Jak automatyzować codzienne zadania w systemie Windows 11

Czy kiedykolwiek chciałeś, aby Twój komputer wykonywał za Ciebie żmudne, codzienne zadania? Dzięki usłudze Power Automate w systemie Windows 11 możesz używać swojego komputera do wykonywania swojej pracy. Oto jak możesz wykorzystać tę funkcję, aby zautomatyzować codzienne, powtarzalne czynności i zwiększyć produktywność.

1. Wyczyść pulpit za pomocą funkcji codziennego czyszczenia

Istnieją lepsze sposoby przechowywania plików poza pulpitem, ale pulpit często staje się wysypiskiem zrzutów ekranu, dokumentów i losowych plików w ciągu dnia, przez co pulpit staje się zagracony.

Aby rozwiązać ten problem, utwórz przepływ usługi Power Automate, który automatycznie sortuje pliki na pulpicie do określonych folderów za pomocą jednego kliknięcia.

Ten przepływ jest uruchamiany codziennie o ustalonej porze (za pomocą Harmonogramu zadań systemu Windows), przenosząc pliki do odpowiednich folderów na podstawie typu pliku. Na przykład wszystkie pliki .docx, .xlsx i .pdf są przenoszone do folderu Dokumenty, pliki obrazów, takie jak .jpg i .png, są przenoszone do folderu Obrazy, a pliki skrótów .lnk są przenoszone do folderu Skróty.

Konfiguracja jest prosta i odbywa się za pomocą prostego interfejsu Power Automate. Najpierw otwórz aplikację Power Automate na komputerze i kliknij opcję Nowy przepływ . Nadaj swojemu procesowi opisową nazwę, np. „Czyszczenie pulpitu”, i kliknij Utwórz . Zostaniesz przekierowany do głównego panelu. Tutaj skopiuj i wklej poniższy skrypt do głównego obszaru przepływu i kliknij Zapisz .

Folder.GetSpecialFolder SpecialFolder: Folder.SpecialFolder.DesktopDirectory SpecialFolderPath=> SpecialFolderPath
IF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $'''%SpecialFolderPath%\\Shortcuts''') THEN
ELSE
    Folder.Create FolderPath: $'''C:\\Users\\PC\\Desktop''' FolderName: $'''Shortcuts''' Folder=> NewFolder
END
Folder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $'''*.lnk;''' IncludeSubfolders: False FailOnAccessDenied: True SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: False SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: False SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: False Files=> Files
File.Move Files: Files Destination: $'''%SpecialFolderPath%\\Shortcuts''' IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedFiles
IF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $'''%SpecialFolderPath%\\Images''') THEN
ELSE
    Folder.Create FolderPath: $'''C:\\Users\\PC\\Desktop''' FolderName: $'''Images''' Folder=> NewFolder
END
Folder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $'''*.jpg;*.png;*.webp;*.gif;*.bmp;''' IncludeSubfolders: False FailOnAccessDenied: True SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: False SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: False SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: False Files=> Images
File.Move Files: Images Destination: $'''%SpecialFolderPath%\\Images''' IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedImages
IF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $'''%SpecialFolderPath%\\Documents''') THEN
ELSE
    Folder.Create FolderPath: $'''C:\\Users\\PC\\Desktop''' FolderName: $'''Documents''' Folder=> NewFolder
END
Folder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $'''*.pdf;*.doc;*.docs;*.xlsx;*.xls;*.csv;*.ppt;*.pptx;''' IncludeSubfolders: False FailOnAccessDenied: True SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: False SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: False SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: False Files=> Documents
File.Move Files: Documents Destination: $'''%SpecialFolderPath%\\Documents''' IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedDocuments  

Możesz zaplanować automatyczne uruchamianie przepływów za pomocą Harmonogramu zadań systemu Windows .

2. Dokumenty są organizowane za pomocą automatyzacji kontroli wersji

Kontrola wersji nie jest zarezerwowana wyłącznie dla programistów. To wybawienie dla każdego, kto pracuje na często aktualizowanych plikach. Na pewno miałeś kiedyś trudności z śledzeniem zmian w dokumencie i często kończyło się to posiadaniem wielu wersji rozproszonych w różnych folderach. Z pomocą przychodzą Ci Power Automate i OneDrive.

