Instrukcje dotyczące wycofywania i odwoływania wysłanych wiadomości e-mail w programie MS Outlook

Jednym kliknięciem możesz wysyłać wiadomości e-mail do innych osób. Czasami jednak ta szybkość sprawia, że ​​czujesz się nieszczęśliwy, gdy przypadkowo wyślesz niechcianą treść e-maila, wyślesz ważne wiadomości do niewłaściwej osoby i nie będziesz mógł ich edytować ani odzyskać. Ale nie martw się, MS Outlook pomoże Ci rozwiązać ten problem w mgnieniu oka.

Warunki wdrożenia funkcji cofania wiadomości e-mail w programie Outlook

Wiadomości e-mail wysłane za pomocą programu Microsoft Outlook mogą zostać usunięte ze skrzynki odbiorczej adresata lub zastąpione nowymi wiadomościami spełniającymi następujące warunki:

• Zarówno czytniki poczty elektronicznej nadawcy, jak i odbiorcy muszą łączyć się z serwerem Microsoft Exchange.
• Wiadomość e-mail, która ma zostać odwołana, musi zostać wysłana na adresy w obrębie tej samej organizacji/firmy i musi zostać wysłana za pomocą aplikacji komputerowej Outlook lub pakietu Office 365.
• Odbiorca nie otworzył wiadomości e-mail.

Jeżeli te trzy warunki zostaną spełnione, wiadomość e-mail można wycofać bez żadnych problemów.

Przywracanie wiadomości e-mail w programie Outlook 2016, 2013 i 2010

Aby wycofać wiadomość e-mail wysłaną za pomocą programu Outlook 2016, 2013 lub 2010, należy wykonać następujące czynności:

Krok 1: Kliknij folder Elementy wysłane znajdujący się po lewej stronie okna programu Outlook.

Wszystkie wysłane wiadomości e-mail są automatycznie zapisywane w folderze Elementy wysłane.

Krok 2: Wybierz wiadomość e-mail, którą chcesz wycofać i kliknij ją dwukrotnie, aby otworzyć w nowym oknie

Po uruchomieniu Outlooka dostępne są szereg różnych funkcji, takich jak przekazywanie dalej, odpowiadanie na wiadomości e-mail i przenoszenie ich bezpośrednio w interfejsie.

Krok 3: Kliknij przycisk Akcje i z menu rozwijanego wybierz opcję Wycofaj tę wiadomość .

Jeśli nie widzisz opcji Wycofaj tę wiadomość , oznacza to, że nie korzystasz z konta Exchange lub funkcja wycofania została wyłączona przez administratora serwera Exchange.

Krok 4: Wybierz jedną z dwóch opcji wypłaty.

• Usuń nieprzeczytane kopie tej wiadomości: system wycofa wysłane wiadomości.
• Usuń nieprzeczytane kopie i zastąp je nową wiadomością: system przywróci wysłaną wiadomość i zastąpi ją nową wiadomością.

Jednak nie wszystkie wiadomości e-mail można wycofać. Obecnie program MS Outlook umożliwia wycofanie tylko wiadomości, których odbiorca nie przeczytał. Dlatego powinieneś ustawić system tak, aby powiadamiał Cię o tym, czy wiadomość e-mail została wycofana, czy nie, zaznaczając opcję Powiadom mnie, czy wycofanie się powiedzie, czy nie dla każdego adresata .

Krok 5: Potwierdź swój wybór klikając OK .

Krok 6: Aby mieć pewność, że wycofanie się powiodło, program Outlook zawsze będzie Cię powiadamiał pocztą e-mail o wynikach wycofania. Jeżeli aktywowałeś odpowiednią funkcję, odbiorca wiadomości zostanie również powiadomiony o cofnięciu zgody.

Nieudane wycofanie: Wiadomość e-mail o nieudanym wycofaniu zawiera następujące informacje: adresata, temat, godzinę i komunikat o nieudanym wycofaniu.

