Podstawowe zasady zarządzania wiedzą, które każdy powinien znać

W jaki sposób nadajesz sens przepływowi informacji, z którymi stykasz się na co dzień jako pracownik umysłowy lub osoba ucząca się przez całe życie? Odpowiedź leży w zarządzaniu wiedzą osobistą (PKM) — systemie, który pomaga Ci skutecznie gromadzić, organizować i wykorzystywać zdobytą wiedzę.

Czym jest zarządzanie wiedzą osobistą? Dlaczego to jest ważne?

Zarządzanie wiedzą osobistą (PKM) to ustrukturyzowane i celowe podejście do gromadzenia, organizowania i wykorzystywania informacji z różnych źródeł, w tym osobistych doświadczeń, książek, artykułów, podcastów, mediów społecznościowych itp.

System zarządzania wiedzą osobistą pomaga Ci ją udostępnić i wykorzystać w praktyce, umożliwiając Ci wyciąganie znaczących wniosków i wykorzystywanie swojej wiedzy do rozwiązywania problemów i podejmowania lepszych decyzji.

PKM rozwiązuje jeden z największych problemów mózgu: zdolność do przechowywania wspomnień. Choć nasz mózg świetnie radzi sobie z generowaniem pomysłów, tworzeniem powiązań i rozwiązywaniem problemów, nie jest zoptymalizowany pod kątem przechowywania i wyszukiwania informacji, zwłaszcza w dłuższej perspektywie — co często staje się bardziej widoczne z wiekiem.

W takich sytuacjach z pomocą przychodzi system PKM , który zwiększa Twoją produktywność poprzez stworzenie drugiego mózgu, który uzupełni Twoje zdolności poznawcze.

Większość osób korzysta już z jakiegoś rodzaju systemów zarządzania wiedzą, jednak niekiedy są one nieskuteczne lub fragmentaryczne.

Na przykład zanim dowiedziałem się o PKM , stworzyłem prywatną grupę WhatsApp — bez żadnych członków — w której przechowywałem przypadkowe myśli, cytaty z książek i pomysły, o których nie chciałem zapomnieć. Mimo że działa tymczasowo, nie można go rozbudowywać ani sortować, a późniejsze odnalezienie konkretnych notatek staje się wyzwaniem.

Dobrym punktem wyjścia do optymalizacji własnego systemu zarządzania jest zrozumienie jego podstawowych elementów i zasad.

Gromadź i przechowuj wiedzę

Gromadzenie i przechowywanie wiedzy polega na zbieraniu informacji z różnych źródeł i przechowywaniu ich w zaufanym systemie zewnętrznym. Nasze mózgi lepiej radzą sobie z generowaniem pomysłów niż ich przechowywaniem, dlatego celem jest przeniesienie ich do systemu zewnętrznego.

Oto kilka skutecznych metod gromadzenia i przechowywania wiedzy:

• Robienie notatek : Możesz preferować podobną metodę pisania w fizycznym notesie lub korzystać ze specjalnych aplikacji do robienia notatek bądź narzędzi do zarządzania wiedzą, takich jak Apple Notes, Google Keep, Obsidian lub Logseq.
• Dodaj zakładkę : zapisuj artykuły, filmy i inne zasoby online za pomocą narzędzi typu „przeczytaj je później”, takich jak Pocket, Instapaper czy Readwise, aby przechowywać cenne informacje do późniejszego wykorzystania.
• Nagrania audio/wideo : Użyj narzędzi do nagrywania głosu i aplikacji do wideokonferencji, takich jak Zoom czy Microsoft Teams, aby nagrywać spotkania, wywiady lub wykłady.

Bez względu na to, którą metodę wybierzesz, kluczem jest zapisywanie wszystkiego w jednym, centralnym miejscu — lub przynajmniej upewnienie się, że dane zostaną tam ostatecznie zapisane. W systemie rozproszonym, w którym notatki są rozproszone po wielu notatnikach, aplikacjach lub arkuszach papieru, wyszukiwanie informacji staje się trudne, a cel PKM zostaje „podważony”.

Narzędzie do nagrywania powinno być łatwo dostępne, np. kieszonkowy notatnik lub aplikacja umożliwiająca synchronizację między wieloma urządzeniami, ponieważ pomysły często przychodzą do głowy, gdy najmniej się ich spodziewasz. Ważne jest więc, aby mieć system, do którego można szybko przejść. Na tym etapie nie musisz martwić się o idealne przechowywanie notatek i pomysłów, ponieważ będziesz mieć na to czas na kolejnym etapie.

