Jak ulepszyć swoje nawyki robienia notatek za pomocą przypomnień

Mówisz sobie, że zapiszesz to później, ale potem zapominasz. Ponieważ pamięć bywa zawodna, zwłaszcza gdy żyjemy w ciągłym biegu. Dobry nawyk zapamiętywania zaczyna się od przypomnień — pojawiają się one we właściwym momencie, aby uchwycić ulotne myśli.

• Aplikacja Mac Reminders nie obsługuje funkcji szybkiego wprowadzania danych. Oto obejście problemu!

Spis treści

• Czym jest prowadzenie dziennika i dlaczego jest ważne?
• Utwórz dedykowaną listę przechwytywania (skrzynka odbiorcza)
• Zaplanuj codzienne lub cotygodniowe przeglądy, aby zająć się zarejestrowanymi elementami
• Jak szybko rejestrować elementy w Przypomnieniach
  • 1. Użyj Spotlight, aby otworzyć Przypomnienia
  • 2. Użyj Siri, aby dodawać zadania bez użycia rąk
  • 3. Skonfiguruj widżety, aby zapewnić szybki dostęp

Czym jest prowadzenie dziennika i dlaczego jest ważne?

Jesteśmy nieustannie bombardowani informacjami i innymi bodźcami rozpraszającymi uwagę — powiadomieniami, wiadomościami e-mail, reklamami i nieustannym wpływem mediów społecznościowych. Ten nieustanny natłok spraw rozprasza naszą uwagę i sprawia, że ​​łatwo zapomnieć o ważnych zadaniach, pomysłach i zobowiązaniach. Co gorsza, świetne pomysły często pojawiają się, gdy najmniej się ich spodziewamy.

Nawyk prowadzenia pamiętnika został zainspirowany metodą Getting Things Done (GTD) Davida Allena, która kładzie nacisk na znaczenie umieszczania zadań i pomysłów w niezawodnym systemie od razu po ich przyjściu do głowy, aby zwolnić przestrzeń mentalną.

Mimo że dziennikarstwo wywodzi się z GTD, jest ono elastyczne i można je włączyć do dowolnego systemu produktywności.

Dobry nawyk robienia notatek nie polega jednak na zapisywaniu pomysłów i zadań do wykonania w notesach, karteczkach samoprzylepnych czy przypadkowych aplikacjach. Takie podejście często prowadzi do chaosu i pomijania szczegółów. Zamiast tego jest to świadome i konsekwentne działanie polegające na przeniesieniu wszystkiego do niezawodnego, zewnętrznego systemu, który odpowiada Twojemu stylowi życia i przepływowi pracy.

Dzięki temu wszystkie dane są przechowywane w jednym centralnym miejscu, co ułatwia dostęp do nich, ich organizację i podejmowanie działań we właściwym momencie. Aplikacja Przypomnienia firmy Apple to świetne narzędzie, z którego można korzystać jako z niezawodnego systemu zewnętrznego do szybkiego zapisywania zadań i ulepszania osobistego systemu zarządzania wiedzą.

Dlaczego? Po pierwsze, jest darmowa i intuicyjna, dzięki czemu może z niej korzystać każdy posiadacz urządzenia Apple. Po drugie, aplikacja synchronizuje się ze wszystkimi urządzeniami Apple, dzięki czemu możesz zapisywać pomysły na iPhonie i organizować je później na komputerze Mac. Po trzecie, jego prostota pozwala na szybkie dodawanie zadań i notatek bez konieczności korzystania ze zbędnych funkcji.

Aby w pełni wykorzystać potencjał Przypomnień w zakresie szybkiego zapisywania rzeczy, ważne jest, aby skonfigurować je w sposób zapewniający optymalne działanie. Oto jak to zrobić.

Utwórz dedykowaną listę przechwytywania (skrzynka odbiorcza)

Listy w aplikacji Przypomnienia są świetnym sposobem na organizowanie i kategoryzowanie powiązanych zadań. Pierwszym krokiem w rozpoczęciu procesu jest utworzenie dedykowanej listy przechwytywania lub skrzynki odbiorczej — a jeszcze lepiej, zmiana nazwy domyślnej listy przypomnień.

