Śledź zmiany po ponownym otwarciu dokumentu

Aby śledzenie zmian pozostało włączone po ponownym otwarciu dokumentu, otwórz go, wybierz opcję „Włącz dla mnie i wszystkich” z menu „Śledzenie zmian”, a następnie zapisz dokument lub zezwól redaktorowi na jego zapisanie. Wybór dotyczy bieżącego dokumentu i wszystkich jego użytkowników; nie jest to osobiste, domyślne ustawienie dla każdego pliku na koncie. Jeśli potrzebujesz śledzenia tylko dla swojej bieżącej sesji, wybierz opcję „Włącz dla mnie” .

To rozróżnienie ma znaczenie, gdy współdzielony projekt musi konsekwentnie uwzględniać zmiany. W poniższym przykładzie zespół przegląda plan projektu. Zrzuty ekranu przedstawiają ilustrację interfejsu; etykiety i zachowanie menu są zgodne z aktualną dokumentacją ONLYOFFICE.

Co oznacza „domyślnie” w ONLYOFFICE Docs?

ONLYOFFICE oferuje dwa sposoby włączania śledzenia: wybór na poziomie sesji i wybór trwały dla dokumentu. Opcja „Włącz dla mnie” włącza śledzenie dla bieżącej sesji edycji, ale wyłącza je po ponownym załadowaniu lub otwarciu dokumentu. Opcja „ Włącz dla mnie i dla wszystkich” włącza śledzenie dla wszystkich użytkowników i utrzymuje je po ponownym załadowaniu lub otwarciu dokumentu.

Ta trwałość jest zachowaniem na poziomie dokumentu. Oficjalny podręcznik użytkownika opisuje ustawienie „dla mnie i wszystkich” jako obowiązujące wszystkich użytkowników po ponownym załadowaniu dokumentu. Mówi również, że inny użytkownik może wyłączyć to ustawienie ogólne dla wszystkich. Jest to zatem odpowiednie dla wersji roboczej lub współdzielonego dokumentu polityki, ale nie jest to niezmienna blokada ani preferencja dla całej dzierżawy. Podręcznik nie opisuje uniwersalnego ustawienia domyślnego dla każdego użytkownika, które automatycznie uruchamia śledzenie zmian w każdym nowym dokumencie.

Jak śledzisz postępy wszystkich?

1. Otwórz dokument z dostępem do edycji. Znajdź dokument w usłudze połączonego magazynu i otwórz go w Edytorze Dokumentów ONLYOFFICE. Jeśli plik jest tylko do odczytu, poproś jego właściciela o dostęp do edycji lub przeglądu; osoba przeglądająca nie może wprowadzić tej zmiany na poziomie dokumentu.
2. Otwórz menu „Śledzenie zmian”. Na górnej wstążce wybierz „Współpraca” , a następnie kliknij „Śledzenie zmian” . W zależności od układu edytora, możesz również użyć kontrolki stanu „Śledzenie zmian” w prawym dolnym rogu paska stanu. Jeśli kliknięcie kontrolki powoduje bezpośrednie przełączenie śledzenia, otwórz jej menu lub strzałkę, aby wyświetlić dostępne zakresy.
3. Wybierz opcję „Włącz dla mnie i wszystkich”. Nie wybieraj opcji „Włącz dla mnie”, jeśli współpracownicy również muszą mieć włączone śledzenie po ponownym otwarciu. Opcja globalna obowiązuje dla bieżącego dokumentu i wszystkich współautorów. Aplikacja ONLYOFFICE może wyświetlić powiadomienie, ponieważ to ustawienie zmienia stan udostępnionego dokumentu.
4. Wprowadź niewielką, celową edycję. Dodaj krótkie słowo lub frazę w bezpiecznym miejscu testowym, a następnie sprawdź, czy wstawienie jest widoczne jako śledzona zmiana. W ten sposób sprawdzisz, czy śledzenie faktycznie rejestruje zmiany, a nie tylko wyświetla aktywną kontrolkę wstążki.
5. Zapisz i ponownie otwórz dokument. Wdrożenia online zazwyczaj zapisują zmiany poprzez integrację z podłączoną pamięcią masową. Jeśli automatyczne zapisywanie jest wyłączone lub aplikacja hosta żąda zapisu, użyj dostępnego polecenia „Zapisz” i poczekaj na zakończenie. Zamknij dokument, otwórz go ponownie i upewnij się, że śledzenie zmian jest nadal włączone. Usuń lub zaakceptuj edycję testową, jeśli nie jest ona częścią dokumentu.

Czy to ustawienie blokuje włączenie opcji Śledzenie zmian?

Nie. Ustawienie współdzielone jest zachowywane po ponownym otwarciu, ale inny użytkownik może wybrać opcję „Wyłącz dla mnie i wszystkich” . W dokumentach ONLYOFFICE taka zmiana powoduje wyłączenie śledzenia dla wszystkich użytkowników, a współautorzy otrzymują odpowiedni alert. Jeśli proces wymaga ścieżki audytu, ustal, kto może zmieniać to ustawienie i przejrzyj historię wersji dokumentu lub ustawienia platformy pamięci masowej. Opcja „Włącz dla wszystkich” nie powinna być określana jako polityka egzekwowania administracyjnego.

