Twórz wypełnialne pliki PDF z formularzy w programie LibreOffice Writer

Aby utworzyć plik PDF z możliwością wypełniania w LibreOffice Writer, dodaj kontrolki formularza do dokumentu, a następnie wyeksportuj go jako PDF z włączoną opcją Utwórz formularz PDF . Zapisz edytowalny plik Writer jako główny; plik PDF będzie wersją, którą wypełnią odbiorcy.

Zanim dodasz pola

Użyj kontrolek formularza Writer, gdy musisz wpisać tekst w pola tekstowe, pola wyboru lub wybrać z listy w pliku PDF. Różni się to od rysowania pustych linii lub kwadratowych symboli na stronie: wyglądają one tylko jak pola i nie akceptują danych wejściowych. Kontrolki formularza w LibreOffice pomagają w dokumentacji dostępnych kontrolek oraz sposobu ich wstawiania i edycji.

Najpierw zaplanuj stronę. Na przykład jednostronicowy formularz rejestracyjny może wymagać podania imienia i nazwiska, adresu e-mail, kategorii i zgody. Używaj krótkich monitów, zostaw wystarczająco dużo miejsca na odpowiedzi i grupuj powiązane opcje. Prosta tabela może pomóc w wyrównaniu etykiet i kontrolek; usuń lub złagodź obramowanie tabeli, jeśli nie powinno się ono pojawić w wydrukowanym formularzu.

• Przed dodaniem kontrolek zapisz kopię roboczą jako plik tekstowy OpenDocument (.odt).
• Zdecyduj, które odpowiedzi wymagają swobodnego tekstu, pojedynczego wyboru lub odpowiedzi tak/nie.
• Umieść etykiety obok pól, aby użytkownicy mogli łatwo zrozumieć poszczególne kontrolki podczas poruszania się po pliku PDF za pomocą klawiszy Tab.

Wstawianie interaktywnych elementów sterujących w programie Writer

1. Wyświetl pasek narzędzi Kontrolki formularza. Wybierz Widok > Paski narzędzi > Kontrolki formularza . Jeśli Twój interfejs korzysta z innego układu menu, poszukaj Kontrolek formularza w menu Wstaw lub w menu Formularz; dostępne punkty wejścia mogą się różnić w zależności od wersji i układu interfejsu.
2. Włącz tryb projektowania. Na pasku narzędzi Formanty formularza włącz tryb projektowania, aby móc umieszczać i edytować formanty. W LibreOffice tryb projektowania jest opisany jako tryb edycji formantów; wyłączenie go umożliwia korzystanie z nich.
3. Dodaj kontrolkę. Kliknij kontrolkę, taką jak Pole tekstowe, Pole wyboru, Przycisk opcji lub Pole kombi, na pasku narzędzi. Następnie kliknij i przeciągnij na stronie, do której należy kontrolka. Powtórz dla każdej odpowiedzi. Pole tekstowe akceptuje tekst wpisany; pole wyboru rejestruje wybór włączenia/wyłączenia; przyciski opcji obsługują wzajemnie wykluczające się opcje; a pole kombi wyświetla listę rozwijaną.
4. Utrzymuj kontrolki w jednej linii. Umieść każde pole konsekwentnie obok jego etykiety. Pola tekstowe powinny być wystarczająco długie, aby pomieścić oczekiwane odpowiedzi i upewnij się, że długie monity nie kolidują z kontrolkami. Unikaj używania kilku niemal identycznych pustych wierszy zamiast jednego użytecznego pola tekstowego.

Ustaw właściwości pola i nawigację

Kliknij prawym przyciskiem myszy kontrolkę i wybierz opcję Właściwości kontrolki , aby edytować jej ustawienia. Nadaj każdemu polu użyteczną, unikalną nazwę, taką jak pełna_nazwa lub adres_e-mail . Nazwy ułatwiają identyfikację pól, jeśli odpowiedzi zostaną później zebrane lub przetworzone. Dodaj widoczną etykietę lub tekst objaśniający na stronie; nie polegaj na technicznej nazwie pola, aby wyjaśnić, co odbiorca powinien wpisać.