Ten krok jest niezbędny, ponieważ zadania są automatycznie dodawane do domyślnej listy przypomnień podczas korzystania z Siri lub innych metod. Zatem, mimo że możesz tworzyć inne niestandardowe listy do rejestrowania elementów, Twoje zadania nie będą tam automatycznie rejestrowane.

Zmiana nazwy domyślnej listy przypomnień na na przykład Odebrane lub Przechwyć pomaga wyjaśnić jej cel i ułatwia integrację z Twoim przepływem pracy.

Oto jak zmienić nazwę domyślnej listy przypomnień:

1. Otwórz aplikację Przypomnienia na komputerze Mac.
2. Listę domyślnych przechwytywań znajdziesz na pasku bocznym w obszarze Moje listy .
3. Kliknij prawym przyciskiem myszy (lub przytrzymaj klawisz Control i kliknij) listę i wybierz opcję Zmień nazwę .
4. Wpisz nazwę, np. Skrzynka odbiorcza lub Przechwyć , wybierz kolor i ikonę , a następnie kliknij OK.

Po skonfigurowaniu listy przechwytywania staje się ona tymczasowym miejscem przechowywania wszystkich przychodzących i oczekujących zadań oraz pomysłów. Pomyśl o tej liście jako o cyfrowym śmietniku, do którego możesz szybko wrzucić wszystko, co przyjdzie Ci do głowy, nie martwiąc się o natychmiastową organizację.

W przyszłości za każdym razem, gdy użyjesz Siri, widżetu Przypomnienia, udostępnionego arkusza lub innej metody dodawania zadań, zostaną one automatycznie dodane do Twojej skrzynki odbiorczej lub listy przechwytywania . Następnie możesz je przejrzeć i uporządkować na odpowiednich listach podczas codziennych lub cotygodniowych sesji przeglądowych.

Zaplanuj codzienne lub cotygodniowe przeglądy, aby zająć się zarejestrowanymi elementami

Celem zapisywania zadań i pomysłów jest przeniesienie ich z umysłu do niezawodnego systemu, dzięki czemu możesz skupić się na tym, co najważniejsze. Biorąc jednak pod uwagę fakt, że nadal istnieje ryzyko zapomnienia o nagranych elementach i niedotrzymania terminu, system działa tylko wtedy, gdy regularnie wracasz do tego, co nagrałeś, aby to przejrzeć i uporządkować.

Dlatego tak ważne jest zaplanowanie codziennego lub cotygodniowego przeglądu, aby mieć pewność, że Twoja lista zadań do wykonania będzie zgodna z planem.

Przegląd ten umożliwia przejrzenie nagranych elementów, wyjaśnienie ich celu i uporządkowanie ich w odpowiednich kategoriach lub projektach. Umożliwia także wyznaczanie terminów, przydzielanie zadań i usuwanie elementów, które nie są już istotne.

Częstotliwość przeglądów będzie zależeć od Twojego przepływu pracy i ilości zadań, które wykonujesz. Możesz wybrać szybki codzienny przegląd lub bardziej szczegółowy cotygodniowy przegląd w celu zaplanowania działań. Bez względu na to, co wolisz, ważne jest, aby wybrać stały dzień i godzinę na ocenę i trzymać się tego.

Oto jak zaplanować codzienne lub cotygodniowe przeglądy w aplikacji Przypomnienia:

1. Otwórz aplikację Przypomnienia i przejdź do listy Skrzynka odbiorcza (przechwytywanie) .
2. Kliknij znak + w prawym górnym rogu, aby dodać nowe przypomnienie. Wprowadź tytuł, np. Przegląd tygodniowy lub Przegląd dzienny , zależnie od preferencji.
3. Kliknij ikonę informacji (i) znajdującą się obok przypomnienia.
4. Zaznacz pole W dniu .
5. Następnie zaznacz pole wyboru „O godzinie” i wybierz konkretną godzinę, w której chcesz wypełnić ocenę.
6. Ustaw powtarzające się przypomnienie, aby automatycznie pojawiało się w Twoim harmonogramie.
7. Kliknij menu rozwijane „ Powtórz” i wybierz opcję „Niestandardowe” na dole.
8. W następnym menu podręcznym wybierz opcję Dziennie lub Tygodniowo . Jeśli wybierzesz opcję Co tydzień , wybierz dzień tygodnia, w którym chcesz przeprowadzić ocenę.
9. Kliknij OK .