Organizowanie i wyszukiwanie wiedzy

Ten krok zapewnia, że ​​zgromadzona wiedza zostanie uporządkowana w sposób umożliwiający łatwe odszukanie jej w razie potrzeby, nawiązanie znaczących powiązań i efektywne wykorzystanie. Aby skutecznie organizować i przetwarzać informacje, zastanów się, w jaki sposób Twoje przyszłe „ja” uzyskałoby do nich dostęp i je zrozumiało. Dobrze zorganizowany system PKM będzie spełniał dwie główne funkcje:

• Określ priorytety pod kątem trafności : nie wszystkie informacje warto przechowywać. Organizowanie pozwala na odfiltrowanie tego, co ważne, i wyeliminowanie reszty.
• Napędzaj działanie : Uporządkowaną wiedzę łatwiej zrozumieć i zastosować, niezależnie od tego, czy chodzi o przekształcanie notatek ze spotkań w wykonalne zadania, pogłębianie wiedzy, czy syntezę pomysłów na projekt.

Więc chcesz stworzyć logiczną i spójną strukturę podczas porządkowania informacji. System ten powinien być dostosowany do Twoich indywidualnych potrzeb i sposobu pracy. Oto kilka podejść, które warto rozważyć:

• Foldery i tagi : Użyj folderów i tagów, aby grupować powiązane informacje. Na przykład możesz organizować notatki według projektu, tematu lub obszaru zainteresowania (np. projekty robocze,
• Rozwój osobisty lub Zdrowie i sprawność fizyczna). Tagi dodają określoną warstwę, dzięki której możesz łatwo wyszukiwać notatki według słów kluczowych.
• Linkowanie : Użyj narzędzi, które ułatwiają linkowanie notatek i pomysłów (takich jak Obsidian lub Logseq). Symuluje to sposób działania mózgu, tworząc sieć połączeń, która pomaga dostrzec powiązania między różnymi elementami wiedzy.
• Dodaj odpowiedni kontekst : np. datę, godzinę, lokalizację lub źródło — zapewnij punkt odniesienia, który ułatwi ci przypomnienie sobie informacji. Spróbuj także streścić informacje własnymi słowami. Dzięki temu łatwiej będzie ci się zaangażować w materiał, a także będziesz mieć pewność, że naprawdę rozumiesz informacje.

Kiedy systematycznie organizujesz swoją wiedzę, tworzysz logiczną strukturę, która pozwala ci szybko znajdować, odzyskiwać i wykorzystywać informacje. W miarę zdobywania nowej wiedzy i rozwoju Twoich potrzeb, Twoja struktura PKM będzie dostosowywać się do nowych przepływów pracy, priorytetów i narzędzi.

Dystrybucja i stosowanie wiedzy

Zarządzanie wiedzą osobistą nabiera realnego kształtu, gdy informacje są udostępniane i stosowane. Jednym z najskuteczniejszych sposobów utrwalenia przyswojonej i nabytej wiedzy jest dzielenie się nią z innymi. Można to zrobić poprzez nauczanie, współpracę z kolegami lub luźną dyskusję.

Wartość osobistego systemu zarządzania wiedzą leży nie tylko w dzieleniu się nią, ale także w jej zdolności do informowania o podejmowanych decyzjach i kierowania działaniami. Możesz przekształcić informacje zapisane w systemie PKM w listy zadań do wykonania lub cele. Na przykład wiadomości e-mail i notatki ze spotkań mogą stać się zadaniami do wykonania, a notatki z notatnika kierownictwa można wykorzystać do poprawy dynamiki zespołu.

Ostatecznie Twój osobisty system zarządzania wiedzą może stać się potężnym narzędziem kreatywnego rozwiązywania problemów, poprzez odkrywanie powiązań pomiędzy pozornie niezwiązanymi ze sobą pomysłami. Dzięki temu możesz odkrywać kreatywne rozwiązania, które nie są oczywiste.

Krótko mówiąc, dobrze zaprojektowany system zarządzania wiedzą osobistą stanowi ramy umożliwiające gromadzenie, organizowanie i stosowanie wiedzy w celu usprawnienia procesu uczenia się, podejmowania decyzji i zwiększania kreatywności. Wdrażając te zasady do swojego codziennego życia, możesz przekształcić rozbieżne pomysły w wartościowe spostrzeżenia i wykonalne wyniki.