Jak sprawdzić, kto przeglądał Twój dokument Google

Dokumenty Google to doskonałe narzędzie do współpracy, ponieważ pozwala wielu osobom na jednoczesną edycję i pracę nad jednym dokumentem, bez utraty śledzenia zmian wprowadzonych przez różnych członków zespołu. W końcu wiedza o tym, kto i kiedy przeglądał jaki dokument, może być przydatna, jeśli Ty lub Twoja organizacja korzystacie z Dokumentów Google. Od upewnienia się, że wszyscy przeczytali wersję roboczą, zapoznali się z warunkami, ostatnim zgłoszeniem, zasadami i procedurami lub innym ważnym dokumentem, po możliwość sprawdzenia, kto co i kiedy zrobił, jest niezbędna.

Uwaga: Panel aktywności Google jest dostępny tylko dla kont Google Workspace lub osób mających dostęp do pliku na koncie. Nie jest to opcja dla kont osobistych.

Do niedawna nie było możliwości sprawdzenia, kto przeglądał Twoje Dokumenty Google. Można zobaczyć, kto go edytował, ale nie widać, kto właśnie go przeczytał. Jeśli nie zapisali, nie edytowali ani nie zostawili komentarza, nie było wiadomo, czy dana osoba przeczytała najnowszą wersję dokumentu. Ponadto, ponieważ możesz udostępniać Dokumenty Google z uprawnieniami tylko do odczytu, możesz udostępnić dokument niektórym osobom z zamiarem, aby go przejrzały, ale nie wprowadziły żadnych zmian.

Aktualne wersje Dokumentów Google umożliwiają skonfigurowanie ustawień sprawdzających, kto przeglądał Twoje Dokumenty Google. Przyjrzyjmy się, jak możesz to zrobić samodzielnie.

Monitor aktywności G Suite

Z G Suite zazwyczaj korzystają organizacje, w których niezbędna jest współpraca. Jeśli regularnie korzystasz z G Suite do współpracy z innymi osobami, możesz użyć Monitora aktywności , aby wyświetlić historię wyświetlania dowolnego pliku Dokumentów Google.

Aby to zrobić, wykonaj następujące kroki:

1. Otwórz plik Arkusza Google
   
2. Kliknij ikonę strzałki z tendencją do góry w prawej górnej części lub przejdź do menu rozwijanego Narzędzia .
   
3. Otwórz panel aktywności .
   
4. Kliknij opcję Wszyscy przeglądający na karcie swojej organizacji.
   

Ten proces umożliwi Ci śledzenie wszystkich widoków w dokumencie, w tym daty i godziny ostatniego przez każdego członka zespołu.

Jeśli nie widzisz opcji Monitora aktywności w Dokumentach Google, prawdopodobnie jesteś zalogowany w osobistych Dokumentach Google, a nie w wersji G Suite.

Trendy dotyczące widzów i komentarzy

Oprócz sprawdzania, kto przeglądał Twoje Dokumenty Google, Monitor aktywności pozwala także zobaczyć trendy dotyczące tego, kiedy ludzie przeglądali Twój dokument lub komentowali go.

Trend dotyczący widzów: pokazuje wykres słupkowy liczby unikalnych widzów w określonym czasie, od siedmiu dni do całego okresu.

Trend komentarzy: pokazuje wykresy słupkowe trendu komentarzy od siedmiu dni do całego okresu.

Wyłącz historię przeglądania w Dokumentach Google

Jeśli z jakiegoś powodu chcesz wyłączyć historię przeglądania dokumentu, możesz to również zrobić, wykonując poniższe krótkie kroki:

1. Otwórz Arkusz Google.
   
2. Kliknij strzałkę trendu w górę w prawym górnym rogu dokumentu lub przejdź do opcji Narzędzia z menu rozwijanego.
   
3. Otwórz  panel aktywności .
   
4. Wybierz Ustawienia prywatności .
   
5. W obszarze Ustawienia dokumentu wyłącz opcję Pokaż moją historię przeglądania tego dokumentu .
   

Ta opcja jest również dostępna w osobistej lub bezpłatnej wersji Dokumentów Google. Możesz wyłączyć historię przeglądania, jeśli pracujesz nad dokumentem, ale nie chcesz, aby Twoi współpracownicy o tym wiedzieli, dopóki nie będziesz gotowy udostępnić ostatecznych wersji.

