Zaplanuj niezawodne kopie zapasowe dla obszaru roboczego ONLYOFFICE

W przypadku portalu ONLYOFFICE Workspace hostowanego samodzielnie, włącz zaplanowane kopie w Panelu sterowania w sekcji Ustawienia wspólne > Kopia zapasowa > Automatyczne kopie zapasowe , wybierz miejsce docelowe, ustaw harmonogram i limit przechowywania, a następnie zapisz. Usługa ONLYOFFICE Workspace Cloud korzysta z podobnej opcji w sekcji Ustawienia > Zarządzanie danymi > Kopia zapasowa , ale automatyczne tworzenie kopii zapasowych jest dostępne tylko w planach, które ją obejmują. Zapisany harmonogram to dopiero początek: upewnij się, że archiwum dotrze do miejsca docelowego i przechowuj kopię odzyskiwania oddzielnie od portalu.

Ten przewodnik koncentruje się na wbudowanej funkcji automatycznego tworzenia kopii zapasowych, opisanej dla ONLYOFFICE Workspace. Sformułowania menu i dostępne miejsca docelowe mogą się różnić w zależności od wdrożenia i podłączonych integracji. Aktualne kroki dotyczące produktu można znaleźć w instrukcji tworzenia kopii zapasowych i przywracania danych w Panelu sterowania ONLYOFFICE .

Przed włączeniem automatycznego tworzenia kopii zapasowych

Kopia zapasowa to przywracalne archiwum danych portalu. W samodzielnie hostowanym Panelu sterowania serwer poczty może wymagać dodatkowych ustawień dostępu do plików poczty; zapoznaj się z oddzielnymi instrukcjami ONLYOFFICE dotyczącymi tworzenia kopii zapasowych danych poczty w celu wdrożenia. Powiązana procedura poczty wyraźnie informuje, że nie dotyczy ona systemu Windows. Retencja to liczba kopii zapasowych przechowywanych przez system przed usunięciem starszych. Wybierz ustawienia, mając na uwadze zarówno odzyskiwanie, jak i pojemność pamięci masowej.

• Sprawdź swoją wersję i dostęp. W przypadku instalacji serwerowej zaloguj się na konto administratora i potwierdź, że możesz otworzyć Panel sterowania. W wersji chmurowej sprawdź, czy Twój plan cenowy obejmuje automatyczne tworzenie kopii zapasowych.
• Przygotuj miejsce docelowe. Panel sterowania obsługuje moduł Dokumenty i obsługiwane zewnętrzne pamięci masowe połączone z Dokumentami, w tym usługi takie jak Dysk Google i WebDAV. Konto zewnętrzne musi być połączone, udostępnione i umieszczone w Dokumentach Wspólnych, aby można było je wybrać. Tymczasowe miejsce docelowe jest przeznaczone do ręcznego tworzenia kopii zapasowych i nie jest miejscem docelowym dla kopii automatycznych.
• Zdecyduj, czy Mail ma zostać umieszczony w archiwum. Wybierz opcję „Uwzględnij Mail w kopii zapasowej”, jeśli dane Mail portalu muszą być możliwe do odzyskania. ONLYOFFICE ostrzega, że ​​jeśli Mail zostanie pominięty, dane zostaną utracone po przywróceniu i konieczne będzie ponowne połączenie kont pocztowych.
• Zaplanuj dane wrażliwe. ONLYOFFICE zwraca uwagę, że po włączeniu szyfrowania nowo utworzone archiwum kopii zapasowej zawiera odszyfrowane pliki; pliki są ponownie szyfrowane na dysku po przywróceniu. Ogranicz dostęp do miejsca docelowego i chroń pobrane archiwum.

Ustaw cel i harmonogram

1. Otwórz stronę Kopia zapasowa. W portalu hostowanym samodzielnie zaloguj się, otwórz Panel sterowania, a następnie wybierz Ustawienia ogólne > Kopia zapasowa . W Workspace Cloud otwórz Ustawienia, wybierz Zarządzanie danymi , a następnie Kopia zapasowa . Nawigacja i opcje w chmurze są opisane w oficjalnym przewodniku dotyczącym tworzenia kopii zapasowych i przywracania w chmurze .
2. Włącz automatyczne tworzenie kopii zapasowych. Włącz opcję w sekcji Automatyczne tworzenie kopii zapasowych. Jeśli opcja jest niedostępna lub wyłączona, sprawdź swój plan Cloud lub upewnij się, że jesteś w Panelu sterowania Workspace, a nie w ustawieniach innego produktu ONLYOFFICE.
3. Wybierz miejsce przechowywania kopii. Wybierz podłączone miejsce docelowe z dostępnych opcji przechowywania. Jeśli korzystasz z usługi innej firmy, upewnij się najpierw, że jest ona połączona z Dokumentami i dostępna w sekcji Dokumenty wspólne. Automatyczne tworzenie kopii zapasowych nie oferuje tymczasowego przechowywania.
4. Wybierz opcję „Uwzględnij pocztę w kopii zapasowej”. Zaznacz „Uwzględnij pocztę w kopii zapasowej”, jeśli dane poczty mają być uwzględnione. Pozostawienie pustego pola zmienia zakres możliwości odzyskiwania, więc zanotuj tę decyzję dla osób odpowiedzialnych za przywracanie portalu.
5. Ustaw częstotliwość i godzinę. Wybierz opcję dzienną, tygodniową lub miesięczną i wprowadź odpowiednią godzinę, dzień tygodnia lub dzień miesiąca. Zaplanuj tworzenie kopii zapasowych na okres, w którym aktywność portalu jest niska, jeśli odpowiada to Twojemu zespołowi, i wybierz strefę czasową, którą rozumieją administratorzy. Dokumentacja wymienia te opcje harmonogramu, ale nie określa jednego, uniwersalnego, najlepszego czasu.
6. Ustaw maksymalną liczbę kopii i zapisz. Wybierz wartość retencji od 1 do 30, a następnie kliknij Zapisz . Po osiągnięciu limitu starsze kopie są automatycznie usuwane, więc bardzo niski limit może pozostawić mniej punktów odzyskiwania niż wymaga tego polityka.

