Jak dodać podpis w programie Outlook

Większość profesjonalistów dołącza dziś podpis do swoich e-maili. Dzięki temu odbiorcy dokładnie wiedzą, z kim się komunikują. Niektóre podpisy są spersonalizowane dla poszczególnych osób, inne mają format firmowy.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak dodać własny podpis w Outlooku, jesteś we właściwym miejscu. W tym artykule wyjaśnimy wszystko, co musisz wiedzieć.

Kroki, aby dodać swój podpis w programie Outlook

Jeśli chcesz utworzyć podpis, który będziesz dodawać na końcu swoich e-maili, a także wybrać go jako podpis domyślny, z przyjemnością dowiesz się, że jest to stosunkowo prosty proces. Oto jak dodać swój podpis w Outlooku:

1. Zaloguj się do swojego konta Outlook.
   
2. Kliknij „Wyświetl ustawienia”.
   
3. Wybierz „Utwórz i odpowiedz”, co przeniesie Cię do ekranu podpisów e-mail.
   
4. Kliknij „Nowy podpis” i nadaj mu nazwę.
   
5. Wpisz swój podpis poniżej w obszarze edycji.
   
6. Naciśnij „Zapisz”.
   
7. W sekcji „Wybierz podpisy domyślne” kliknij nowo utworzony podpis i zastosuj go do nowych wiadomości oraz wiadomości przesyłanych dalej.
   
8. Naciśnij ponownie „Zapisz”, aby potwierdzić zmianę.
   

Dostosuj swój podpis Outlooka

Po skonfigurowaniu i zapisaniu podpisu możesz go dostosować w dolnej części pola edycji, aby dopasować go do osobistych preferencji. Masz wiele opcji personalizacji podpisu, aby uczynić go wyjątkowym dla odbiorców. Pamiętaj, aby poeksperymentować z dostępnymi opcjami, aby wyróżnić swój podpis.

Nie wszystkie opcje znajdują się na tej liście, więc wypróbuj je wszystkie i przekonaj się, czy odpowiadają Twoim preferencjom. Uwaga: jeśli nie wiesz, która ikona reprezentuje funkcję, najedź na nią kursorem, aby jej nazwa pojawiła się na ekranie.

Wstaw zdjęcia w tekście

Do swojego podpisu możesz dodać logo firmy lub zdjęcie. Ta opcja umożliwia przewijanie pobranych obrazów na urządzeniu w celu włączenia ich do podpisu. Po wybraniu obrazu i kliknięciu „Wstaw” możesz zmienić jego rozmiar według własnych upodobań.

Czcionka i rozmiar czcionki

Kliknięcie opcji Czcionka spowoduje wyświetlenie na ekranie listy rozwijanej zawierającej wszystkie dostępne czcionki. Po prawej stronie opcji „Czcionka” znajduje się ikona „Rozmiar czcionki”. Kliknięcie tego przycisku funkcyjnego spowoduje wyświetlenie podobnej listy rozwijanej, umożliwiającej wybór rozmiaru czcionki podpisu.

Pogrubienie, kursywa i podkreślenie

Możesz także pogrubić, pochylić i podkreślić część lub całość swojego podpisu. Aby to zrobić, wystarczy zaznaczyć tekst, który chcesz zmienić i po prostu kliknąć przycisk funkcyjny, aby uzyskać pożądany efekt, a zmiany będą widoczne natychmiast.

I odwrotnie, jeśli chcesz zrobić odwrotnie i cofnąć którykolwiek z tych efektów, po prostu zaznacz tekst i ponownie naciśnij żądany przycisk funkcyjny.

