Jak zaplanować spotkanie w Microsoft Teams

Możesz zrobić wiele rzeczy, aby poprawić wydajność swojego zespołu, a jednym z nich jest korzystanie z centrum współpracy, takiego jak Microsoft Teams. To świetne narzędzie do komunikacji, którego możesz używać do czatowania, udostępniania plików oraz organizowania spotkań audio i wideo ze swoim zespołem.

Jeśli dopiero zaczynasz korzystać z aplikacji Teams, możesz nie mieć pewności, jak zaplanować spotkanie. Można to zrobić na kilka sposobów, a dostępne opcje będą zależeć od używanej wersji Microsoft Teams. W tym artykule podamy wszystkie szczegóły, które musisz znać.

Planowanie spotkania w Microsoft Teams

Twoje konto Microsoft Teams jest połączone ze wszystkimi produktami Microsoft 365 Group, takimi jak SharePoint, Outlook, Yammer itp. A kalendarz, którego używasz w Teams, jest bezpośrednio połączony z kalendarzem Microsoft Exchange.

Outlook korzysta również z kalendarza Exchange. Oznacza to, że po zaplanowaniu spotkania za pośrednictwem programu Outlook automatycznie pojawi się ono w aplikacji Teams i na odwrót. Oto jak zaplanować spotkanie w Microsoft Teams:

1. Na czacie aplikacji Teams kliknij ikonę Zaplanuj spotkanie (pod polem nowej wiadomości).
2. Następnie wybierz Kalendarz , który znajduje się w panelu po lewej stronie, a następnie kliknij Nowe spotkanie .
3. Pojawi się wyskakujące okienko. Możesz wybrać godzinę i datę spotkania.
4. Po zakończeniu planowania kliknij Zapisz . Następnie wyskakujące okienko zostanie zamknięte i będziesz mógł wysłać zaproszenia na spotkanie za pomocą programu Outlook.

Asystent planowania

W wyskakującym oknie możesz również skorzystać z funkcji Asystenta planowania . Ta funkcja pomoże Ci znaleźć odpowiedni czas dla wszystkich członków Twojego zespołu, w tym Ciebie.

Po wybraniu tej opcji będziesz mógł zobaczyć, kiedy uczestnicy spotkania są wolni, a kiedy zajęci. Ciemnoniebieski reprezentuje przedziały czasowe, gdy są niedostępne. Jasnoniebieskie przedziały to dostępne godziny, a szare przedziały to godziny wolne od pracy uczestnika.

Zapraszanie osób spoza zespołu

Jedną ze wspaniałych zalet Microsoft Teams jest to, że możesz zapraszać osoby spoza Twojej organizacji do dołączenia do spotkania.

Nie muszą nawet posiadać licencji Microsoft Teams. Wszystko, czego potrzebujesz, to jego imię i nazwisko oraz adres e-mail, i możesz wysłać zaproszenie. Oto, co musisz zrobić:

1. Otwórz opcję Dodaj wymaganych uczestników w wyskakującym formularzu Nowe spotkanie.
2. Kliknij opcję Opcjonalne .
3. Wprowadź adres e-mail osoby.
4. Kliknij Zaproś , e-mail z zaproszeniem wkrótce pojawi się w skrzynce odbiorczej.

Możesz także zaplanować spotkanie, które odbędzie się w określonym kanale Teams. W formularzu Nowe spotkanie wybierz Dodaj kanał . Po skonfigurowaniu i wysłaniu zaproszeń nie można zmienić kanału.

Jeśli musisz wprowadzić zmiany, musisz utworzyć nowe zaproszenia. Ponadto, jeśli spotkanie ma się odbyć na kanale, każdy, kto jest częścią tego zespołu, będzie mógł dołączyć do spotkania, nawet jeśli nie otrzymał zaproszenia.

Wersja bezpłatna Microsoft Teams

Jeśli korzystasz z bezpłatnej wersji aplikacji Teams, możesz się zastanawiać, gdzie jest opcja planowania w Twojej aplikacji. Cóż, niestety w darmowej wersji Microsoft Teams nie można umówić się na spotkanie.

Ale to nie znaczy, że w ogóle nie możesz mieć spotkania. Aplikacja ma opcję Spotkaj się teraz , gdy musisz szybko zebrać zespół.

Wszystko, co musisz zrobić, to kliknąć ikonę aparatu obok Spotkaj się teraz , a następnie wybrać wszystkie nazwiska osób, które będą uczestniczyć w spotkaniu. Ta funkcja jest również dostępna dla kont Teams opartych na subskrypcji.

Więcej informacji o spotkaniach zespołu Microsoft

Na jednym spotkaniu w usłudze Teams może uczestniczyć do 250 osób. Jednak nie możesz zobaczyć wszystkich uczestników w tym samym czasie. Przed ostatnimi aktualizacjami podczas rozmowy można było zobaczyć maksymalnie czterech aktywnych uczestników. Teraz możesz mieć jednocześnie dziewięciu uczestników na ekranie. Ale nowa aktualizacja przyniosła kilka innych ekscytujących innowacji.

Uczestnicy spotkań Microsoft Teams mają teraz lepszą jakość dźwięku i niestandardowe tła spotkań. Możesz także przypiąć wideo, jeśli chcesz skupić większą uwagę na konkretnym uczestniku spotkania. Inne funkcje związane ze spotkaniami obejmują wirtualne lobby, udostępnianie ekranu i interaktywne rozwiązywanie problemów.

Zbliż swoje zespoły

Istnieje wiele sposobów na zwiększenie wydajności miejsca pracy za pomocą Microsoft Teams. Jest to głównie aplikacja oparta na czacie i udostępnianiu plików. Ale jest to również fantastyczne narzędzie, gdy musisz zorganizować wideokonferencję ze swoim zespołem.

Umówienie spotkania z Asystentem planowania sprawia, że ​​logistyka znalezienia odpowiedniego terminu jest znacznie wygodniejsza. A jeśli ktoś nie jest częścią Twojej organizacji lub zespołu, nadal może się przyłączyć. Po prostu wyślij im zaproszenie e-mailem.

Czy kiedykolwiek uczestniczyłeś w spotkaniu Microsoft Teams? Albo zaplanowany? Daj nam znać w sekcji komentarzy poniżej.