1. Zacznij od otwarcia Arkuszy Google i kliknięcia Ustawienia .
2. Menu Ustawienia umożliwia wyłączenie historii przeglądania w ustawieniach Panelu aktywności . Kliknij OK, aby zapisać zmiany po przełączeniu tej opcji do pozycji Wyłączone.

Jak sprawdzić, kto wprowadził zmiany w Twoim dokumencie Google

Kontrola wersji jest niezbędna, przede wszystkim jeśli pracujesz w branży regulowanej. Kontrola wersji to coś, co Dokumenty Google radzą sobie dobrze od jakiegoś czasu. Dokumenty pokazują, kto edytował dokument, zapisał go lub udostępnił. Działa to nie tylko z G Suite, ale także z osobistymi Dokumentami Google.

Jeśli interesuje Cię kontrola wersji lub chcesz mieć pewność, że nikt nie wprowadził zmian, których nie powinien, bez blokowania pliku, możesz się tego dowiedzieć, wykonując następujące kroki:

1. Otwórz Arkusz Google, który chcesz śledzić.
   
2. Wybierz opcję Plik i Historia wersji .
   
3. Wybierz opcję Zobacz historię wersji .
   
4. Po prawej stronie ekranu powinno pojawić się okno pokazujące każdy zapis i edycję danego dokumentu.
   

W tym oknie powinna być także dostępna opcja przeglądania poprzedniej wersji dokumentu przed wprowadzeniem zmian.

Jest to niezbędne do kontroli wersji, ponieważ istnieje ścieżka audytu dotycząca tego, jakie zmiany zostały wprowadzone, kiedy i przez kogo. Jest to również pomocne, jeśli dokonałeś zmian, przespałeś się z nimi, zmieniłeś zdanie lub chcesz je wycofać.

Jak sprawdzić, kto udostępnił Twój dokument Google

Możesz także zobaczyć, kto i kiedy udostępnił Twój Dokument Google. Dodatkowo ustawienia udostępniania zapewniają lepszą kontrolę dostępu do dokumentów.

1. Przejdź do drive.google.com .
   
2. Kliknij Mój dysk po lewej stronie.
   
3. Kliknij mały przycisk i w prawym górnym rogu.
   
4. Teraz kliknij Aktywność .
   
5. Kliknij każdy plik lub folder osobno lub przejrzyj wszystko za pomocą paska przewijania. Dzięki temu dowiesz się, kto udostępnił Twój dokument.
   

Możesz także sprawdzić z poziomu dokumentu, wybierając Udostępnij. Imiona niektórych osób pojawią się w wyskakującym oknie. Jeżeli udostępniłeś plik większej liczbie użytkowników, niż jest to wymienione, kliknij nazwę, a wyświetli się lista wszystkich osób.

Końcowe przemyślenia

Twoja możliwość ustalenia, kto przeglądał, udostępniał i edytował Twoje dokumenty, jest ograniczona, jeśli nie możesz uzyskać dostępu do konta G Suite. jednak nadal istnieją sposoby na uzyskanie podstawowych informacji.

Wykonując czynności opisane w tym przewodniku, możesz szybko i łatwo sprawdzić, kto przeglądał, edytował lub w jakikolwiek sposób zmieniał Twój dokument Dokumentów Google. Czy masz jakieś pytania, doświadczenia lub wskazówki dotyczące wyświetlania aktywności w Dokumentach Google? Zostaw komentarz w sekcji poniżej.