Skonfiguruj proces automatycznego tworzenia kopii zapasowych ważnych dokumentów, w tym plików PDF i arkuszy kalkulacyjnych, w usłudze OneDrive po każdej modyfikacji. Flow monitoruje określone foldery pod kątem zmian i synchronizuje zaktualizowane pliki z odpowiednimi folderami.

Dzięki temu masz pewność, że zawsze posiadasz aktualną kopię zapasową ważnych dokumentów w chmurze, co w razie potrzeby ułatwia dostęp do poprzednich wersji. To tak, jakby mieć osobistego asystenta, który stale dba o bezpieczeństwo i porządek w plikach, bez konieczności ruszania palcem.

Uwaga : aby skonfigurować ten przepływ, musisz zalogować się do konta OneDrive w przeglądarce.

Dodatkowo powinieneś skonfigurować wersje znaczników czasu w usłudze OneDrive, co umożliwi Ci śledzenie zmian na przestrzeni czasu. Jeśli przypadkowo nadpiszesz plik lub chcesz wrócić do starszej wersji, możesz ją szybko przywrócić z historii wersji usługi OneDrive.

3. Zautomatyzuj konwersję plików, aby zaoszczędzić czas

Praca z plikami w różnych formatach może być uciążliwa, zwłaszcza w przypadku ich ręcznej konwersji. Musiałeś spędzić mnóstwo czasu na tych żmudnych konwersjach, zanim zacząłeś używać usługi Power Automate.

Aplikacja komputerowa Power Automate ma kilka wbudowanych przepływów konwersji plików. Monitoruje określony katalog w poszukiwaniu nowych plików. Za każdym razem, gdy dodawany jest plik — niezależnie od tego, czy jest to dokument Word, czy prezentacja PowerPoint — Flow automatycznie konwertuje go do żądanego formatu, np. PDF.

Po konwersji przepływ przenosi przetworzone pliki do określonych folderów w oparciu o ich typ i przeznaczenie. Dzięki temu wszystko jest zorganizowane i łatwe do znalezienia.

Jednak prawdziwą oszczędność czasu przynosi ostatni krok: Flow automatycznie udostępni przekonwertowane pliki pocztą e-mail, korzystając z programu Outlook. Nie musisz już ręcznie dodawać załączników ani bawić się ścieżkami plików. Po prostu ustaw i zapomnij.

4. Power Automate dla równowagi między życiem zawodowym a prywatnym

Utrzymanie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym może być trudne, jeśli praca i życie osobiste są zaledwie o kliknięcie od Ciebie. Łatwo jest wykonywać zadania służbowe poza godzinami pracy. W takich sytuacjach pomocne okazują się usługi Power Automate i Harmonogram zadań systemu Windows.

Na przykład utwórz przepływ, który będzie zamykał aplikacje związane z pracą, takie jak Outlook, Teams i firmową sieć VPN o określonej godzinie każdego wieczoru. Dzięki temu możesz oderwać się od pracy i cieszyć się wolnym czasem, nie będąc pokuszonym o ciągłe sprawdzanie powiadomień.

Wątek jest uruchamiany przez zaplanowane zadanie w Harmonogramie zadań systemu Windows, dzięki czemu jest uruchamiany konsekwentnie o zaplanowanej porze.

Utwórz ten przepływ za pomocą nagrywania w programie Power Automate Desktop. Najpierw otwórz aplikacje, które chcesz zamknąć i rozpocznij nowe nagrywanie. Następnie zamknij ręcznie każdą aplikację, podczas gdy Power Automate zarejestruje Twoje działania. Po zakończeniu nagrywania uzyskujesz podstawowy przepływ, który może odzwierciedlać procedurę zamykania aplikacji.

Następnie edytuj nagrany strumień, aby dodać obsługę błędów i mieć pewność, że strumień poradzi sobie w takich sytuacjach, jak brak możliwości otwarcia aplikacji.

Utworzenie podobnego strumienia w weekend powoduje wprowadzenie bardziej rygorystycznego trybu „zakaz pracy”. Ten tryb umożliwia odpowiadanie, gdy jesteś poza biurem, w programie Outlook, dzięki czemu granica między pracą a zabawą nie jest już zatarta.