Pomyślne wycofanie: Wiadomość e-mail informująca o pomyślnym wycofaniu zawiera te same informacje, co wiadomość w przypadku niepowodzenia wycofania, z tą różnicą, że będzie zawierała powiadomienie o pomyślnym wycofaniu wiadomości e-mail.

Czy e-mail został na pewno skutecznie wycofany?

To, czy wysłaną wiadomość e-mail będzie można wycofać i zastąpić nową, zależy nie tylko od wymagań wymienionych powyżej , ale także od ustawień programu Outlook adresata.

Przypadek 1: W programie Outlook odbiorcy włączona jest funkcja „Automatycznie przetwarzaj wezwania na spotkania i odpowiedzi na wezwania na spotkania i ankiety”.

W tym przypadku zarówno wiadomość oryginalna, jak i wiadomość przypominająca zostaną zapisane w skrzynce odbiorczej adresata. To, czy odwołanie się powiedzie, zależy od tego, czy wiadomość została przeczytana:

• Jeżeli odbiorca nie przeczytał oryginalnej wiadomości e-mail, zostanie ona zastąpiona wiadomością przypominającą. Odbiorca nadal zostanie powiadomiony, że wycofałeś oryginalną wiadomość e-mail.
• Jeśli wiadomość e-mail zostanie oznaczona jako przeczytana, nie będzie można jej już wycofać i pozostanie ona w skrzynce odbiorczej adresata. Jednak odbiorca nadal zostanie powiadomiony, że próbujesz wycofać tę wiadomość.

Przypadek 2: Program Outlook odbiorcy wyłącza funkcję „Automatycznie przetwarzaj żądania spotkań i odpowiedzi na żądania spotkań i ankiety”

W tym przypadku zarówno oryginalny e-mail, jak i e-mail przypominający zostaną zapisane w skrzynce odbiorczej adresata. To, czy wycofanie się powiedzie, zależy od tego, który e-mail zostanie otwarty jako pierwszy:

• Jeśli odbiorca najpierw otworzy wiadomość e-mail z informacją o odwołaniu, oryginalna wiadomość zostanie usunięta, co oznacza, że ​​odwołanie powiodło się.
• Jeśli odbiorca najpierw otworzy oryginalną wiadomość e-mail, próba wycofania wiadomości nie powiedzie się.

Przypadek 3: Odbiorca stosuje reguły powodujące przeniesienie oryginalnej wiadomości e-mail do folderów innych niż Skrzynka odbiorcza.

Jeśli odbiorca skonfiguruje w programie Outlook reguły, zgodnie z którymi podobne wiadomości e-mail będą zawsze grupowane razem, tzn. wiadomość oryginalna i wiadomość przypominająca będą przechowywane w różnych folderach, próba odwołania się nie powiedzie.

Przypadek 4: Odbiorca korzysta z reguł, ale zarówno oryginalny e-mail, jak i e-mail przypominający zostały przeniesione do różnych folderów.

Jeśli odbiorca skonfiguruje w programie Outlook regułę, zgodnie z którą obie wiadomości e-mail mają być przechowywane w tym samym folderze, będzie to zależało od tego, która wiadomość zostanie otwarta jako pierwsza.

• Jeśli odbiorca najpierw otworzy wiadomość e-mail z informacją o odwołaniu, oryginalna wiadomość zostanie usunięta, co oznacza, że ​​odwołanie powiodło się.
• Jeśli odbiorca najpierw otworzy oryginalną wiadomość e-mail, próba wycofania wiadomości nie powiedzie się.

Serwis Quantrimang.com właśnie pokazał Ci, jak wycofać/odwołać wysłane wiadomości e-mail w programie Outlook. Nie jest to skomplikowane, ale zależy od wielu czynników, nie tylko od nadawcy.

Proszę spróbować i sprawdzić, czy występuje jakiś problem. Powodzenia!

Zobacz także:

• Jak utworzyć folder w programie Outlook 2016 za pomocą reguły
• Lista skrótów programu Outlook 2016 podczas pracy z pocztą
• Podsumowanie niektórych typowych błędów w programie Outlook i sposobów ich naprawy