Jak sortować w Excelu

Chociaż większość organizacji gromadzi dane, aby pomóc w podejmowaniu decyzji, często trafiają one do Excela w niezorganizowanym formacie. W związku z tym zrozumienie zależności, wzorców i trendów w danych może być trudne.

Na szczęście w programie Excel można wykonywać różne czynności, na przykład dodawać tabele i zaokrąglać komórki , ale jak sortować dane? Jeśli nigdy nie korzystałeś w tym celu z Excela, jesteś we właściwym miejscu. W tym artykule wyjaśniono, jak sortować dane w programie Excel w grupie lub w całym arkuszu kalkulacyjnym. 

Co warto wiedzieć o sortowaniu danych w programie Excel

Pomyślne sortowanie danych w programie Excel wymaga przygotowania arkusza kalkulacyjnego na różne sposoby. Najpierw powinieneś usunąć puste komórki, ponieważ Excel je posortuje, wpływając na sumy i inne sformułowane elementy.

Następnie dane w kolumnach powinny być tego samego typu. Na przykład, jeśli kolumna zawiera daty, w zakresie komórek nie powinny znajdować się żadne inne formy danych, takie jak tekst czy liczby, w przeciwnym razie sortowanie nie powiedzie się.

Możesz także sprawdzić i usunąć duplikaty w programie Excel przed sortowaniem komórek lub kolumn, aby upewnić się, że po sortowaniu nic się nie dzieje.

Wreszcie, ważne jest, aby mieć kopię zapasową danych na wypadek, gdyby coś poszło nie tak w trakcie procesu. 

Sortowanie danych alfabetycznie w Excelu

Jeśli masz prostą kolumnę, którą chcesz posortować alfabetycznie, możesz zaznaczyć komórki i wybrać opcje sortowania. Jednak Excel sortuje tylko wybrane komórki, co może zepsuć cały arkusz kalkulacyjny.

Jeśli powyższa opcja Ci odpowiada, to świetnie. Jeśli tak się nie stanie, masz dwie możliwości:

• W przypadku arkuszy kalkulacyjnych z przerwami między wierszami lub kilkoma nagłówkami w jednej kolumnie zaznacz komórki kolumn, które chcesz posortować (w wybranej kolumnie), łącznie ze wszystkimi powiązanymi wierszami, a następnie wybierz opcje sortowania.
  
• W przypadku dużych arkuszy kalkulacyjnych bez przerw między wierszami możesz zaznaczyć cały arkusz kalkulacyjny (przydatne, gdy uwzględnione są nagłówki), określić kolumnę do sortowania, a następnie wybrać opcje sortowania.
  

Obie powyższe opcje sortowania programu Excel przenoszą wszystkie dane wierszy wraz z posortowanymi danymi kolumn, aby zachować wszystkie powiązania. Oto jak to zrobić.

Jak posortować sekcję danych alfabetycznie w programie Excel

1. Aby posortować kolumnę w sekcji, zaznacz wszystkie wiersze i kolumny zawierające dane kolumn, które chcesz posortować. Nie wybieraj żadnych nagłówków.
2. Wybierz kartę Dane  na pasku menu, aby otworzyć powiązaną z nią Wstążkę.
3. Wybierz opcję Sortuj  , aby otworzyć menu dialogowe sortowania. Nie używaj „AZ” ani „ZA”, ponieważ wykorzystują one aktualnie ustawione opcje z menu Sortuj  , co może wszystko zepsuć.
4. Odznacz pole Moje dane mają nagłówki, jeśli jeszcze tego nie zrobiono.
5. Wybierz kolumnę sortowania z listy rozwijanej Kolumna  .
6. Wybierz Wartości komórek z listy rozwijanej Sortuj według  .
7. Kliknij opcję A do Z lub Z do A  jako metodę sortowania z listy rozwijanej „Zamówienie”. Komórki zawierające litery i cyfry zostaną posortowane w kolejności od lewej do prawej.
8. Kliknij OK  , aby zapisać ustawienia sortowania.
9. Excel wyświetli teraz wyniki posortowane alfabetycznie. Wiersz danych w każdej kolumnie również przesuwa się wraz z posortowanymi komórkami.

Jak posortować kolumnę danych alfabetycznie w programie Excel

W przeciwieństwie do sortowania sekcji danych, sortowanie kolumny wymaga wybrania całego arkusza kalkulacyjnego. Jeśli wybierzesz kolumnę, przesuną się tylko dane, co spowoduje zamieszanie w całym arkuszu kalkulacyjnym. Jeśli masz więcej niż jeden nagłówek w kolumnie, musisz skorzystać z powyższego procesu, który sortuje sekcje. Po wybraniu całego arkusza możesz wybrać kolumnę do sortowania i wszystkie inne opcje sortowania, wykonując poniższe czynności.

