10
Jak używać Asystenta instalacji systemu Windows 11 do instalacji systemu Windows 11, Asystent instalacji systemu Windows 11 to jeden z najlepszych sposobów uaktualnienia komputera do systemu Windows 11.
Jak wyłączyć dźwięk uruchamiania komputera w systemie Windows 11. Czy dźwięk uruchamiania komputera Ci przeszkadza? Następnie zapoznaj się z poniższym opisem wyłączania dźwięku uruchamiania komputera z systemem Windows 11
Instrukcje dotyczące zmiany limitu czasu blokady ekranu w systemie Windows 11. Podczas korzystania z systemu Windows 11 zdarza się, że użytkownicy muszą na jakiś czas odejść od komputera.
