9 wskazówek oszczędzających czas podczas formatowania dokumentów w programie Microsoft Word

Dla większości osób narzędziem do tworzenia profesjonalnych dokumentów jest Microsoft Word , jednak formatowanie może być czasochłonne. Na szczęście kilka prostych wskazówek może uprościć Twój obieg pracy, pomagając Ci tworzyć dopracowane, atrakcyjne wizualnie dokumenty w zaledwie kilka minut.

Spis treści

• 1. Używaj podstawowych skrótów
• 2. Użyj szablonów Word
• 3. Wdrażanie spójnego formatowania za pomocą stylów
• 4. Dostosuj pasek narzędzi Szybki dostęp
• 5. Nawiguj za pomocą panelu nawigacji
• 6. Zastosuj formatowanie do wielu sekcji za pomocą narzędzia Format Painter
• 7. Dostosuj funkcję Autokorekty
• 8. Ponowne wykorzystanie treści za pomocą szybkich części
• 9. Modyfikuj formatowanie za pomocą opcji Pokaż formatowanie

1. Używaj podstawowych skrótów

Dzięki trzymaniu palców na klawiszach możesz szybko wprowadzać zmiany formatowania i skupić się na pisaniu – koniec z mozolnym manipulowaniem myszką i rozpraszaniem się.

Na przykład, aby pogrubić tekst, po prostu naciśnij Ctrl + B. Podobnie, aby zastosować kursywę, użyj kombinacji klawiszy Ctrl + I , a aby podkreślić, naciśnij Ctrl + U. Te podstawowe skróty formatowania to tylko wierzchołek góry lodowej sposobów oszczędzania czasu w programie Word.

Możesz szybko wyrównać tekst do lewej, środka lub prawej, używając kombinacji klawiszy Ctrl + L, Ctrl + E i Ctrl + R. Naciśnij Ctrl + 2, aby podwoić odstęp w dokumencie i Ctrl + 1, aby zastosować pojedynczy odstęp. Dzięki tym skrótom możesz łatwo dostosować układ dokumentu.

Pełniejszą listę skrótów klawiaturowych w programie Word, które oszczędzają czas, znajdziesz w naszym artykule Skróty klawiaturowe systemu Windows, które powinien znać każdy użytkownik programu Word .

2. Użyj szablonów Word

Jeśli tworzysz wiele podobnych dokumentów, takich jak raporty, faktury czy newslettery, korzystanie z szablonów programu Word może okazać się ogromną oszczędnością czasu. Szablony programu Word są wstępnie sformatowane i zawierają symbole zastępcze dla Twojej treści, dzięki czemu nie musisz za każdym razem zaczynać od nowa.

Program Word udostępnia wiele wbudowanych szablonów dla powszechnie stosowanych typów dokumentów, dostępnych w menu Nowy dokument . Wybierz szablon, który najlepiej odpowiada Twoim potrzebom, a otrzymasz profesjonalnie zaprojektowany dokument, oczywiście wypełniony Twoją własną treścią.

Więcej opcji znajdziesz na tych stronach, na których możesz pobrać szablony programu Microsoft Word . Znajdziesz wiele darmowych i płatnych szablonów zaprojektowanych dla różnych branż i celów. Użyj tych szablonów, aby tworzyć piękne dokumenty przy minimalnym wysiłku.

Jeśli jednak masz szczególne wymagania dotyczące formatowania, których istniejące szablony nie spełniają, rozważ utworzenie niestandardowego szablonu w programie Microsoft Word . Możesz zapisać własne szablony ze stylami, które Ci odpowiadają, i użyć ich ponownie, kiedy tylko zajdzie taka potrzeba.

3. Wdrażanie spójnego formatowania za pomocą stylów

Aby zachować spójność formatowania w całym dokumencie, zawsze należy używać stylów w programie Word. Najpierw należy zdefiniować style dla nagłówków, akapitów i innych elementów; Dzięki temu możesz zachować spójny wygląd bez konieczności ręcznego formatowania każdej sekcji.

Aby zastosować styl, zaznacz tekst i wybierz żądany styl z galerii Style na karcie Narzędzia główne . Jeśli chcesz zmodyfikować styl, kliknij go prawym przyciskiem myszy i wybierz opcję Modyfikuj , aby dostosować czcionkę, rozmiar, kolor i inne właściwości. Wszelkie zmiany spowodują automatyczną aktualizację wszystkich wystąpień danego stylu w dokumencie.

4. Dostosuj pasek narzędzi Szybki dostęp

Pasek narzędzi Szybki dostęp to przydatna funkcja, dzięki której najczęściej używane polecenia są zawsze pod ręką, po jednym kliknięciu. Domyślnie pasek ten zawiera podstawowe polecenia, takie jak Zapisz, Cofnij i Ponów , ale możesz go łatwo dostosować, tak aby zawierał często używane narzędzia formatowania.

Aby dodać polecenie do paska narzędzi, kliknij je prawym przyciskiem myszy na wstążce i wybierz opcję Dodaj do paska narzędzi Szybki dostęp . W ten sposób możesz utworzyć zbiór spersonalizowanych elementów formatowania, takich jak ulubione style, Malarz formatów lub opcje wyrównania tekstu.

Oszczędzasz czas, eliminując potrzebę przeszukiwania wstążki za każdym razem, gdy chcesz zastosować konkretny format.

