Różnica między synchronizacją danych a kopią zapasową, którą musisz znać

Synchronizacja plików i tworzenie kopii zapasowych mogą wydawać się podobne, ale służą zupełnie innym celom, a nierozróżnianie ich może prowadzić do utraty danych.

Spis treści

• Co tak naprawdę oznacza synchronizacja danych?
• Jak działa kopia zapasowa? Czym się to różni od synchronizacji danych?
• Dlaczego nie polegać wyłącznie na synchronizacji?
• Dlaczego najlepszym rozwiązaniem jest połączenie synchronizacji danych i tworzenia kopii zapasowej?

Co tak naprawdę oznacza synchronizacja danych?

Synchronizując pliki, w zasadzie aktualizujesz je na wszystkich swoich urządzeniach. Gdy utworzysz dokument na komputerze stacjonarnym, zostanie on zsynchronizowany z usługą OneDrive i będzie dostępny na Twoim laptopie, tablecie lub smartfonie.

Jeśli edytujesz dokument w Dokumentach Google na swoim komputerze, synchronizacja gwarantuje, że zmiany zostaną natychmiast uwzględnione także na Twoim laptopie. Możesz nawet synchronizować dane przeglądarki, takie jak otwarte karty, zakładki, zapisane hasła itp.

Większość usług, takich jak OneDrive, Google Drive i Dropbox, ułatwia to zadanie, przechowując pliki w chmurze. Pliki te pojawią się na wszystkich podłączonych urządzeniach w czasie rzeczywistym lub natychmiast po nawiązaniu połączenia internetowego.

Synchronizacja jest niezwykle użyteczna dla osób, które potrzebują stałego dostępu do swoich plików, niezależnie od używanego urządzenia.

W szczególności system Windows ściśle integruje usługę OneDrive z systemem, umożliwiając przechowywanie dokumentów, zdjęć i elementów pulpitu w chmurze. Dzięki temu korzystanie z urządzenia jest bardzo płynne. Jeśli zalogujesz się na innym komputerze z systemem Windows, Twoje pliki będą tam, pod warunkiem, że zalogujesz się na tym samym koncie Microsoft. Ponadto istnieje mnóstwo innych świetnych usług przechowywania danych w chmurze, z którymi możesz synchronizować swoje pliki.

Jednak synchronizacja ma poważną lukę w zabezpieczeniach. Jeśli przypadkowo usuniesz plik z jednego urządzenia, zazwyczaj zostanie on usunięty również z pozostałych urządzeń. A jeśli plik ulegnie uszkodzeniu lub zostanie zainfekowany złośliwym oprogramowaniem, szkody te będą widoczne we wszystkich zsynchronizowanych wersjach.

Synchronizacja, choć wygodna, nie gwarantuje bezpieczeństwa.

Jak działa kopia zapasowa? Czym się to różni od synchronizacji danych?

Kopia zapasowa to osobna, zazwyczaj offline'owa kopia danych przechowywana w stanie, w jakim ją zapisałeś. Tak więc bez względu na to, jak bardzo edytujesz inne wersje pliku, kopia zapasowa pozostanie niezmieniona, chyba że zdecydujesz się zrobić to konkretnie dla tego pliku.

W przeciwieństwie do synchronizacji kopie zapasowe nie aktualizują się automatycznie przy każdej zmianie. To dobrze, bo jeśli coś stanie się z oryginalnym plikiem, kopia zapasowa pozostanie nienaruszona.

Najprostszym sposobem zrozumienia kopii zapasowych jest wyobrażenie sobie ich jako ubezpieczenia danych. Chronią dane przed usunięciem, uszkodzeniem, atakiem ransomware , nieudanymi aktualizacjami, a nawet awarią sprzętu. Jeśli coś pójdzie nie tak, zawsze możesz przywrócić poprzednią kopię danych, a nawet przywrócić cały system.

Istnieją również różne rodzaje kopii zapasowych. Kopie zapasowe na poziomie plików zapisują poszczególne pliki i foldery, natomiast kopie zapasowe obrazu systemu zapisują cały dysk, w tym ustawienia systemu Windows, aplikacje i pliki.

Następnie mamy kopię przyrostową, która zapisuje tylko zmiany wprowadzone od ostatniej kopii zapasowej. To dobry sposób na zaoszczędzenie miejsca i czasu, jeśli nie potrzebujesz ciągłego tworzenia kopii zapasowych swoich danych.

