3 sposoby naprawy błędów formatowania numerycznego podczas używania korespondencji seryjnej w programie Microsoft Word

Jedną z długotrwałych irytujących funkcji korespondencji seryjnej jest niemożność poprawnego formatowania liczb w programie Excel. Na szczęście zawsze mamy wyjście. Oto 3 sposoby naprawy błędów formatowania liczb w korespondencji seryjnej.

Korespondencja seryjna programu Microsoft Word jest jedną z najpopularniejszych funkcji. Niezwykle skutecznie tworzy etykiety, szablony listów, wiadomości e-mail lub raporty. Kiedy wiesz, jak z niego korzystać, możesz zaoszczędzić godziny pracy. Niestety opanowanie wszystkich zastosowań korespondencji seryjnej może być uciążliwe.

Jednym z problemów z funkcją korespondencji seryjnej jest to, że nie może ona poprawnie formatować liczb w arkuszach kalkulacyjnych Excel. Na przykład wynik sprzedaży w programie Excel wynosi teraz 100, ale w programie Word nagle zmienia się w 99,99999999996!

Na szczęście naprawienie tego błędu nie jest trudne. W rzeczywistości mamy 3 sposoby radzenia sobie z błędami formatu liczb podczas używania korespondencji seryjnej . Możesz edytować arkusze kalkulacyjne, dokumenty korespondencji seryjnej lub zmienić sposób łączenia dwóch plików. Chociaż to rozwiązanie jest mało znane, może być najlepszą opcją - poza tym, że nie obsługuje już programu Word 2016.

Uwaga: Mimo że następujące kroki są wykonywane w pakiecie Office 2016 , nadal działa on w innych wersjach programów Word i Excel.

1. Użyj „Przełącznika numerycznego” w programie Word

Pierwszym sposobem prawidłowego formatowania liczb z Excela przez korespondencję seryjną jest edycja dokumentu Word. W szczególności zastosujesz żądany kod formatu liczbowego do pól scalania - Scal pole w pliku Word. (Zasadniczo pola scalania powiadamiają dokument programu Word, która kolumna w arkuszu kalkulacyjnym Excel zawiera dane do obsłużenia.) Aby zastosować formatowanie w polu, należy dołączyć przełącznik numeryczny (wcześniej znany jako przełącznik obrazów ) w polu kodu pola.

Pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to znać rzeczywisty kod pola. Otwórz dokument korespondencji seryjnej i kliknij kartę Mailing w górnej części okna. Upewnij się, że przycisk Podgląd wyników jest wyłączony, aby wyświetlić pola korespondencji seryjnej. Następnie kliknij prawym przyciskiem myszy pole korespondencji seryjnej (np. „ Darowizna” ) i wybierz opcję Przełącz kod pola . Zobaczysz kod tego pola, identyfikowany przez nawiasy klamrowe, na przykład: {MERGEFIELD Donation} . Teraz edytuj kod tego pola, wstawiając przełącznik numeryczny na końcu kodu w następujący sposób:

Oprogramowanie zapewnia wiele kodów obrazów. Oto 4 przykłady, które odpowiadają wynikowi:

Jak widać, kod przełącznika numerycznego jest identyczny z kodem formatu Excel, z tym wyjątkiem, że przed liczbą jest „\ #”, a data to „\ @”. (Uwaga: użyj cudzysłowu w kodzie daty, ale nie w kodzie numerycznym). Aby zobaczyć więcej kodu, przejdź do tabeli poniżej lub odwiedź pomoc online dotyczącą „przełącznika numerycznego” w programie Microsoft Word.

Oto kilka przykładów tego, jak kody pól numerycznych przetwarzają dane w kolumnie „Sprzedaż” w arkuszach kalkulacyjnych Excel.

Przełącznik numeryczny dla pól korespondencji seryjnej

W rzeczywistości Word i Excel używają tego samego kodu formatu, więc dlaczego nie używają tej samej funkcji Format ? Na przykład, dlaczego nie użyć funkcji MergeField w następujący sposób:

To jest naprawdę problem wielu ludzi i być może tylko Microsoft zna odpowiedź.

Uwaga: pamiętaj, że po dodaniu lub zmianie przełącznika numerycznego wyniki nie pojawią się natychmiast. Musisz zaktualizować pole (kliknij je prawym przyciskiem myszy i wybierz opcję Aktualizuj pole ) lub kliknij przycisk Mailings> Preview Results . Czasami musisz powtórzyć 2 do 3 razy tę operację. Jeśli używasz Kreatora korespondencji seryjnej, konieczne może być cofnięcie się o krok i cofnięcie, aby zobaczyć wpływ dokonanych zmian.

