Jak dodać nowego użytkownika w HubSpot

Jeśli rozpoczynasz lub rozwijasz firmę, potrzebujesz skutecznego sposobu zarządzania różnymi zespołami i działami, udostępniania informacji, zarządzania przepływem pracy i efektywnego delegowania zadań. Wdrożenie HubSpot w Twojej firmie może być niezwykle pomocne w łączeniu marketingu, sprzedaży i usług. Od śledzenia sprzedaży i potencjalnych klientów po uruchamianie przychodzących kampanii marketingowych.

Aby skorzystać ze wszystkich możliwości, jakie oferuje ta platforma, należy wiedzieć, jak wykorzystać jej główne funkcje, zaczynając od dodania nowego użytkownika.

Dodawanie nowego użytkownika

Chociaż HubSpot ma kluczowe znaczenie w ulepszaniu procesów CRM, użytkownicy stanowią szkielet systemu, dlatego należy realizować ten proces krok po kroku (lub osobę) na raz. Na szczęście dodanie nowego użytkownika do HubSpot jest tak proste, jak wykonanie poniższych prostych kroków:

1. Zaloguj się do HubSpot przy użyciu danych administratora.
   
2. Kliknij ikonę koła zębatego w prawym górnym menu.
   
3. Przejdź do opcji Użytkownik i warunki w menu po lewej stronie.
   
4. Przejdź do zakładki Użytkownicy i kliknij opcję Utwórz użytkownika w prawym rogu.
   
5. Wprowadź adres e-mail nowego użytkownika, wiele adresów oddzielonych spacjami lub prześlij wiele e-maili za pomocą jednokolumnowego pliku CSV lub TXT albo innej opcji wyświetlonej na ekranie i kliknij Dalej .
   
6. Kliknij Wybierz sposób ustawienia dostępu i wybierz opcję, która najbardziej Ci odpowiada.
   
7. Wybierz Dalej i wtedy HubSpot wyśle ​​zaproszenia na wyznaczone adresy e-mail, chyba że wyłączysz tę opcję na ekranie.
   
8. Naciśnij Gotowe, aby zakończyć lub zapisać ustawienia użyte jako ustawienia wstępne dla przyszłych dodatków.
   

Ponieważ HubSpot tworzy zaproszenie na podstawie wiadomości e-mail, nie będziesz potrzebować żadnych dodatkowych informacji, aby dodać osobę do systemu. Gdy nowy członek zespołu zaakceptuje zaproszenie, może dokończyć konfigurowanie swojego profilu z danymi osobowymi.

Zanim klikniesz Gotowe, możesz wybrać te opcje, jeśli są dla Ciebie wygodne lub dostępne w ramach Twojego planu subskrypcji:

• Kopiuj link z zaproszeniem – możesz kliknąć ten przycisk, aby skopiować link z zaproszeniem, który możesz zapisać i wysłać nowemu użytkownikowi na innej platformie, na przykład w wiadomości Slack lub Teams.
• Dodaj użytkowników do zespołu — ta opcja może być przydatna, jeśli masz już skonfigurowane zespoły. Możesz wybrać zespoły z menu rozwijanego i dodać swojego użytkownika.
• Skonfiguruj użytkowników za pomocą ustawień wstępnych — jeśli masz poziom Enterprise lub Professional, możesz dodać ustawienia wstępne do swojego użytkownika, wybierając je z menu rozwijanego.
• Zapisz te uprawnienia — jeśli zmodyfikowałeś od podstaw istniejący szablon lub preferencje konfiguracji, możesz ich użyć w przyszłości do podobnych ról. Opcja ta umożliwia zapisanie uprawnień w ramach nowego szablonu zestawu. Jest dostępna tylko dla warstwy Enterprise.

Konfigurowanie uprawnień użytkownika

Domyślnie uprawnienia użytkowników są podzielone na sześć centrów:

• CRM
• Marketing
• Obroty
• Praca
• Raporty
• Konto

Ustawiając te opcje, w przypadku niektórych koncentratorów możesz określić, co użytkownik może przeglądać, do czego może uzyskać dostęp, modyfikować lub usuwać. W przypadku innych koncentratorów dostępne są opcje przełączania i możesz po prostu włączać lub wyłączać określone funkcje lub narzędzia.

Zacznij od szablonu

To najwygodniejsza opcja. HubSpot już konfiguruje uprawnienia w oparciu o funkcję użytkownika w firmie. Możesz wybrać żądany szablon, przewijając menu rozwijane w obszarze Wybierz szablon lub wpisując nazwę stanowiska. Po wybraniu szablonu możesz go jeszcze bardziej dostosować, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Użyj niestandardowego zestawu uprawnień (tylko wersja Enterprise)

HubSpot udostępnia opcję tworzenia zestawów uprawnień przed rozpoczęciem dodawania nowego użytkownika. Podczas tego procesu możesz zdefiniować wstępnie ustawione uprawnienia dla różnych stanowisk w Twojej firmie. Jako superadministrator możesz utworzyć do 100 różnych zestawów. Po prostu wyszukaj przypisane role, wpisując nazwę już utworzonego zestawu uprawnień, a zostanie on przypisany nowemu użytkownikowi.

