Krok po kroku: Konfigurowanie wydarzeń Town Hall w usłudze Microsoft Teams

Wyobraź sobie, że możesz oczarować tysiące osób podczas wirtualnego wydarzenia na żywo bez żadnych problemów technicznych. Microsoft Teams Town Hall to umożliwia, obsługując do 50 000 uczestników podczas ogłoszeń firmowych, konferencji lub globalnych spotkań dla wszystkich pracowników. Niezależnie od tego, czy jesteś liderem zespołu, czy członkiem kadry kierowniczej, ten przewodnik zawiera instrukcje krok po kroku, które pomogą Ci perfekcyjnie uruchomić wydarzenie. Gotowy na ulepszenie komunikacji? Zaczynajmy! 👏

Dlaczego warto wybrać wydarzenia typu Town Hall z wykorzystaniem Microsoft Teams ?

W przeciwieństwie do zwykłych spotkań, wydarzenia Town Hall oferują zaawansowane funkcje, takie jak moderacja sesji pytań i odpowiedzi, napisy na żywo, ankiety i analizy. Są idealne dla dużej publiczności, z możliwością rejestracji uczestników i doświadczeniami z marką. Wskazówka: Zintegruj się z dokumentacją Microsoft Teams, aby korzystać z najnowszych funkcji.

Wymagania wstępne przed skonfigurowaniem zespołu Town Hall

Zapewnij sobie płynną żeglugę dzięki tym podstawowym zasadom:

• ✅ Licencja Microsoft Teams : E3, E5 lub Business Premium (w tym Town Halls).
• ✅ Rola administratora: administrator globalny, administrator zespołów lub uprawnienia delegowane.
• ✅ Włączone w centrum administracyjnym: Przejdź do centrum administracyjnego Teams > Zespoły > Spotkania > Włącz spotkania miejskie .
• ✅ Aplikacja Outlook/Teams zaktualizowana do najnowszej wersji.

Utknąłeś? Sprawdź swoją licencję w centrum administracyjnym Microsoft 365. A teraz czas na magię! ✨

Krok po kroku: planowanie pierwszego spotkania w ramach Microsoft Teams Town Hall

Krok 1️⃣: Uzyskaj dostęp do kalendarza

Otwórz aplikację stacjonarną/internetową Microsoft Teams lub Outlook. Kliknij Kalendarz na pasku bocznym po lewej stronie. To będzie Twoja platforma startowa dla wszystkich wydarzeń.

Krok 2️⃣: Utwórz nowy ratusz

Kliknij „Nowe spotkanie” > „Radość miasta” z listy rozwijanej (nie zwykłe spotkanie). Uzupełnij podstawowe dane:

Krok 3️⃣: Dostosuj szczegóły wydarzenia

Zwiększ zaangażowanie:

• 📝 Dodaj opis z planem.
• ⭐ Włącz rejestrację RSVP (zbieraj niestandardowe pytania).
• ✅ Ustaw opcje obecności : Raportuj nazwy/adresy e-mail w celu śledzenia.
• 🎨 Prześlij logo i baner w celu promocji marki.

Porada: Korzystaj z integracji wydarzeń na żywo z serwisami streamingowymi YouTube/Stream, aby dotrzeć do większej liczby osób.

Krok 4️⃣: Skonfiguruj prezenterów i producentów

Dodaj role:

• Producenci : Zarządzaj wydarzeniem (ty + kopie zapasowe).
• Prezenterzy : Mówcie/udostępniajcie ekran (do 50 osób).
• Wyszukaj/dodaj przez e-mail; otrzymają natychmiastowe zaproszenia.

Dlaczego? Producenci kontrolują sesje pytań i odpowiedzi, ankiety – unikaj chaosu! 😎

Krok 5️⃣: Zaawansowane ustawienia wydarzeń Pro

1. Włącz napisy i transkrypcje na żywo , aby zwiększyć dostępność.
2. Włącz ankiety i sesję pytań i odpowiedzi — moderatorzy zatwierdzają pytania.
3. W razie potrzeby zorganizuj pokoje spotkań (ograniczone w przypadku spotkań miejskich).
4. Skonfiguruj reakcje i podnieś rękę .

Krok 6️⃣: Wyślij zaproszenia i promuj

Kliknij Wyślij . Udostępnij unikalny link do dołączenia e-mailem, kanałami Teams lub w mediach społecznościowych. Automatycznie generuje zaproszenia do Outlooka ze stronami rejestracyjnymi. Śledź rejestracje w czasie rzeczywistym!

Zarządzanie wydarzeniem w ratuszu na żywo

Lista kontrolna na dzień:

• ✅ Przetestuj dźwięk/obraz 30 minut wcześniej.
• 📊 Centrum administracyjne zespołów Monitoruj > Analizy i raporty > Spotkania miejskie .
• 🎤 Korzystaj z narzędzi producenta : promuj funkcję pytań i odpowiedzi, uruchamiaj ankiety.
• Po: Pobierz raporty obecności , transkrypty.

Rozwiązywanie typowych problemów z Teams Town Hall

• ❌ Nie widzisz opcji Ratusz? Sprawdź ustawienia administratora.
• ❌ Niska frekwencja? Promuj wydarzenie już teraz, używając teaserów.
• ❌ Usterki? Korzystaj z połączenia przewodowego i zamykaj karty.

Więcej informacji znajdziesz na stronie pomocy technicznej usługi Microsoft Teams .

Dodatkowe wskazówki, jak zachwycić publiczność

📈 Bierz udział w interaktywnych ankietach co 10 minut.
🎥 Nagraj wstępy do wersji polskiej.
🔄 Zaplanuj cykliczne spotkania w ratuszu, aby być na bieżąco.
Gotowy do organizacji? Twoje pierwsze wydarzenie czeka — zacznij już teraz i zrewolucjonizuj komunikację! Jakie będzie Twoje kolejne ważne ogłoszenie? Podziel się nim w komentarzach. 🚀