Wysyłaj zbiorczo spersonalizowane wiadomości w Outlooku za pomocą korespondencji seryjnej

Korespondencja seryjna jest jak jeden ze starych znajomych, z którymi nie kontaktowałeś się od lat. Zawsze niedoceniany i ignorowany, aż do dnia, w którym rozpaczliwie go potrzebujesz.

Pobierz Microsoft Outlook na iOS

Pobierz Microsoft Outlook na Androida

Po prostu nie zdajesz sobie sprawy z jego potencjału, dopóki nie zostaniesz poproszony o kilkaset zaproszeń. Może są to zaproszenia ślubne, a może kilka etykiet adresowych i identyfikatorów. Nie martw się, możesz wysłać dużą liczbę spersonalizowanych wiadomości za pomocą Microsoft Outlook 2016 w ciągu zaledwie kilku minut i za pomocą kilku kliknięć. Poniższy artykuł poprowadzi cię do tego.

Kiedy należy użyć korespondencji seryjnej?

Korespondencja seryjna jest używana, gdy chcesz utworzyć wiele dokumentów, które są zasadniczo takie same, ale każdy dokument zawiera własne szczegóły. Wiadomości e-mail mają ten sam format i treść, a także grafikę, jeśli taka istnieje. Na przykład zaproszenia mają tę samą treść, z wyjątkiem nazwisk, adresów ...

W przeciwieństwie do wysyłania poczty do grupy osób, scalanie poczty czyni każdego adresata unikalnym odbiorcą.

Funkcja korespondencji seryjnej składa się z 2 części:

• Główny dokument (tutaj: Microsoft Word), w którym piszesz treść wiadomości e-mail.
• Zmiany źródła danych (tutaj: Kontakty Microsoft Outlook) to zazwyczaj adres i nazwa odbiorcy.

Te dwie części są „połączone”. W programie Outlook jako część pakietu Microsoft Office możesz użyć tej funkcji do wysyłania poczty do wielu osób, z których każda jest spersonalizowana dla osobnego kontaktu.

Microsoft Office pozwala na użycie różnych źródeł danych dla danych adresowych, na przykład możesz użyć arkuszy kalkulacyjnych Excel, a nawet bazy danych Access. Tutaj użyjesz kontaktów programu Outlook do wysyłania wiadomości e-mail.

Przygotuj kontakty do korespondencji seryjnej

Po uruchomieniu programu Outlook wykonujesz następujące kroki:

1. Otwórz Kontakty, aby wyświetlić listę kontaktów.

Wybierz kontakty ( Ctrl + kliknięcie ), które chcesz uwzględnić na spersonalizowanej liście e-mail. Aby łatwo zarządzać dużą listą, użyj dostępnej opcji Sortuj (kliknij strzałkę w dół obok pozycji Wszystkie ). można sortować według kategorii ( sortowanie według kategorii ) w tym samym menu rozwijanego.

Uwaga: korespondencja seryjna nie działa z listami dystrybucyjnymi.

2. Na Wstążce wybierz opcję korespondencji seryjnej> doskonalenie> grupa działań .

3. Na ekranie Kontakty korespondencji seryjnej wybierz Tylko wybrane kontakty, jeśli dla wybranego kontaktu zostanie wysłana spersonalizowana wiadomość e-mail. W opcji Scal wybierz następujące parametry:

• Typ dokumentu : Formularze.
• Scal z : e-mailem
• Wiersz tematu wiadomości : wiersz tematu pozostaje niezmieniony dla wszystkich wiadomości e-mail. W związku z tym wybierz opcję To przyciągnie twoją uwagę .

4. Kliknij OK, a następnie uruchomi się Microsoft Word, aby utworzyć osobistą wiadomość.

Twórz spersonalizowane wiadomości w programie Microsoft Word

Na karcie Mailing na wstążce wybierz linię powitania, aby rozpocząć wiadomość od linii powitania.

Jak widać tutaj, okno dialogowe zostało już wypełnione jako pierwsze. To tylko symbol zastępczy dla nazwy z listy kontaktów. Poniżej możesz sprawdzić podgląd nazwisk z listy. Możesz dostosować elementy za pomocą podanych tutaj opcji.

Pamiętaj, że pole Scal pochodzi z nagłówków kolumn na liście mailingowej. Jeśli więc występuje niezgodność, użyj pól dopasowania, aby upewnić się, że scalanie pozostanie dokładne. Jeśli pole, które chcesz wskazać jako Niezgodne , kliknij listę rozwijaną dla tego pola i wybierz nazwę kolumny pasującą do tej kolumny na liście.

Po kliknięciu OK w dokumencie programu Word zostanie wyświetlone pole zastępcze linii powitania. Możesz wprowadzić dodatkowe informacje dla dokumentu z dodatkowymi polami.

Kliknij Wstaw pole korespondencji seryjnej . Dane te powinny być wyświetlane w oryginalnym źródle danych, którym w tym przypadku są dane kontaktowe w programie Outlook.

Aby sformatować linię powitania tak, jak chcesz, podświetl całe pole, w tym końcowe znaki. Przejdź do karty Strona główna i użyj ustawień czcionek . Również ustawienie odstępu między wierszami , aby upewnić się, że rozstaw linia zgodne z odległości pozostałej części dokumentu.

Wpisz treść wiadomości

Otwarcie wiadomości to symbol zastępczy GreetingLine i / lub wszelkie pola, które wstawiłeś za pomocą dodatkowych dodatków. Teraz zaczynasz komponować wiadomość.

Po zakończeniu treści wiadomości kliknij przycisk Zakończ i scal> Wyślij wiadomości e-mail. Kliknij przycisk OK w oknie dialogowym Scal do wiadomości e-mail.

Program Word wysyła następnie poszczególne litery na każdy odpowiedni adres e-mail. Nie możesz CC ani BCC innych adresatów ani dodawać załączników do wiadomości e-mail.

Możesz zapisać dokument użyty do korespondencji seryjnej, ponieważ zapisuje on również link do źródła danych, tj. Kontaktów. Po otwarciu dokumentu korespondencji seryjnej wybierz opcję Tak, gdy program Word wyświetli monit o pozostanie w kontakcie.

Gdy się do tego przyzwyczaisz, cały proces zajmuje tylko kilka minut od początku do końca. Ponadto zamiast spędzać czas na pisaniu wiadomości e-mail dla każdej osoby, możesz teraz zrobić to samo dla grupy, niezależnie od liczby osób w grupie.