Skróty klawiszowe:

• Pogrubienie: Ctrl + B
• Kursywa: Ctrl + I
• Podkreśl: Ctrl + U

Zaznacz i pokoloruj

Jeśli chcesz wyróżnić w swoim podpisie jakieś ważne informacje, skorzystaj z funkcji „Podświetl”. Aby zaznaczyć tekst, najpierw naciśnij strzałkę w dół po prawej stronie przycisku funkcyjnego „Podświetl” i wybierz kolor, którego chcesz użyć. Następnie przeciągnij kursor nad tekstem, który chcesz wyróżnić i naciśnij przycisk funkcyjny „Podświetl”.

Po zakończeniu tło wybranego tekstu będzie miało żądany kolor, a kolor czcionki pozostanie taki sam.

Kolor czcionki będzie zawsze automatycznie czarny. Aby to zmienić, naciśnij strzałkę w dół na przycisku funkcyjnym „Kolor czcionki”, wybierz żądany kolor, a następnie rozpocznij wpisywanie podpisu. Jeśli już zacząłeś pisać, zaznacz wpisany tekst i naciśnij ponownie przycisk „Kolor czcionki”, a kolor czcionki ulegnie zmianie.

Możesz użyć obu tych funkcji razem, aby stworzyć podpis o niepowtarzalnym kolorze i przyciągający wzrok.

Punktory i numeracja

Aby utworzyć listę punktorów lub dodać listę numerowaną dla skróconych informacji, naciśnij odpowiednie przyciski funkcyjne. Jeśli Twoje informacje są już obecne, zaznacz tekst i w razie potrzeby naciśnij przycisk „Enter” na klawiaturze, aby podzielić informacje i dodać do listy wypunktowania lub numery.

Skróty klawiszowe:

• Punktory: Ctrl +
• Numerowanie: Ctrl + /

Wcięcie w lewo lub w prawo

Użycie tych przycisków funkcyjnych przybliża lub oddala tekst od lewego marginesu na ekranie. Aby skorzystać z tej funkcji, po prostu zaznacz tekst, który chcesz przenieść i naciśnij „Wcięcie w prawo”, aby przesunąć tekst o kilka spacji w prawo. I odwrotnie, jeśli chcesz, aby tekst znajdował się bliżej lewego marginesu, naciśnij „Wcięcie z lewej”.

Cytat

Ta funkcja dodaje linię w stylu cytatu do podświetlonego tekstu, aby wyróżnić określone informacje, niezależnie od tego, czy chcesz powtórzyć ważne informacje od siebie, czy od kogoś innego. Aby skorzystać z tej funkcji, zaznacz tekst, który chcesz zacytować i naciśnij przycisk funkcyjny „Cytuj”.

Wyrównaj do lewej, prawej i środka

Te trzy opcje przeniosą cały tekst na bok lub na środek ekranu, zgodnie z Twoimi preferencjami. Może to być przydatne z kilku powodów, ale wyrównanie do środka lub do prawej może być bardziej estetyczne niż domyślne wyrównanie do lewej.

Naciśnięcie dowolnego przycisku funkcyjnego spowoduje automatyczne wyrównanie tekstu bez konieczności wyróżniania czegokolwiek.

Dodaj lub usuń hiperłącze

Dodaj link w swoim podpisie, zaznaczając tekst i naciskając przycisk „Hiperlink”. Stąd wystarczy wpisać lub wkleić adres URL w wyświetlonym polu i kliknąć „OK”, aby osadzić link. Będziesz wiedzieć, że się udało, ponieważ tekst zostanie teraz podkreślony na niebiesko.

Klawisz skrótu:

• Dodaj hiperłącze: Ctrl + K

Jeśli chcesz usunąć hiperłącze, zaznacz niebieski, podkreślony tekst, naciśnij trzy kropki (…) w prawym dolnym rogu pola edycji i kliknij „Usuń hiperłącze”.

Cofnij i ponów

Cofnij ostatnią akcję, naciskając trzy kropki (…) i klikając przycisk „Cofnij”.

• Skrót cofania: Ctrl + Z

I odwrotnie, jeśli zostało to zrobione przez przypadek, powinieneś nacisnąć przycisk „Ponów”, który znajduje się po prawej stronie klawisza „Cofnij”.