Zaczynać od początku

Ta opcja jest tak prosta, jak się wydaje. Możesz ręcznie wprowadzić wszystkie uprawnienia dla nowego użytkownika, ustawiając uprawnienia dla wszystkich centrów indywidualnie.

Zarządzanie płatnymi stanowiskami użytkowników

Podczas tworzenia nowych użytkowników mogą obowiązywać pewne ograniczenia uprawnień zarezerwowanych dla „użytkowników z płatnym miejscem”.

Płatne miejsce umożliwia użytkownikowi dostęp do dodatkowych funkcji i funkcjonalności, które nie są dostępne w planie bezpłatnym. W zależności od rodzaju płatnych subskrypcji oferowane zestawy funkcji mogą się różnić. Poziomy oferujące ograniczoną liczbę płatnych stanowisk dotyczą poziomów Sales Hub i Service Hub. Liczba płatnych stanowisk, które możesz uwzględnić w HubSpot, zależy od Twojego planu i ustawień subskrypcji.

Podczas procesu konfiguracji nowego użytkownika będziesz mógł przypisać użytkownikom dostęp do niektórych z tych funkcji. Robiąc to, zapełnisz jedno z „płatnych miejsc” dostępnych w ramach Twojego planu subskrypcji. Jeśli wykorzystałeś wszystkie miejsca oferowane w pakiecie, możesz dokupić dodatkowe miejsca. Jeśli nie kupiłeś miejsca przed procesem konfiguracji nowego użytkownika, po rozesłaniu zaproszeń zostaniesz przekierowany do kasy w celu zakupu dodatkowych miejsc.

Tworzenie użytkowników z płatnymi stanowiskami użytkownika

Podczas konfiguracji nowego użytkownika możesz w kilku prostych krokach przypisać nowemu użytkownikowi płatne stanowisko użytkownika. Będą one dostępne dla poziomów Starter, Professional lub Enterprise Sales and Service.

W przypadku miejsca użytkownika płatnego w ramach sprzedaży:

1. Kliknij kartę Sprzedaż .
   
2. Włącz Dostęp sprzedażowy .
   
   • W zależności od poziomu będą wyświetlane pola Sales Starter , Sales Professional lub Sales Enterprise .
3. Przełącz przełącznik pokazujący całkowitą i pozostałą liczbę dostępnych miejsc.

W przypadku płatnego stanowiska użytkownika za usługę:

1. Kliknij kartę Usługa .
   
2. Włącz dostęp do Service Hub .
   
   • W zależności od poziomu wyświetli się Service Starter , Service Professional lub Service Enterprise .
3. Przełącz przełącznik pokazujący całkowitą i pozostałą liczbę dostępnych miejsc.

Często zadawane pytania

Kto może dodawać użytkowników w HubSpot?

Mogą to zrobić superadministratorzy i inni użytkownicy mający uprawnienia do dodawania i edytowania użytkowników, a superadministrator może włączyć uprawnienie Dodawaj i edytuj użytkowników na karcie Dostęp podczas tworzenia nowego użytkownika. Inny użytkownik z możliwością dodawania i edytowania użytkowników może dodawać tylko te uprawnienia, które posiada.

Jak zmienić liczbę stanowisk w ramach subskrypcji Sales lub Service Hub?

W każdej chwili możesz dodać nowe stanowiska do swojego konta Usługi lub Sprzedaży. Jeśli płacisz miesięczną subskrypcję, przed następnym okresem rozliczeniowym będziesz musiał zapłacić proporcjonalną kwotę za zakupione nowe stanowiska. Możesz w dowolnym momencie usunąć dodatkowe miejsca, za które zapłaciłeś, lub te, z których nie korzystasz w ramach subskrypcji, na stronie „Konto i rozliczenia”.

Przenieś swój CRM na inny poziom

Aby Twoja firma prosperowała, sam zakup jednej z najpopularniejszych platform CRM, takich jak HubSpot, nie wystarczy. Aby rozwijać się dzięki HubSpot i wykorzystywać jego potencjał, musisz wiedzieć, jak korzystać ze wszystkich oferowanych przez niego funkcji. Dodawanie użytkowników i ustawianie uprawnień to jedne z pierwszych kroków, które należy podjąć, aby przenieść swój CRM na wyższy poziom.

Czy napotkałeś jakieś problemy podczas dodawania nowych użytkowników? Daj nam znać w sekcji komentarzy.