Wybierz magazynowanie i retencję wspierające odzyskiwanie

Zapisywanie archiwów w pamięci masowej dokumentów portalu jest proste, ale zużywa pamięć masową portalu. Może to również narazić archiwum na ten sam incydent związany z pamięcią masową lub serwerem, co działający portal. Aby zapewnić skuteczniejsze odzyskiwanie danych, rozważ użycie połączonego, zewnętrznego serwera docelowego, do którego Twój zespół będzie miał niezależny dostęp, zgodnie z zasadami bezpieczeństwa i przechowywania danych obowiązującymi w organizacji. Jest to zalecenie operacyjne, a nie gwarancja, że ​​dany dostawca sprawdzi się w każdym wdrożeniu.

Retencja to liczba, a nie okres. Na przykład, przechowywanie czterech kopii co tydzień daje cztery zaplanowane punkty odzyskiwania; nie gwarantuje to pełnego miesiąca historii w przypadku zmiany harmonogramu lub niepowodzenia uruchomienia. Przed wyborem maksymalnej wartości oszacuj rozmiar archiwum i dostępną pojemność docelową. Dokumentacja Panelu sterowania podaje, że maksymalna liczba kopii może wynosić od 1 do 30; nie gwarantuje ona jednak określonego rozmiaru archiwum ani czasu jego ukończenia.

Zweryfikuj pierwszą kopię zapasową i unikaj typowych błędów

Po zapisaniu wróć do sekcji Automatyczne kopie zapasowe i sprawdź, czy funkcja jest nadal włączona, a miejsce docelowe, wybrany adres e-mail, harmonogram i maksymalna liczba kopii są zgodne z Twoim planem. Następnie sprawdź wybrane miejsce docelowe po pierwszym zaplanowanym uruchomieniu. W przewodniku po Panelu sterowania napisano, że ukończone kopie zapasowe są przechowywane jako .tar.gzpliki z nazwą w formacie portal-name_date_time.tar.gz. Harmonogram widoczny na ekranie sam w sobie nie dowodzi utworzenia archiwum.

Jeśli plik jest niedostępny, sprawdź, czy wybrany nośnik jest nadal podłączony i możliwy do zapisu, czy minął kolejny zaplanowany czas i czy archiwum nie zostało zapisane w innym wybranym folderze. Nie „naprawiaj” tego problemu, obniżając uprawnienia na dużą skalę ani przechowując dane uwierzytelniające w narażonej lokalizacji; skorzystaj z obsługiwanych przez usługę ustawień połączenia i uprawnień administratora.

Aby uzyskać większą pewność, należy przeprowadzić kontrolowany test przywracania, korzystając z oficjalnej procedury przywracania w odpowiednim środowisku testowym, zamiast nadpisywać działający portal. Kopia zapasowa ma wartość praktyczną tylko wtedy, gdy zespół może ją zlokalizować i przywrócić potrzebne dane. Należy również zwrócić uwagę na dwa ograniczenia zawarte w podręczniku Panelu sterowania: dane licencji nie są uwzględniane, dlatego plik licencji musi zostać ponownie przesłany po przywróceniu; a kopia zapasowa poczty wymaga udokumentowanej konfiguracji serwera poczty i dostępu, gdy ten komponent jest zewnętrzny w stosunku do portalu.

Ostateczna kontrola: funkcja jest włączona, miejsce docelowe jest osiągalne, wybór opcji Poczta jest celowy, harmonogram i retencja są zapisane, a nowo utworzone archiwum jest widoczne w miejscu docelowym. Przechowuj co najmniej jedną kopię zapasową poza główną pamięcią masową portalu, jeśli plan odzyskiwania wymaga ochrony przed incydentem obejmującym cały portal.