Dlaczego nie polegać wyłącznie na synchronizacji?

Synchronizacja może dać ci fałszywe poczucie bezpieczeństwa. Jasne, czujesz, że Twoje dane są bezpieczne, bo są „w chmurze”. Jeśli jednak nie tworzysz kopii zapasowych, wystarczy jeden wypadek, aby utracić wszystkie ważne dane.

I w takich sytuacjach synchronizacja naprawdę nie działa. Nie uchroni cię przed niebezpiecznymi sytuacjami. Załóżmy, że przypadkowo nadpisałeś coś ważnego w arkuszu kalkulacyjnym zapisanym w Arkuszach Google. Ponieważ jest zsynchronizowana, uszkodzona wersja zostanie zaktualizowana na każdym urządzeniu – natychmiast.

Na szczęście Google ma historię wersji. Nie daje to jednak gwarancji, że problem zostanie zauważony od razu lub że wersja, do której musisz powrócić, będzie dostępna.

Następnie pojawia się problem, którego zazwyczaj nie da się rozwiązać. Załóżmy, że Twoje pliki uległy uszkodzeniu lub zostały zainfekowane złośliwym oprogramowaniem lub oprogramowaniem wymuszającym okup. Synchronizacja może spowodować rozprzestrzenienie się zainfekowanych lub zaszyfrowanych plików na wszystkie Twoje urządzenia i do pamięci masowej w chmurze, co utrudni ich odzyskanie.

Choć niektóre usługi w chmurze oferują ograniczone okna odzyskiwania danych, nie powinny być one Twoją pierwszą ani jedyną linią obrony.

Funkcja Sync nie chroni również komponentów innych niż pliki, takich jak zainstalowane aplikacje lub ustawienia systemowe. Jeśli dysk twardy w komputerze z systemem Windows lub Mac ulegnie awarii, synchronizacja nie pomoże przywrócić wszystkich danych do pierwotnego stanu. Aby to zrobić, musisz wykonać odpowiednią kopię zapasową.

Dlaczego najlepszym rozwiązaniem jest połączenie synchronizacji danych i tworzenia kopii zapasowej?

Aby zapewnić pełną ochronę danych, należy połączyć narzędzia do synchronizacji z odpowiednimi narzędziami do tworzenia kopii zapasowych. Synchronizacja to narzędzie, które pozwala zachować produktywność i elastyczność, a kopia zapasowa to sieć bezpieczeństwa, która zapobiega awariom.

Użyj programu takiego jak OnlyOffice, który umożliwia synchronizację dokumentów i łatwe przenoszenie ich pomiędzy różnymi urządzeniami. Wiele osób używa OnlyOffice zamiast Google Docs (który ma dłuższą historię wersji), ponieważ wolą pisać w dokumentach na komputerze stacjonarnym. Można jednak wykorzystać dowolny pakiet dokumentów, np. Google lub Microsoft.

Następnie możesz skonfigurować system tworzenia kopii zapasowych za pomocą wbudowanej aplikacji, takiej jak Time Machine na komputerze Mac lub Windows Backup na komputerze z systemem Microsoft. Dzięki temu możesz wykonać kopię zapasową ważnych danych i ustawień oraz synchronizować pliki. Ponadto utworzenie kopii zapasowej nie nastręcza żadnych trudności. Możesz łatwo skonfigurować kopię zapasową najważniejszych danych w mniej niż 10 minut.

Oczywiście, jeśli pracujesz na urządzeniu mobilnym, takim jak iPhone lub urządzenie z systemem Android, istnieją inne opcje tworzenia kopii zapasowych i synchronizowania plików. Apple udostępnia świetny sposób synchronizowania danych z iCloud, dzięki czemu możesz wykonać kopię zapasową swojego iPhone'a na komputerze Mac lub PC z systemem Windows za pomocą iTunes.

Z drugiej strony urządzenia z systemem Android można synchronizować za pomocą konta Google. Kopię zapasową ustawień urządzenia możesz wykonać również za pośrednictwem oprogramowania Google lub producenta — Samsung oferuje prosty sposób na utworzenie kopii zapasowej Bezpiecznego Folderu na urządzeniach Galaxy.

Najbardziej korzystnym podejściem jest wykorzystanie kombinacji synchronizacji i kopii zapasowej. Synchronizacja pozwala na aktualizowanie plików, a tworzenie kopii zapasowych daje pewność, że jeden błąd nie spowoduje utraty wszystkich danych.