Dostęp tylko do recenzji to inny przypadek. ONLYOFFICE informuje, że opcja „Śledzenie zmian” jest domyślnie włączona dla recenzenta i nie można jej wyłączyć, gdy dokument jest udostępniany z uprawnieniami „Tylko do recenzji”. Ten tryb jest przeznaczony do sugestii: recenzenci zgłaszają zmiany, a osoba z odpowiednimi uprawnieniami je akceptuje lub odrzuca. Należy go używać, gdy recenzent powinien zasugerować zmiany bez bezpośredniej edycji tekstu bazowego.

Czy integracja umożliwia przeglądanie dokumentu po jego otwarciu?

W przypadku integracji z osadzonym Docs, aplikacja hosta kontroluje konfigurację edytora. W FAQ API ONLYOFFICE wyjaśniono, document.permissionsjak dokument otwiera się w trybie śledzenia zmian/recenzji. Aby umożliwić zarówno edycję, jak i recenzowanie (w tym możliwość przejścia użytkowników do trybu recenzji), konfiguracja obejmuje:

document: {
  permissions: {
    edit: true,
    review: true
  }
},
editorConfig: {
  mode: "edit"
}

W przypadku użycia edit: falsekombinacji klawiszy i review: truedokument otwiera się tylko do przeglądu. Są to uprawnienia dostępu zapewniane przez integrację, a nie globalne preferencje, które zwykły użytkownik może ustawić w edytorze. Administratorzy powinni zastosować tę opcję w konfiguracji dokumentu hosta i zweryfikować ją w zintegrowanym edytorze. Przed wdrożeniem zmian w konfiguracji należy skorzystać z aktualnej dokumentacji API dotyczącej integracji i wersji Docs.

Do zwykłego użytkowania w ONLYOFFICE Workspace, NextCloud, ownCloud lub innej połączonej platformie, zamiast edytować konfigurację API, należy skorzystać z opcji udostępniania w menu edytora. Aplikacja hosta może kontrolować uprawnienia, zapisywanie, szablony i dostępne funkcje paska narzędzi.

Dlaczego brakuje opcji wyboru lub nie została ona utrzymana?

• Wybrano opcję „Włącz dla mnie”. Dotyczy to tylko bieżącej sesji. Otwórz ponownie menu i wybierz opcję „Włącz dla mnie i wszystkich”.
• Masz dostęp tylko do przeglądania lub do przeglądania. Dostęp tylko do przeglądania umożliwia automatyczne śledzenie, natomiast dostęp do przeglądania nie daje możliwości zmiany ustawień udostępniania. Poproś właściciela pliku o sprawdzenie poziomu dostępu.
• Opcja została zastąpiona przez współpracownika. Inny redaktor mógł zmienić udostępnione ustawienie. Otwórz ponownie menu „Śledź zmiany” i sprawdź, czy wybrany stan jest nadal aktywny.
• Edytor nie zapisał ani nie przeładował dokumentu poprawnie. Sprawdź, czy serwer hosta zgłasza zapisanie dokumentu, a następnie otwórz ponownie ten sam plik, a nie pobraną kopię lub starszą wersję.
• Przeglądasz preferencje wyświetlania. W Plik > Ustawienia zaawansowane znajdują się opcje dotyczące sposobu wyświetlania zmian w recenzjach, takie jak dymki lub podpowiedzi. Mają one wpływ na prezentację zmian w recenzjach, a nie na to, czy dokument śledzi zmiany.

Sprawdź wynik

Otwórz ponownie ten sam udostępniony dokument i sprawdź kontrolkę „Śledź zmiany”. Następnie wprowadź jedną nieszkodliwą edycję i upewnij się, że wstawiony lub usunięty tekst jest oznaczony do przeglądu. Jeśli kontrolka wskazuje, że śledzenie jest włączone, ale edycja nie jest oznaczona, sprawdź, czy znajdujesz się w dokumencie edytowalnym i czy zmiana została wprowadzona po aktywowaniu śledzenia. Jeśli chcesz, aby śledzenie było uruchamiane dla każdego nowo utworzonego pliku, użyj szablonu na poziomie hosta lub konfiguracji integracji tylko wtedy, gdy Twoja platforma obsługuje i dokumentuje ten przepływ pracy; opcja „Włączone dla mnie i wszystkich” w edytorze ma zastosowanie do bieżącego dokumentu.

Oficjalne źródła

• Centrum pomocy ONLYOFFICE: przeglądanie dokumentów — opcje menu, trwałość, zachowanie trybu „tylko do przeglądania” i wyświetlanie śledzonych zmian.
• FAQ dotyczące interfejsu API ONLYOFFICE Docs: Udostępnianie — konfiguracja edytora umożliwiająca otwieranie dokumentów z włączoną opcją przeglądania/śledzenia zmian.
• ONLYOFFICE Docs API: Recenzowanie — uprawnienia do przeglądania i ich interakcja z dostępem do edycji.
• Centrum pomocy ONLYOFFICE: Zaawansowane ustawienia Edytora dokumentów — preferencje wyświetlania, obejmujące sposób wyświetlania zmian w recenzjach.