1. Otwórz arkusz kalkulacyjny i kliknij przycisk Zaznacz wszystko  w lewym górnym rogu arkusza, tuż pod polem „Nazwa”.
   
2. Kliknij kartę Dane  na pasku menu, aby otworzyć znajdującą się pod nią wstążkę opcji.
3. Wybierz opcję Sortuj  , aby otworzyć menu dialogowe sortowania. Nie klikaj „AZ” ani „ZA” na Wstążce, ponieważ reagują one na podstawie bieżących ustawień znajdujących się w menu Sortuj  . To mogłoby wszystko zepsuć.
   
4. Zaznacz pole Moje dane mają nagłówki  w oknie dialogowym Sortuj, ponieważ wybrane zostały wszystkie nagłówki. Pamiętaj, że w każdej kolumnie możesz mieć tylko jeden nagłówek. W przeciwnym razie będziesz musiał sortować według sekcji, korzystając z powyższego procesu.
5. Wybierz kolumnę sortowania z listy rozwijanej Kolumna  . Powinien wyświetlać nazwy nagłówków zamiast liter kolumn.
6. Z listy rozwijanej Sortuj według wybierz Wartości komórek  .
   
7. Wybierz opcję sortowania od A do Z lub Z do A z listy rozwijanej Kolejność  . Komórki zawierające cyfry i litery zostaną posortowane od lewej do prawej, więc „IN0119” i „IN0118” zostaną posortowane jako „IN0018”, a następnie „IN0019” w przypadku użycia opcji „A do Z”.
8. Kliknij OK po zakończeniu. Arkusz kalkulacyjny zostanie posortowany alfabetycznie w oparciu o wybraną kolumnę. Jeśli pomyliłeś lub nie podobały Ci się wyniki, użyj opcji Cofnij  .

Co warto wiedzieć o sortowaniu danych numerycznie lub chronologicznie w programie Excel

Sortowanie danych numerycznie lub chronologicznie nie różni się zbytnio od sortowania alfabetycznego, ale dostępne są różne opcje sortowania. Excel identyfikuje dane w komórkach i przedstawia opcje sortowania na podstawie tych kryteriów. Podobnie jak w przypadku wszystkich opcji sortowania, usuń puste komórki i wiersze w dokumencie Excel , w przeciwnym razie będzie to miało wpływ na posortowane wyniki.

Daty dadzą Ci wersety „Od najstarszych do najnowszych” i „Od najnowszych do najstarszych” wersety „A do Z” i „Z do A”. Liczby dadzą ci „od najmniejszego do największego” i „największy” do najmniejszego”.

W zależności od tego, czy chcesz posortować sekcję numerycznie/chronologicznie, czy całą kolumnę, sprawdź poniższe procesy.

Jak posortować sekcję danych numerycznie/chronologicznie w programie Excel

Sortowanie sekcji danych chronologicznie (np. daty) lub numerycznie (np. liczby) jest podobne do sortowania alfabetycznego, z tą różnicą, że opcje sortowania są inne.

1. Aby posortować sekcję kolumny numerycznie/chronologicznie w sekcji danych, wybierz wiersze zawierające dane kolumny, które chcesz posortować, ale nie zaznaczaj żadnych nagłówków.
   
2. Kliknij zakładkę Dane  znajdującą się na pasku menu. Ta akcja otwiera odpowiednią Wstążkę opcji znajdującą się pod nią.
3. Wybierz opcję Sortuj  , aby otworzyć menu dialogowe sortowania. Nie klikaj „AZ” ani „ZA” na Wstążce, ponieważ reagują one na podstawie bieżących ustawień znajdujących się w menu Sortuj  . To mogłoby wszystko zepsuć.
   
4. Usuń zaznaczenie pola Moje dane mają nagłówki,  jeśli jeszcze tego nie zrobiono, ponieważ w poprzednich krokach nie wybrano żadnych nagłówków. To czystszy sposób sortowania.
5. Wybierz kolumnę sortowania znajdującą się na liście rozwijanej Kolumna  .
   
6. Z listy rozwijanej Sortuj według wybierz Wartości komórek  .
7. Z listy rozwijanej Kolejność wybierz opcję Od najstarszego do najnowszego lub Od najnowszego do najstarszego  .
   
8. Kliknij OK  , aby zapisać ustawienia sortowania. Zobaczysz kolumnę sekcji posortowaną chronologicznie lub numerycznie. Wszystkie wiersze powinny pojawić się z odpowiednimi komórkami kolumn.

Jak sortować wiele kolumn w programie Excel

Czasami może być potrzebnych wiele kryteriów sortowania, aby dane były łatwiejsze do interpretacji. Jednak sortowanie wielu kolumn może spowodować niepoprawną zmianę układu danych, w zależności od układu arkusza kalkulacyjnego.

Sortowanie wielokrotne powinno opierać się na sortowaniu podstawowym, po którym następuje precyzyjna kolejność sortowania, np. „Data zakupu”, po której następuje „Kategoria produktu”, a następnie „Sekcja działu”.

Powyższy przykład oznacza, że ​​Excel będzie sortował najpierw na podstawie dat zakupu, a następnie według kategorii produktów w ramach każdej powiązanej daty zakupu. W tym momencie zobaczysz listę wszystkich kategorii zakupionych produktów chronologicznie pod każdą datą.

