Dlaczego Excel to jedyne narzędzie do zarządzania projektami, którego potrzebujesz?

Wiele osób wypróbowało wiele narzędzi do zarządzania projektami, ale nadal wraca do programu Microsoft Excel . Choć może nie jest to rozwiązanie idealne dla każdego, jest to proste i skuteczne, z którego już wiesz, jak korzystać.

Spis treści

• Rozpoczęcie bezpłatne
• Jak używać programu Excel do zarządzania projektami
• Istnieje wiele darmowych i tanich szablonów
• W pełni dostosowywalny do Twoich potrzeb
• Łatwe do rozbudowy i duplikacji
• Udostępniaj arkusze kalkulacyjne innym osobom
• Formatowanie warunkowe pomaga utrzymać właściwy tor
• Utwórz zakładki dla różnych aspektów

Rozpoczęcie bezpłatne

Trudno polemizować z czymś, co jest darmowe. Wiele narzędzi do zarządzania projektami nadal udostępnia niektóre z najlepszych funkcji za opłatą. W przypadku programu Excel niemal wszystko jest bezpłatne od samego początku. Znajdziesz tylko kilka opcji formatowania, które wymagają subskrypcji pakietu Office 365, choć subskrypcja niesie ze sobą pewne korzyści.

Korzystanie z programu Excel online jest również bezpłatne. Otrzymujesz nawet 5 GB bezpłatnej przestrzeni dyskowej na dokumenty pakietu Office. Jeśli potrzebujesz bezpłatnej wersji na komputer, istnieje wiele bezpłatnych alternatyw dla programu Excel.

Jak używać programu Excel do zarządzania projektami

Korzystanie z programu Excel do zarządzania projektami staje się łatwe, gdy uświadomisz sobie, że nie musisz poświęcać godzin ani tygodni na naukę jego obsługi. Jeśli potrafisz tworzyć formuły, upiększać interfejs za pomocą formatowania i organizować karty, masz wszystko, czego potrzebujesz do zarządzania niemal każdym projektem.

Czas, który zaoszczędzisz, ucząc się, jak korzystać z czegoś nowego, możesz przeznaczyć na zaprojektowanie kilku szablonów do wykorzystania w nowych projektach.

Istnieje wiele darmowych i tanich szablonów

Wiele osób nie lubi arkuszy kalkulacyjnych, ale proste wiersze i kolumny zlewają się ze sobą i nie są zbyt efektywne w zarządzaniu projektami.

Wystarczy zacząć od darmowego lub taniego szablonu do zarządzania projektami. Wiele opcji znajdziesz już w samym Excelu. Opcje te umożliwiają śledzenie zadań, harmonogramów, budżetów itp. Wszystko, co musisz zrobić, to wprowadzić własne dane i cieszyć się.

W pełni dostosowywalny do Twoich potrzeb

Większość narzędzi do zarządzania projektami oferuje minimalne możliwości personalizacji. Oczywiście, możesz zmieniać kolory, a nawet dodawać/usuwać pola, ale musisz się zadowolić ich dotychczasowym układem, co nie zawsze jest efektywne.

Gdy zarządzasz projektami za pomocą programu Excel, masz pełną kontrolę nad wyglądem i sposobem działania wszystkich elementów. Nie musi to nawet wyglądać jak arkusz kalkulacyjny.

Niewątpliwie pełne dostosowanie arkusza kalkulacyjnego do własnych potrzeb zajmie trochę czasu. Można jednak z niego korzystać podczas wprowadzania zmian. Na przykład masz arkusz kalkulacyjny utworzony ponad dekadę temu, służący do śledzenia terminów, który nadal wymaga aktualizacji.

Łatwe do rozbudowy i duplikacji

Nie zawsze musisz od podstaw tworzyć nowy arkusz kalkulacyjny programu Excel dla każdego projektu. Czy Twoje wymagania uległy zmianie? Wystarczy dostosować arkusz kalkulacyjny. Dodać nowych członków grupy? Rozwiń arkusz, dodając zakładki dla każdego nowego członka.