Przełączniki numeryczne działają dobrze w dziedzinie miksowania, ale ich użycie jest nieco trudne do zapamiętania i łatwe do popełnienia błędów. Jeśli czujesz to samo, wypróbuj jeden z dwóch następnych sposobów.

2. Edytuj arkusze kalkulacyjne Excel

Jest to sposób na uniknięcie błędu formatowania podczas korzystania ze korespondencji seryjnej. W arkuszu kalkulacyjnym Excel wstaw kolumnę zawierającą formułę, która konwertuje liczby lub daty w programie Excel na format tekstowy, który chcesz wyświetlić w dokumencie korespondencji seryjnej.

Aby to zrobić, musisz użyć funkcji TEKST w Excelu. Pozwala użytkownikom konwertować liczby lub daty na równoważny format tekstowy dokładnie tak, jak chce użytkownik. Minusem tego rozwiązania jest to, że musisz znać kod formatujący. Chociaż kody te są identyczne z kodami używanymi w funkcji formatu niestandardowego numeru , niewielu użytkowników programu Excel wie o ich istnieniu.

Na przykład formuły TEKST (B3, „$ #, ## 0,00”) i TEKST (C5, „M / dd / rr”) konwertują dane liczbowe i datę na dane tekstowe (w tym przykładzie są to „12 345,67 $” i „12.01.10”).

Wskazówka: Powinieneś sformatować komórki zawierające te formuły w różnych stylach, takich jak kursywa lub inny dziwny kolor, aby przypomnieć, że liczby są tylko tekstem. W starszych wersjach programu Excel tych „liczb” nie można używać w obliczeniach. W programie Excel 2016 można ich używać we wszystkich formułach, z wyjątkiem funkcji sumowania, takich jak SUMA i ŚREDNIA.

Zaletą formatów liczbowych i daty, takich jak tekst, jest to, że tekst jest konwertowany z Excela na dokument, który używa korespondencji seryjnej bez zniekształceń. Opcje formatu, takie jak czcionka, rozmiar, kolor pozostają niezmienione.

Kod formatu dla funkcji tekstowej Excela

Poniżej znajduje się zbiór najczęściej używanych kodów po prawej stronie. Należy pamiętać, że zarówno „0”, jak i „#” są symbolami zastępczymi dla liczb, ale „0” zmusi liczbę 0 do pojawienia się na pierwszej lub ostatniej pozycji. „#” Zostanie zastąpione liczbą, jeśli nie jest to zero wiodące ani końcowe. Dlatego kod „00000” zapewni, że wiodące zero nie zostanie obcięte z kodów pocztowych New Jersey.

Te kody liczb, dat i godzin mogą być używane w funkcji TEKST lub w niestandardowym formacie liczbowym programu Excel (niestandardowe). Ponadto można ich także używać w „Przełącznikach numerycznych” w polu korespondencji seryjnej w programie Word.

Uwaga: nie ma różnicy między działaniem kodu w programie Excel a programem Word w programie Microsoft 2013. W programie Excel można używać „M” lub „m” dla miesięcy i minut. W większości przypadków program Excel jest wystarczająco inteligentny, aby wiedzieć, do której jednostki się odwołujesz. Ale Word nie jest tak „mądry”. Musisz użyć wielkich liter, aby wskazać miesiąc. Poza tym Excel ma również dodatkowy kod „MMMMM”, który zwraca tylko jeden skrót dla miesiąca (na przykład: J, F, M, A, ...).

Dodanie kilku arkuszy zawierających funkcję TEKST do arkusza kalkulacyjnego jest prostym rozwiązaniem, aby naprawić błędy formatowania numerycznego podczas korzystania z korespondencji seryjnej. Trzeba tylko pamiętać, że komórki te mogą wyglądać jak liczby, ale nie mogą zastosować do nich funkcji SUMA i ŚREDNIA. Aby ponownie przekonwertować je na liczby, wystarczy użyć funkcji WARTOŚĆ.