Najważniejsze jest to, że Excel sortuje na podstawie ustalonej przez Ciebie kolejności, więc najpierw sortuje kolumnę „Data zakupu”, a następnie kolumnę „Kategorie produktów” w ramach każdej daty.

W każdym razie najlepiej jest skopiować arkusz kalkulacyjny, pracować na duplikacie w celach porównawczych i chronić oryginalne dane przed uszkodzeniem.

1. Otwórz odpowiedni arkusz kalkulacyjny i wybierz dowolną komórkę, a następnie przejdź do paska menu u góry i kliknij kartę Dane  .
   
2. Wybierz opcję Sortuj  na pasku menu u góry, aby otworzyć okno dialogowe sortowania.
3. Przejdź do sekcji Kolumna  w oknie dialogowym i kliknij  menu rozwijane Sortuj według . Wybierz podstawową kolumnę sortującą.
4. Wybierz listę rozwijaną Sortuj według  i wybierz Wartości komórek.
   
5. Kliknij listę rozwijaną Zamówienie  i wybierz kryteria sortowania, których chcesz użyć.
6. Przejdź do lewego górnego rogu i wybierz Dodaj poziom.  Spowoduje to dodanie nowej sekcji sortowania.
   
7. W sekcji Kolumna kliknij menu rozwijane Następnie według  i wybierz następną kolumnę, którą chcesz posortować. Będzie to druga funkcja sortująca, która sortuje w obrębie pierwszej.
8. Kliknij menu rozwijane Sortuj według i Porządek  , a następnie wybierz preferowane kryteria.

Pamiętaj, że kolumna, którą wybierzesz jako pierwsza, stanie się głównym kluczem sortowania. Drugi rodzaj filtruje w obrębie pierwszego, a trzeci w obrębie drugiego. Jeśli sortowanie drugiej lub trzeciej kolumny koliduje z kryteriami ustawionymi w pierwszej kolumnie, pozostanie ona nieposortowana.

Jak sortować dane w niestandardowej kolejności w programie Excel

Możesz posortować dane przy użyciu opcji, których domyślnie nie ma w programie Excel, na przykład sortowania według Małego , Średniego , Dużego i Bardzo Dużego . Sortowanie alfabetyczne umieszcza je w niewłaściwej kolejności, natomiast sortowanie numeryczne/chronologiczne nie ma zastosowania. W takim przypadku możesz utworzyć niestandardową kolejność sortowania.

1. Otwórz arkusz kalkulacyjny zawierający dane, które chcesz posortować.
2. Przejdź do paska narzędzi u góry i wybierz Dane.
   
3. Wybierz opcję Sortuj  na pasku menu.
4. Przejdź do sekcji „Kolumna”, kliknij menu Sortuj według  i wybierz główną kolumnę sortowania.
   
5. Z listy rozwijanej Sortuj według  wybierz Wartości komórek,  aby posortować na podstawie zawartości.
   
6. Kliknij listę rozwijaną Kolejność  , a następnie wybierz  kryteria sortowania od A do Z lub Z do A.
7. Aby dodać sortowanie wtórne, kliknij przycisk Dodaj poziom  .
8. Wykonaj poprzednie kroki sortowania: Ustaw opcje Sortuj według , Sortuj według i Porządek  , a następnie naciśnij OK.
   

Jak posortować wiersz w programie Excel

Podstawowa struktura programu Excel organizuje dane w kolumny. Czasami jednak dane mogą mieć układ poziomy, w którym każdy wiersz zawiera inny atrybut zbioru danych. W tym przypadku logicznym sposobem uporządkowania danych jest sortowanie wierszy.

Oto jak to się robi:

1. Gdy dane, które chcesz posortować, są otwarte w arkuszu kalkulacyjnym programu Excel, naciśnij kursor na pierwszej komórce wiersza, który chcesz posortować, i przeciągnij ją, aby zaznaczyć wszystkie komórki zawierające dane. 
   
2. Przejdź do paska nawigacyjnego u góry i dotknij opcji Dane  . 
   
3. Stuknij opcję Sortuj  , aby otworzyć okno dialogowe z opcjami sortowania. 
4. Wybierz Opcje w prawym górnym rogu okna dialogowego. 
5. W wyskakującym okienku Opcje sortowania wybierz opcję Sortuj od lewej do prawej  i naciśnij OK .
   
6. Przejdź do sekcji Sortuj według  i kliknij menu rozwijane. 
7. Wybierz Wiersz 1 , Wiersz 2 lub dowolny wiersz, który chcesz posortować, i dotknij przycisku OK  . Spowoduje to automatyczne posortowanie danych.
   

Sortuj swój arkusz kalkulacyjny

Nieposortowane dane nigdy nie mają sensu. Co gorsza, ręczne organizowanie może zająć trochę czasu i prowadzić do błędów ludzkich. W programie Excel możesz sortować dane w dowolnym formacie i tworzyć własne kryteria. 

Następnie możesz także dowiedzieć się, jak używać funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO w programie Excel w celu znalezienia potrzebnych danych.