W przypadku listy rozwijanej wprowadź jasne opcje i zdecyduj, czy użytkownicy mogą wpisywać wartości spoza listy. Pole kombi w LibreOffice zezwala na wpisywanie wartości, chyba że ma ustawioną właściwość „tylko do odczytu”. Użyj pola listy, gdy użytkownik powinien dokonać wyboru z listy. W przypadku opcji „jeden z wielu” użyj przycisków opcji i nadaj przyciskom w tej samej grupie tę samą właściwość „Nazwa”; oddzielne grupy powinny używać różnych nazw.

Sprawdź kolejność kart oraz układ strony. Wybierz Formularz > Kolejność aktywacji , aby sprawdzić lub zmienić kolejność, w jakiej kontrolki otrzymują fokus po naciśnięciu klawisza Tab. Logiczna kolejność zazwyczaj odpowiada kolejności czytania: od góry do dołu, a następnie od lewej do prawej. Wyłącz tryb projektowania i klikaj kontrolki w programie Writer, aby sprawdzić, czy reagują zgodnie z oczekiwaniami. Włącz ponownie tryb projektowania, jeśli chcesz wprowadzić zmiany.

Eksportuj plik PDF z możliwością wypełnienia

1. Zapisz zaktualizowany plik główny .odt.
2. Wybierz Plik > Eksportuj jako > Eksportuj jako PDF . W opcjach PDF pozostań na karcie Ogólne.
3. W sekcji Formularze wybierz opcję Utwórz formularz PDF . LibreOffice informuje, że ta opcja tworzy formularz PDF, który użytkownicy mogą wypełnić i wydrukować. Ten sam panel zawiera ustawienie formatu przesyłania – FDF, PDF, HTML lub XML – które kontroluje format używany podczas przesyłania formularza z pliku PDF.
4. Wybierz format „Prześlij” tylko wtedy, gdy Twój przepływ pracy korzysta ze skonfigurowanej akcji przesyłania i wiesz, w jaki sposób przesłane dane zostaną odebrane. Zaznaczenie opcji „Utwórz formularz PDF” samo w sobie nie tworzy skrzynki odbiorczej poczty e-mail, punktu końcowego w przeglądarce ani bazy danych odpowiedzi.
5. Kliknij Eksportuj, wybierz nazwę pliku i zapisz plik PDF. Zachowaj plik .odt, aby móc później poprawić układ i elementy sterujące.

Zapoznaj się z aktualną dokumentacją LibreOffice dotyczącą eksportu PDF , aby zapoznać się z opcjami formatowania „Utwórz formularz PDF” i „Prześlij”. W menu „Formularz w edytorze” znajduje się również lista trybów projektowania i kolejności aktywacji.

Zweryfikuj wyeksportowany plik

• Otwórz wyeksportowany plik PDF w przeglądarce PDF obsługującej formularze interaktywne. Sprawdź, czy pola można aktywować, a tekst, pola wyboru i opcje rozwijane działają prawidłowo.
• Użyj klawisza Tab, aby poruszać się po polach i sprawdzić, czy kolejność jest prawidłowa. Spróbuj wpisać dłuższą odpowiedź, aby sprawdzić, czy pasuje do pola.
• Wprowadź przykładowe dane, zapisz osobną kopię testową, zamknij ją i otwórz ponownie, aby sprawdzić, czy wpisy zostały zachowane w tej przeglądarce.
• Wydrukuj lub wyświetl podgląd wypełnionej kopii, jeśli odbiorcy mogą ją wydrukować. Sprawdź, czy elementy sterujące i etykiety są wyrównane i czytelne.

Przeglądarki PDF nie obsługują wszystkich funkcji formularza w ten sam sposób, dlatego przetestuj plik PDF w oprogramowaniu, z którego prawdopodobnie będą korzystać Twoi odbiorcy. Jeśli pole brakuje lub nie jest interaktywne, wróć do pliku .odt, przed eksportem sprawdź, czy formant istnieje i czy tryb projektowania jest wyłączony, a następnie wyeksportuj ponownie z zaznaczoną opcją Utwórz formularz PDF.