Jak korzystać z szybkich kroków w programie Microsoft Outlook

Microsoft Outlook to ulubiona aplikacja pocztowa każdego. Łatwy w użyciu, posiada wiele funkcji zwiększających produktywność, powszechnie stosowanych w środowiskach korporacyjnych. W programie Outlook często wykonujesz powtarzalne czynności w ciągu dnia.

Na szczęście firma Microsoft dołączyła przydatną funkcję zwiększającą produktywność o nazwie Quick Steps, która pomaga zautomatyzować szereg czynności. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, czym są Szybkie kroki i jak możesz je najlepiej wykorzystać, aby pracować wydajniej w programie Outlook.

Czym są Szybkie kroki w programie Microsoft Outlook?

Quick Steps to łatwa w użyciu funkcja zwiększająca produktywność, dostępna w programie Outlook 2013 i nowszych. Funkcja ta umożliwia szybką automatyzację serii powtarzających się czynności. Automatyzacja tych zadań niesie za sobą dodatkową korzyść w postaci łatwiejszego zarządzania wieloma skrzynkami pocztowymi jednocześnie, a jednocześnie pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu każdego dnia.

Szybkie kroki można stosować w różnych sytuacjach. Przykładem codziennego zastosowania może być automatyczne przenoszenie wiadomości e-mail do określonego folderu i jednoczesne przesyłanie jej do współpracownika oraz oznaczanie jej jako ważnej za pomocą jednego kliknięcia.

Domyślnie program Microsoft Outlook udostępnia kilka często używanych szybkich akcji. Możesz używać ich w takiej formie, w jakiej są, lub dostosować domyślne Szybkie kroki do swoich potrzeb. Jeśli to nie wystarczy, możesz utworzyć niestandardowy Szybki Krok, aby usprawnić swój codzienny przepływ pracy.

Użyj domyślnych szybkich kroków w programie Microsoft Outlook

W programie Microsoft Outlook możesz łatwo korzystać z domyślnych szybkich kroków w podróży. W programie Outlook (w ramach pakietu Office 365) dostępne są cztery predefiniowane szybkie kroki: Przenieś do, Do menedżera, E-mail zespołu oraz Odpowiedz i usuń .

Przed pierwszym użyciem tych elementów konieczne będzie skonfigurowanie ich przy użyciu prawidłowych adresów e-mail odbiorców i preferowanych folderów. Aby użyć opcji Przenieś do , wykonaj poniższe kroki:

• Na karcie Narzędzia główne kliknij opcję Przenieś do w sekcji Szybkie kroki .

• W oknie dialogowym Pierwsza konfiguracja wybierz folder, do którego chcesz przenieść wiadomość e-mail i w razie potrzeby zmień nazwę szybkiego kroku.
• Kliknij Zapisz , aby szybko przenieść wiadomości e-mail.
• Wybierz wiadomość e-mail, którą chcesz przenieść do innego folderu i kliknij opcję Zapisano szybki krok na karcie Narzędzia główne . Program Outlook przeniesie wiadomość e-mail bezpośrednio do skonfigurowanego folderu.

W podobny sposób możesz skonfigurować inne domyślne Szybkie Kroki. Być może zainteresuje Cię również sposób archiwizowania wiadomości e-mail w programie Microsoft Outlook na komputerze .

Jak utworzyć niestandardowy szybki krok w programie Microsoft Outlook

Jeśli okaże się, że domyślne Szybkie kroki nie pasują do Twojego przepływu pracy, możesz łatwo utworzyć niestandardowy Szybki krok. Może to być prosta czynność, taka jak usunięcie lub przesłanie dalej wiadomości e-mail, lub seria czynności, taka jak przesłanie dalej wiadomości e-mail do współpracownika, a następnie przeniesienie jej do dedykowanego folderu.

Po skonfigurowaniu możesz zautomatyzować te wymagające zadania jednym kliknięciem. W tym przykładzie utworzysz niestandardowy Szybki krok w programie Microsoft Outlook:

• Przenieś wiadomość e-mail do innego folderu
• Oznacz wiadomość e-mail jako nieprzeczytaną
• Przekaż e-mail współpracownikowi
• Oznacz e-mail jako ważny

Oto jak to skonfigurujemy:

• Wybierz opcję Utwórz nowy z grupy kart Szybkie kroki w karcie Narzędzia główne .

• W polu Nazwa wpisz nazwę szybkiego kroku (na przykład nazwiemy go Demo ).
• Z listy rozwijanej w sekcji Akcje wybierz najpierw opcję Przenieś do folderu , a następnie określ folder docelowy.
• Kliknij przycisk Dodaj akcję i wybierz Oznacz jako nieprzeczytane .
• Ponownie kliknij Dodaj akcję , aby skonfigurować przekazywanie wiadomości e-mail i wybierz Przekaż dalej .
• W polu Do… wpisz adres e-mail, na który chcesz przesłać wiadomość, lub wybierz adres ze swojej książki adresowej.

• Na koniec kliknij Dodaj akcję , aby ustawić ją w stanie flagi.
• Opcjonalnie możesz także ustawić klawisz skrótu z listy rozwijanej.
• Gdy będziesz gotowy, kliknij Zakończ .
• Możesz użyć własnego szybkiego kroku z sekcji Szybkie kroki lub skonfigurowanego skrótu.

Funkcja Quick Steps w programie Microsoft Outlook świadczy o renomie programu Outlook jako profesjonalnej aplikacji do obsługi poczty e-mail, która ułatwia wykonywanie codziennych zadań. Jeśli rozważasz przejście na program Microsoft Outlook, możesz być mile zaskoczony funkcjami oferowanymi przez inne aplikacje pocztowe.