Dlaczego pole wyboru jest niedocenianą funkcją programu Excel?

Na pierwszy rzut oka pola wyboru w programie Excel wydają się bardzo prostą funkcją – co jest prawdopodobnie powodem, dla którego często się je pomija. Jednak przy właściwym użyciu ta niedoceniana funkcja może zamienić arkusze kalkulacyjne w interaktywne, przyjazne dla użytkownika dokumenty. Przyjrzyjmy się kilku prostym przykładom!

1. Twórz interaktywne ankiety i formularze

Pola wyboru w programie Excel umożliwiają tworzenie interaktywnych ankiet i formularzy, które przypominają ich odpowiedniki w wersji online. Usprawnia to zbieranie danych, dzięki czemu idealnie nadają się one do wewnętrznych ankiet, prostych kwestionariuszy lub zbierania opinii.

Pola wyboru umożliwiają również sprawdzanie poprawności danych. Możesz na przykład poprosić użytkowników o wyrażenie zgody na udostępnienie im swojego adresu e-mail przed jego podaniem.

Aby to zrobić, wykonaj poniższe kroki:

• Kliknij pole tekstowe, w którym użytkownik musi wpisać adres e-mail.
• Wybierz kartę Dane i kliknij opcję Sprawdzanie danych w sekcji Narzędzia danych na wstążce.
• Na karcie Ustawienia kliknij menu rozwijane pod opcją Zezwalaj i wybierz opcję Niestandardowe .
• W polu tekstowym pod Formułą wpisz znak równości, a po nim komórkę zawierającą pole wyboru. W tym przykładzie wzór to =C21 .
• Wybierz kartę Alert o błędzie .
• W polu tekstowym poniżej Komunikat o błędzie wpisz komunikat, który chcesz wyświetlić, gdy użytkownik spróbuje wprowadzić swój adres e-mail bez zaznaczenia pola wyboru.
• Kliknij OK , aby zamknąć okno dialogowe i zastosować zmiany.

Jeśli użytkownik wprowadzi swój adres e-mail bez zaznaczenia pola wyboru, otrzyma komunikat o błędzie.

2. Śledź zadania i ważne elementy

Nie musisz pobierać oddzielnej aplikacji, aby utworzyć listę zadań do wykonania. Za pomocą pól wyboru w programie Excel można śledzić zadania, projekty, elementy inwentarza lub uczestników. Na przykład możesz utworzyć listę zadań do wykonania w arkuszu kalkulacyjnym do planowania wydarzeń, używając pól wyboru do zaznaczania wykonanych zadań.

Idąc o krok dalej, możesz użyć funkcji FILTRUJ w programie Excel, aby filtrować określone zadania na podstawie tego, czy są zaznaczone, czy nie. Utwórz nowy arkusz o nazwie Zadania oczekujące , aby odfiltrować nieukończone zadania.

W nowym arkuszu kalkulacyjnym zaznacz komórkę, w której chcesz umieścić formułę FILTER. Składnia będzie wyglądać następująco:

=FILTER([array_range], [filter_range], [value_if_empty])

W powyższym przykładzie zarówno tablica, jak i zakres filtru znajdują się na arkuszu zadań do wykonania . Zakres tablicy to B4:B9 , gdzie znajduje się opis zadania, a zakres filtra to F4:F9 , gdzie znajdują się pola wyboru. Rzeczywista formuła wygląda następująco:

=FILTER('To-Do'!B4:B9,'To-Do'!F4:F9=FALSE, "")

Zasadniczo ta formuła oznacza, że ​​chcemy wyświetlić zadania, które nie zostały oznaczone jako ukończone (co jest równoważne z FALSE ). Podwójne cudzysłowy na końcu informują formułę, że w przypadku braku wyniku nie zostanie wyświetlona żadna wartość. Dzięki temu nie otrzymasz komunikatu o błędzie, gdy komórka będzie pusta.

Zakładając, że wszystko zostało skonfigurowane poprawnie, wszystkie oczekujące zadania pojawią się na karcie Zadania oczekujące . Za każdym razem, gdy oznaczysz zadanie jako ukończone na karcie zadań do wykonania, zniknie ono z karty zadań oczekujących.

Możesz nawet utworzyć kolejny arkusz, aby śledzić ukończone zadania. Wystarczy w formule zamienić FAŁSZ na PRAWDA i gotowe.

3. Zastosuj formatowanie warunkowe na podstawie zaznaczenia pola wyboru

Pola wyboru umożliwiają również stosowanie formatowania warunkowego w programie Excel, dzięki czemu arkusze kalkulacyjne stają się bardziej dynamiczne. Możesz na przykład zmienić kolor tła na zielony, aby łatwiej było identyfikować wykonane zadania.

• Zaznacz zakres komórek, które chcesz sformatować.
• W sekcji Style na karcie Narzędzia główne kliknij Formatowanie warunkowe > Nowa reguła .
• W oknie dialogowym wybierz opcję Użyj formuły, aby określić, które komórki należy sformatować .
• Kliknij w tekst poniżej Formatuj wartości, w których ta formuła jest prawdziwa , a następnie kliknij pierwsze pole wyboru. Spowoduje to wygenerowanie formuły wskazującej na to pole wyboru.
• Usuń drugi znak dolara ze wzoru. Wyglądałoby to tak =$F4 .
• Kliknij przycisk Formatuj .
• Wybierz kartę Wypełnienie , wybierz kolor, na jaki chcesz zmienić formatowaną komórkę, i kliknij przycisk OK .

Wskazówka : W programie Excel znak dolara ($) oznacza odwołanie bezwzględne. Jeżeli formuła zawiera zarówno wiersze, jak i kolumny bezwzględne, wszystkie reguły formatowania są stosowane do pierwszej komórki. Dlatego też drugi znak dolara musiał zostać usunięty.

Teraz po zaznaczeniu pola wyboru program Excel automatycznie zastosuje formatowanie warunkowe.

Pola wyboru w programie Excel mogą zrobić więcej niż myślisz. Choć w artykule omówiono kilka podstawowych zastosowań, możesz zgłębić bardziej złożone możliwości, łącząc pola wyboru z innymi funkcjami i opcjami programu Excel. Eksperymentuj z arkuszami kalkulacyjnymi, aby wykorzystać ich pełen potencjał!