Na przykład, chcesz mieć oddzielny arkusz kalkulacyjny dla każdego klienta. Możesz preferować używanie innego arkusza kalkulacyjnego dla każdego projektu osobno lub nawet po prostu nowego arkusza kalkulacyjnego każdego roku, aby lepiej śledzić wyniki. Po utworzeniu arkusza kalkulacyjnego wystarczy go skopiować i wprowadzić kilka zmian, aby rozpocząć pracę z nowym klientem lub projektem.

Wystarczy przejść do Plik -> Utwórz kopię .

Udostępniaj arkusze kalkulacyjne innym osobom

Jeśli pracujesz z innymi osobami lub w małej grupie, możesz łatwo udostępniać swój arkusz kalkulacyjny innym osobom. Nawet jeśli ktoś nie ma programu Excel, może uzyskać do niego bezpłatny dostęp online lub pobrać i używać go razem z darmową alternatywą dla programu Excel .

Ponieważ formaty plików Excel są tak powszechne, większość darmowych alternatyw umożliwia ich odczyt i zapis w tych formatach. Jeśli chcesz udostępnić plik bez konieczności jego edycji, po prostu udostępnij go jako plik PDF .

Zaletą jest to, że możesz udostępniać arkusze kalkulacyjne, mając pewność, że inni użytkownicy wiedzą już, jak z nich korzystać. Możesz aktualizować dane w razie potrzeby, bez konieczności zadawania zbyt wielu pytań na temat samego narzędzia do zarządzania projektem.

Formatowanie warunkowe pomaga utrzymać właściwy tor

To prosta rzecz, ale formatowanie warunkowe jest jedną z moich ulubionych funkcji podczas korzystania z programu Excel do zarządzania projektami. Otwierasz arkusz kalkulacyjny i od razu widzisz kolorowy przegląd zbliżających się terminów i informacji o tym, czy masz opóźnienia.

Możesz także sprawdzić, czy otrzymano płatność za projekt, czy trzeba wysłać e-mail z przypomnieniem itp. Wystarczy skonfigurować formatowanie warunkowe dla określonych komórek i gotowe. Możesz wyróżniać komórki, dodawać skale kolorów i wstawiać formuły.

Przejdź do sekcji Strona główna -> Formatowanie warunkowe . W zależności od konfiguracji paska narzędzi, może być konieczne najpierw przejście do menu Narzędzia główne -> Style .

Utwórz zakładki dla różnych aspektów

Podobnie jak w przypadku każdego narzędzia do zarządzania projektami, będziesz potrzebować czegoś więcej niż tylko listy zadań. Będziesz potrzebować harmonogramu, listy zadań, osób odpowiedzialnych, notatek, danych kontaktowych, budżetów i innych rzeczy. Utworzenie pola wyszukiwania, umożliwiającego szybkie odnalezienie szczegółów w arkuszu kalkulacyjnym, to dobry pomysł w przypadku bardziej złożonych projektów.

Jeśli używasz programu Excel do zarządzania projektami, po prostu utwórz osobną kartę lub arkusz dla każdego aspektu. Jest zakładka dotycząca budżetu, kolejna dotycząca kontaktów, kolejna dotycząca zadań i notatek, a kolejna dotycząca osi czasu.

Każdy arkusz może wyglądać zupełnie inaczej. Na przykład śledź harmonogram projektu, tworząc wykres Gantta. Choć można to zrobić od podstaw, zaleca się skorzystanie z bezpłatnego szablonu, takiego jak ten, który również można znaleźć, wyszukując go w programie Excel.

W przypadku większych zespołów Excel nie zawsze jest najlepszym rozwiązaniem. Jeśli jednak jesteś kreatywny i chcesz zaoszczędzić pieniądze, Excel doskonale sprawdzi się w zarządzaniu niemal każdym projektem indywidualnym lub realizowanym przez mały zespół.