• Skrót powtórzenia: Ctrl + Y

Zmień wielkość liter

Naciśnięcie tego przycisku spowoduje wyświetlenie rozwijanej listy opcji zmiany podświetlonego lub przyszłego tekstu pisanego na określony przypadek. Obejmuje to „małe litery”, „WIELKIE LITERY”, „Każde słowo pisz wielką literą” i domyślną „wielką literę zdania”.

Pamiętaj, aby po zakończeniu dostosowywania podpisu nacisnąć przycisk Zapisz, aby zapisać zmiany.

Wskazówki i najlepsze praktyki dotyczące tworzenia skutecznych podpisów w programie Outlook

Gdy Twój podpis będzie gotowy do dodania do przyszłej korespondencji, upewnij się, że gotowy produkt jest odpowiedni do sytuacji lub odbiorcy, z którym się kontaktujesz. Oto kilka wskazówek i najlepszych praktyk dotyczących tworzenia skutecznego podpisu w programie Outlook.

Zadbaj o prostotę swojego podpisu

Staraj się, aby podpis był zwięzły i na temat. U��ywaj tylko jednego obrazu odpowiedniego do obrazu i unikaj dodawania zbyt dużej ilości tekstu, w przeciwnym razie odbiorcy mogą przeoczyć Twoją ciężką pracę.

Uwzględnij tylko istotne informacje

W przypadku podpisu biznesowego informacje powinny ograniczać się głównie do imienia i nazwiska, tytułu, nazwy firmy, logo firmy i danych kontaktowych, aby zachować profesjonalny wygląd wiadomości e-mail.

Używaj spójnego brandingu

Reprezentując firmę, trzymaj się tych samych czcionek i kolorów, aby zachować spójność z jej tożsamością.

Jeśli prowadzisz własną firmę lub korzystasz z prywatnego adresu e-mail, możesz podać zaimki, sposób wymowy swojego imienia, linki do mediów społecznościowych lub inne kluczowe informacje, które pozwolą odbiorcom lepiej Cię poznać.

Utwórz dodatkowe podpisy

Program Outlook umożliwia utworzenie dowolnej liczby podpisów, po naciśnięciu przycisku „Nowy podpis” na ekranie „Utwórz i odpowiedz”. Złóż podpis specjalnie przy pierwszym wysyłaniu e-maila do kogoś, aby wiedział dokładnie, kim jesteś. Alternatywnie możesz także ustawić skrócony podpis w odpowiedziach i wiadomościach przesyłanych dalej do osób, które już znasz.

Możesz przypisać określone podpisy w menu rozwijanym „Nowe wiadomości” i „Odpowiedzi/przesłanie dalej” na ekranie „Utwórz i odpowiedz” w programie Outlook.

Przetestuj swoje podpisy

Wysyłaj e-maile testowe do siebie lub współpracowników, aby upewnić się, że Twój podpis wygląda zgodnie z oczekiwaniami i że wszelkie hiperłącza działają poprawnie.

Wylogowywanie się z podpisów programu Outlook

Tworzenie podpisu w programie Outlook to łatwy proces, który nadaje profesjonalny charakter Twoim e-mailom. Co więcej, istnieją opcje dostosowywania, które umożliwiają utworzenie dobrze zaprojektowanego podpisu w programie Outlook i dodanie kolejnej warstwy wyrafinowania do korespondencji elektronicznej. Eksperymentuj z dostępnymi opcjami niestandardowymi, aby stworzyć profesjonalny i zapadający w pamięć podpis, który pozostawi trwałe wrażenie na odbiorcach.

Czy kiedykolwiek dodawałeś podpis w Outlooku? Jeśli tak, czy korzystałeś z którejkolwiek z opcji dostosowywania opisanych w tym artykule? Daj nam znać w sekcji komentarzy poniżej.