Zachowaj ostrożność podczas obsługi funkcji ROUND

Zamiast funkcji TEXT () niektórzy wolą używać funkcji ROUND () w celu zmniejszenia liczby miejsc po przecinku. Jak sama nazwa wskazuje, funkcja ROUND () programu Excel domyślnie zaokrągla w górę lub w dół liczbę dziesiętną w pozycji wybranej przez użytkownika. Zaletą tego podejścia jest to, że zaokrąglone liczby nie są tekstowe i mogą być nadal wykorzystywane do obliczeń. W wielu przypadkach, chociaż funkcja ROUND () działa dobrze z korespondencją seryjną, możesz tego uniknąć z następujących powodów:

1. Funkcja ROUND nie zawiera znaku dolara ani przecinka oddzielającego tysiące lub więcej.
2. ROUND obetnie zera na końcu.
3. Funkcja ROUND czasami powoduje, że funkcja korespondencji seryjnej wyświetla błędy dziesiętne. Na przykład dokument korespondencji seryjnej wyświetla 4 miejsca dziesiętne, podczas gdy ROUND wybrał 2 lub 3.

W niektórych rzadkich przypadkach funkcja ZAOKR. Powoduje, że funkcja korespondencji seryjnej nieco odchyla się. Na przykład zamiast 1.0014 funkcja korespondencji seryjnej pokazuje teraz 1.0013.

3. Użyj łącza DDE

Powyższe dwie metody są stosunkowo proste, ale jeśli istnieje wiele pól, które wymagają formatowania, mogą być dla ciebie frustrujące, ponieważ musisz pamiętać kod formatu i chociaż kody są takie same, można ich używać na różne sposoby.

Lekkim i łatwym rozwiązaniem jest połączenie programu Word ze skoroszytem programu Excel za pomocą DDE (Dynamic Data Exchange), co jest lepsze niż normalny stały proces wiązania. Brzmi skomplikowanie, ale jeśli opanowałeś korespondencję seryjną, DDE to tylko „mała rzecz”. Jest to prosty dwustopniowy proces. Pierwszym krokiem jest włączenie programu Word, aby otworzyć plik za pomocą DDE. Ten proces należy wykonać tylko raz.

Czy pakiet Office 2016 obsługuje DDE? Dynamiczna wymiana danych to stara technologia. Czasami działa dobrze, ale czasem nie działa w pakiecie Office 2016. Przed dostępem do niego z programu Word należy otworzyć źródło danych Excel. Zwykle w przypadku źródeł danych Excela należy rozpocząć importowanie danych z pierwszego wiersza arkusza. Jeśli jesteś wystarczająco cierpliwy, możesz użyć DDE w pakiecie Office 2016).

Aby skonfigurować Word 2013 dla łączy DDE, wykonaj następujące kroki:

• Kliknij Plik> Opcje .
• Kliknij kartę Zaawansowane po lewej stronie i przewiń w dół do sekcji Ogólne .
• Zaznacz pole Potwierdź konwersję formatu pliku po otwarciu .

Odtąd nigdy nie musisz robić powyższego. Możesz teraz otworzyć kopię programu Word w różnych formatach i ścieżkach, w tym w IDE. Jedynym efektem jest to, że za każdym razem, gdy otwierasz plik inny niż Word, program daje ci wybór.

Drugim i ostatnim krokiem jest wybranie źródła danych dla procesu korespondencji seryjnej (w kroku 3 Kreatora korespondencji seryjnej w programie Word lub po kliknięciu przycisku Wybierz adresatów na wstążce Mailing ). Teraz musisz wykonać tylko 3 kolejne kliknięcia.

• Po wybraniu danych, których chcesz użyć, pojawi się nowe okno dialogowe „ Potwierdź źródło danych ”.
• Domyślny typ linku to OLE, ale nie ten, którego chcesz.
• W oknie dialogowym polu Potwierdź źródło danych , kliknij pole Pokaż wszystko .
• Z rozwiniętej listy typów plików wybierz Arkusze MS Excel poprzez DDE (* .xls). (Użyj tej opcji, nawet jeśli używasz nowszego formatu pliku Excel: * .xlsx.)
• W razie potrzeby potwierdź wybór całego arkusza kalkulacyjnego .

Jeśli wybrałeś arkusz kalkulacyjny dla dokumentu Word, być może będziesz musiał go wybrać ponownie, ale tym razem poprzez łącze DDE. To jest to! Odtąd Twój format Excel będzie poprawnie stosowany w dokumentach korespondencji seryjnej Word i musisz tylko pamiętać, aby umieścić dane, które chcesz scalić, w pierwszym skoroszycie skoroszytu programu Excel.

Powyżej opisano, jak naprawić błąd formatu liczb w korespondencji seryjnej . Mam nadzieję, że ci się przydadzą. Jeśli jest jakiś inny sposób, nie wahaj się z nami podzielić.