Ustawiając regularne przypomnienia o przeglądach, tworzysz ustrukturyzowaną procedurę, która pomaga Ci w spójnym przetwarzaniu i organizowaniu nagranych elementów. Pozwala to także na utrzymanie przejrzystego i zorganizowanego systemu zapisów, zmniejszenie bałaganu w głowie i podchodzenie do każdego dnia lub tygodnia z większą pewnością siebie.

Jak szybko rejestrować elementy w Przypomnieniach

Szybkość ma duże znaczenie przy rejestrowaniu zadań i pomysłów — należy dodawać elementy do przypomnień tak szybko, jak to możliwe, aby o nich nie zapomnieć. Funkcja Przypomnienia oferuje kilka sposobów łatwego rejestrowania elementów, w tym:

1. Użyj Spotlight, aby otworzyć Przypomnienia

Chociaż Przypomnienia nie oferują obecnie skrótu systemowego (jak skrót Szybkie wprowadzanie w OmniFocus) umożliwiającego szybkie dodawanie zadań, Spotlight oferuje niezłą alternatywę. Mimo że ta metoda wymaga wykonania kilku dodatkowych kroków w porównaniu ze specjalnym skrótem, nadal jest to niezawodny sposób na szybkie otwarcie Przypomnień i rozpoczęcie rejestrowania zadań.

Aby otworzyć Przypomnienia za pomocą Spotlight, naciśnij Command + Spacja na komputerze Mac, a następnie wpisz Przypomnienia i naciśnij Enter, aby otworzyć aplikację i dodać zadanie.

2. Użyj Siri, aby dodawać zadania bez użycia rąk

Siri to jedna z moich ulubionych metod zapisywania rzeczy w Przypomnieniach, zwłaszcza gdy mam zajęte ręce. Wystarczy, że aktywujesz Siri, mówiąc Hej Siri i podając swoje zadanie. Na przykład:

• Hej Siri, przypomnij mi, żebym zadzwonił do hydraulika w piątek o 9 rano.
• Hej Siri, przypomnij mi, żebym wysłał e-mail do klienta jutro o 10:00.

Jeśli zmieniłeś nazwę domyślnej listy przypomnień na Capture lub Inbox (zgodnie z opisem powyżej), wszystkie zadania dodane za pomocą Siri będą automatycznie trafiać bezpośrednio na tę listę.

3. Skonfiguruj widżety, aby zapewnić szybki dostęp

Dodanie interaktywnych widżetów do pulpitu komputera Mac pozwala na utworzenie wizualnych skrótów, które zapewniają łatwy dostęp do ulubionych narzędzi. Dodanie widżetu Przypomnienia do pulpitu umożliwia szybkie przeglądanie, sprawdzanie i otwieranie aplikacji.

Aby dodać widżet Przypomnienia do pulpitu komputera Mac, naciśnij klawisz Control i kliknij tapetę pulpitu, a następnie wybierz opcję Edytuj widżety , aby otworzyć przeglądarkę widżetów. Wyszukaj Przypomnienia , następnie wybierz odpowiedni rozmiar widżetu i przeciągnij go na pulpit.

Chociaż widżet Przypomnienia pozwala przede wszystkim bezpośrednio przeglądać i sprawdzać wykonane zadania, możesz też kliknąć widżet, aby szybko otworzyć aplikację Przypomnienia i dodać nowe elementy w zwykły sposób.

Dobre nawyki związane ze sporządzaniem notatek to sposób na zwiększenie produktywności, który może pomóc Ci odzyskać jasność umysłu i skupić się na tym, co najważniejsze. Stosując się do tych wskazówek, możesz łatwo używać aplikacji Przypomnienia do robienia notatek i organizowania zadań na swoim Macu.