5. Nawiguj za pomocą panelu nawigacji

Przewijanie stron w celu znalezienia konkretnej sekcji może być bardzo trudne podczas pracy z długimi dokumentami. Panel nawigacji to kolejne potężne narzędzie pozwalające na szybkie przełączanie się między sekcjami.

Aby uzyskać dostęp do panelu nawigacji, przejdź do karty Widok i zaznacz pole wyboru obok opcji Panel nawigacji . Spowoduje to otwarcie paska bocznego zawierającego listę nagłówków w dokumencie. Kliknij na dowolny nagłówek, aby przejść bezpośrednio do odpowiedniej sekcji.

Panel nawigacji jest szczególnie przydatny, gdy trzeba wprowadzić zmiany w formatowaniu konkretnych części dokumentu. Możesz sprawnie wprowadzać zmiany w formatowaniu, bez konieczności przewijania lub ręcznego wyszukiwania.

6. Zastosuj formatowanie do wielu sekcji za pomocą narzędzia Format Painter

Malarz formatów to przydatne narzędzie umożliwiające szybkie kopiowanie formatowania z jednej części dokumentu i stosowanie go w innej. Funkcja ta pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu, gdy trzeba zachować spójność formatowania w całej treści.

Aby użyć Malarza formatów, zaznacz tekst, którego formatowanie chcesz skopiować, kliknij ikonę Malarza formatów na karcie Narzędzia główne (wygląda jak pędzel), a następnie kliknij i przeciągnij po tekście, do którego chcesz zastosować formatowanie.

Wskazówka : Jeśli chcesz zastosować to samo formatowanie do wielu sekcji, kliknij dwukrotnie ikonę Malarza formatów. Narzędzie pozostanie aktywne do momentu naciśnięcia klawisza Esc lub ponownego kliknięcia ikony.

7. Dostosuj funkcję Autokorekty

Domyślnie funkcja Autokorekta automatycznie koryguje typowe literówki i błędy ortograficzne, ale można jej również używać do tworzenia niestandardowych skrótów dla często używanych fraz lub formatowania.

Aby dostosować funkcję Autokorekty, przejdź do Plik > Opcje > Korekta > Opcje Autokorekty . Tutaj możesz dodać własne wpisy do listy. Możesz na przykład ustawić automatyczne rozwinięcie słowa „br” do „Najlepsze pozdrowienia” lub zmianę słowa „mh” na „Nazwa mojej firmy” w preferowanej przez Ciebie czcionce i rozmiarze.

W tym samym menu znajdziesz również funkcję Autokorekty matematycznej. Funkcja ta jest szczególnie przydatna dla osób, które często umieszczają w swoich dokumentach równania lub symbole matematyczne.

Domyślnie program Word rozpoznaje wiele skrótów matematycznych, takich jak wpisanie „\pi” w celu wstawienia symbolu pi (π) lub „\sqrt” po którym następuje liczba, aby utworzyć symbol pierwiastka kwadratowego (√).

8. Ponowne wykorzystanie treści za pomocą szybkich części

Quick Parts to świetny sposób na przechowywanie i ponowne wykorzystywanie sformatowanej treści. Treść ta obejmuje nagłówki, stopki, strony tytułowe, a nawet całe sekcje dokumentu. Zapisując te komponenty jako Szybkie części, możesz wstawić je do dowolnego dokumentu zaledwie kilkoma kliknięciami.

Aby utworzyć szybką część, zaznacz zawartość, którą chcesz zapisać, i przejdź do Wstaw > Szybkie części > Zapisz zaznaczenie w Galerii szybkich części . Nadaj nazwę swojemu blokowi konstrukcyjnemu, wybierz kategorię i kliknij OK . Teraz, kiedykolwiek będziesz chciał skorzystać z tej zawartości, po prostu przejdź do Wstaw > Szybkie części i wybierz ją z biblioteki.

Strona tytułowa jest również świetnym przykładem tego, jak Quick Parts może zaoszczędzić Twój czas. Zamiast tworzyć nową stronę tytułową od podstaw dla każdego dokumentu, możesz utworzyć niestandardową stronę tytułową raz, zapisać ją jako szybką część i błyskawicznie wstawić do dowolnego dokumentu, gdy zajdzie taka potrzeba.

9. Modyfikuj formatowanie za pomocą opcji Pokaż formatowanie

Panel Pokaż formatowanie wyświetla wszystkie szczegóły formatowania zaznaczonego tekstu, w tym czcionkę, rozmiar, styl i ustawienia akapitu.

Aby uzyskać dostęp do panelu Wyświetl formatowanie, naciśnij Shift + F1 . Ten panel pojawi się po prawej stronie ekranu i zawiera szczegółowe informacje na temat formatowania zastosowanego do zaznaczonego tekstu.

Ponadto panel Pokaż formatowanie umożliwia modyfikowanie formatowania bezpośrednio z poziomu samego panelu. Możesz kliknąć element formatowania, który chcesz zmienić, np. czcionkę lub odstępy między akapitami, i dokonać żądanych zmian.

Dzięki temu zaoszczędzisz czas, nie musząc przechodzić przez wiele menu i okien dialogowych w celu zmiany formatowania.

Teraz, gdy znasz już te wskazówki pozwalające zaoszczędzić czas, będziesz mógł w krótkim czasie tworzyć profesjonalne i dobrze sformatowane dokumenty.